Scandcon knöt ihop hela kundresan med Dynamics 365 Sales och Business Central
När affärssystemet inte löser hela utmaningen
Scandcon är en etablerad aktör inom försäljning av maskiner och utrustning. Företaget hade arbetat i Microsoft Dynamics 365 Business Central under en längre tid och var nöjda med affärssystemet. Ekonomi, order och fakturering fungerade väl. Men på säljsidan såg verkligheten annorlunda ut.
Kunddialoger dokumenterades på olika sätt, uppföljningar skedde manuellt och mycket information fanns bara hos respektive säljare i separata Excel-dokument. Den utspridda informationen skapade datasilos och ledde till dubbelarbete när uppgifter behövde letas fram eller registreras på nytt.
Utan ett CRM-system blev det svårt att få en samlad bild av kundrelationerna och att följa affärerna genom hela säljprocessen. När en kollega behövde ta över en kund eller följa upp en tidigare dialog fanns det sällan någon gemensam historik att utgå från. Arbetet började därför ofta med att försöka återskapa det som redan hade hänt.
Vi säljer mycket och pratar med många kunder varje dag. Samtidigt ville vi jobba mer utåtriktat och nå nya kunder. Då ville vi få bättre koll på våra kunder, på vad de hade köpt tidigare och även ha bättre koll på nykundsbearbetningen.
Från Excel till ett sammanhängande arbetssätt
Eftersom Scandcon redan arbetade i Business Central blev nästa steg naturligt. I stället för att byta affärssystem kompletterades den befintliga lösningen med Dynamics 365 Sales och Fellowminds Lead to Cash-koncept. Det är mer än en integration mellan CRM och ERP. Lösningen skapar ett sammanhängande informationsflöde där systemen arbetar tillsammans som en gemensam lösning och informationen följer kunden från första kontakt till order och fakturering.
– Vi hade ju Business Central, men inget ordentligt CRM-system. Vi hade en Excel-fil där vi höll koll på kunderna. Men där fick vi ingen mejlspårning eller historik över vad vi hade pratat om. Det var egentligen bara ett kommentarsfält och ett datumfält, berättar Dennis.
Dynamics 365 Sales kopplades ihop med Business Central så att kunddialoger, aktiviteter och affärsmöjligheter följer med genom hela processen. När affären är klar tar Business Central över order- och fakturaflödet.
Det innebar att säljarna fick en gemensam arbetsyta där de kan:
- planera aktiviteter och möten
- dokumentera kunddialoger
- följa affärsmöjligheter
- skapa offerter
- se hur affärerna utvecklas
Samtidigt fortsätter Business Central att hantera order- och fakturaflödet, vilket ger ett sammanhängande arbetssätt utan dubbelregistrering.
Det var viktigt för oss att det var integrerat med affärssystemet som vi redan hade. Vi ville inte ha något nytt system där heller.
En säljprocess som hänger ihop
Den största förändringen handlade inte om fler funktioner. Den handlade om att skapa en sammanhängande struktur. Tidigare kunde viktig information finnas i Outlook, Excel eller bara i säljarens eget minne. Efter implementationen av Dynamics 365 Sales samlas kunddialoger, aktiviteter och affärsmöjligheter på ett och samma ställe.
– Det var viktigt för oss att det var integrerat med det affärssystem vi redan använde. Vi ville inte ha ett helt nytt system att jobba i, säger Dennis.
Lösningen gjorde det enklare för säljarna att se när en kund senast kontaktades, vilka aktiviteter som är planerade och hur en affär utvecklas över tid. Det ger bättre förutsättningar att följa upp kunder, samarbeta och vid behov ta över en pågående dialog. Samtidigt får ekonomiavdelningen bättre insyn i kommande affärer och verksamheten en gemensam kundbild att utgå från. På så sätt skapar lösningen värde genom hela organisationen, inte bara för säljarna.
Scandcon behövde egentligen inte fler system. De behövde få ihop säljarbetet med det affärssystem de redan använde.
En snabb implementation med tydlig plan
Eftersom lösningen bygger på en färdig metodik kunde projektet genomföras snabbt. Scandcon fick först en genomgång av lösningen och därefter lades en tydlig projektplan upp för implementeringen.
– Vi hade två möten där vi fick en introduktion och en demo av systemet. Sedan tog det fyra, fem veckor. Det fanns en tydlig plan för vad som skulle göras, säger Dennis.
Under projektet migrerades kunddata och säljarna utbildades i det nya arbetssättet. Samtidigt gjordes de anpassningar som behövdes för att lösningen skulle passa Scandcons verksamhet.
– Vi ville göra det enkelt att komma igång. Kunden skulle veta vad som ingick och kunna börja arbeta i lösningen direkt. Samtidigt var det viktigt att skapa en tydlig grund som Scandcon kan bygga vidare på och utveckla i takt med att verksamheten och behoven förändras, säger Emir.
En grund att fortsätta bygga på
Idag ser Scandcon sitt CRM som en naturlig del av säljarbetet. Samtidigt fortsätter utvecklingen steg för steg i takt med att nya behov identifieras. Idag börjar säljarna arbetsdagen i Dynamics 365 Sales i stället för i flera olika verktyg. De ser direkt vilka kunder som behöver följas upp, vilka affärer som är på väg framåt och vilken historik som redan finns.
För Scandcon blev Lead to Cash ett sätt att bygga vidare på den investering de redan hade gjort i Business Central. Genom att koppla ihop säljprocessen med affärssystemet fick de ett gemensamt flöde från första kontakt till order, fakturering och uppföljning. Utan att behöva byta system eller skapa nya arbetssätt från grunden.
För andra företag som redan använder Business Central, men där säljarbetet fortfarande sker i Excel, Outlook eller separata verktyg, kan nästa steg vara att knyta ihop CRM och ERP i ett sammanhängande Lead to Cash-flöde.
I det stora hela är det ett enkelt flöde som gör att vi får bra koll på försäljningen.
