Lejonfastigheter

Hur säkerställer du kontroll i en fastighetsförvaltning där information finns på flera ställen, arbetssätt skiljer sig åt och viktiga processer inte hänger ihop? För många organisationer leder det till dubbelarbete, bristande överblick och svårigheter att följa upp det som faktiskt sker i verksamheten.

För Lejonfastigheter blev utmaningen tydlig när deras befintliga system var på väg att fasas ut. Samtidigt fanns ett växande behov av att samla fastighetsdata, ärenden och processer i en gemensam struktur. Målet var att skapa en stabil grund för den tekniska förvaltningen och ge verksamheten bättre förutsättningar att arbeta enhetligt, effektivt och med full kontroll.

Utmaningen: När system, data och arbetssätt drar åt olika håll

Lejonfastigheter ansvarar för samhällsviktiga fastigheter i Linköpings kommun, från skolor och vårdboenden till idrotts- och kulturanläggningar. Med ett stort och växande fastighetsbestånd blev det allt tydligare att den befintliga systemmiljön inte längre stödde verksamheten.

Den befintliga systemstrukturen var föråldrad och informationen utspridd över flera system. Det påverkade särskilt den tekniska förvaltningen, där information om fastigheter, ärenden och åtgärder behövde hämtas från flera olika håll.

– Vårt system var på väg att fasas ut och vi behövde samtidigt skapa en bättre struktur i vår fastighetsinformation och våra processer, säger Belmina Hercegovac, verksamhetsutvecklare på Lejonfastigheter.

Utmaningen handlade också om att få ihop helheten. Att säkerställa datakvalitet, skapa samsyn kring arbetssätt och få både interna team och externa entreprenörer att arbeta på samma sätt.

Samtidigt fanns ett behov av att få en klar bild av hela fastigheten, både i data och som en 3D-visuell bild som en digital tvilling möjliggör. Det innebar att inte bara samla information, utan också att koppla ihop ritningar, fastighetsdata och förvaltningsprocesser i en sammanhängande struktur.

Lösningen: Struktur, processer och teknik i en och samma plattform

Genom en offentlig upphandling valde Lejonfastigheter oss på Fellowmind som partner. Vårt uppdrag var att ta ett helhetsgrepp om fastighetsförvaltningen och bygga en lösning där data, processer och arbetssätt hänger ihop.

Upphandlingen inkluderade även stöd för digitala tvillingar. För att möta det behovet integrerade vi på Fellowmind en lösning för det i samarbete med Twinfinity.

Den digitala tvillingen visualiserar fastigheterna i en interaktiv 3D-modell där användare kan se byggnadsstruktur, ytor och komponenter och koppla det direkt till underliggande fastighetsdata. Det skapar bättre förutsättningar att förstå, analysera och planera förändringar i fastighetsbeståndet.

Vi ansvarade för att designa och implementera en lösning baserad på Dynamics 365 där centrala delar av verksamheten integrerades i en gemensam plattform. Arbetet omfattade bland annat:

• strukturering och migrering av fastighetsdata
• uppsättning av processer för ärendehantering, tillsyn och underhåll
• stöd för besiktningar och entreprenörsdialoger
• integrationer mellan system och informationsflöden
• införande av digital tvilling i samarbete med Twinfinity, integrerad med Dynamics 365 och kopplad till fastighetsdata och förvaltningsprocesser

Lösningen samlade fastighetsdata, ärenden och tillsynsprocesser i ett gemensamt flöde. Det gjorde det möjligt att följa en fastighet från information och ritningar till pågående ärenden och åtgärder i samma system.

Projektet genomfördes under ett år med en välbeprövad struktur från förstudie till driftsättning. Parallellt drevs förändringsarbete för att säkerställa att nya arbetssätt fungerade i praktiken.

– Fellowmind blev inte bara en systemleverantör utan en partner som hjälpte oss att tänka framåt och utveckla vårt arbetssätt, säger Belmina.

Från Fellowminds perspektiv var projektet omfattande och ställde höga krav på samarbete och flexibilitet.

– Det här var ett projekt med många processer, beroenden och användargrupper. Nyckeln var det nära samarbetet med Lejonfastigheter och att vi kunde arbeta stegvis, testa lösningen löpande och justera längs vägen, säger Daniela Litzull, Project Manager på Fellowmind.

Samarbetet präglades av en tät dialog där frågor kunde lösas löpande och där både teknik och arbetssätt utvecklades parallellt.

– Vi har haft en nära dialog genom hela projektet och kunnat ta frågor löpande, vilket gjort att vi fått stöd när vi verkligen behövt det, säger Belmina.

Lösningen samlade fastighetsdata, ärenden och tillsynsprocesser i ett gemensamt flöde. Det gjorde det möjligt att följa en fastighet från information och ritningar till pågående ärenden och åtgärder i samma system.

Resultatet: En gemensam plattform som skapar kontroll i vardagen

I november 2025 gick Lejonfastigheter live med sin nya lösning. Resultatet är en gemensam plattform där hela organisationen arbetar i samma system och med samma information.

Den digitala tvillingen bidrar till en tydligare visualisering av fastighetsbeståndet och gör det enklare att förstå hur data och den fysiska miljön hänger ihop. Lösningen kombinerar en sammanhållen plattform för fastighetsförvaltning med en visuell representation av fastighetsbeståndet, vilket ger både struktur i data och en tydligare bild av verkligheten.

Det har gjort det enklare att arbeta enhetligt, minska dubbelarbete följa upp ärenden, planera underhåll och säkerställa att rätt åtgärder genomförs i rätt fastighet. Och den digitala tvillingen bidrar också till en tydligare visualisering av fastighetsbeståndet och gör det enklare att förstå hur data och fysiska miljöer hänger ihop.

– Den största skillnaden är att vi nu jobbar i en och samma plattform med samma information genom hela flödet. Det skapar en helt annan tydlighet i vardagen, säger Belmina Hercegovac.

Systemet har tagits emot väl av användarna och upplevs som både strukturerat och lätt att använda. Samtidigt har projektet visat att verklig effekt uppstår först när teknik och arbetssätt samverkar.

– Systemet är enkelt att använda, men det viktiga är att förstå hur allt hänger ihop. Det är där vi fortsätter utvecklas.

Även om det ännu är tidigt att mäta exakta effekter syns redan förbättringar genom att information nu är samlad och tillgänglig genom hela förvaltningsprocessen.

Framåt: Från struktur till datadriven utveckling

Efter go-live har arbetet gått in i en förvaltningsfas där fokus ligger på att vidareutveckla lösningen och ta vara på den data som nu finns samlad.

Med många idéer och förbättringsförslag arbetar Lejonfastigheter vidare tillsammans med Fellowmind för att utveckla funktionalitet, optimera processer och bredda användningen i verksamheten.

Med en gemensam datagrund på plats kan Lejonfastigheter nu ta nästa steg mot en mer datadriven förvaltning.

– Nu handlar det om att dra nytta av det vi har byggt upp. Vi vill kunna följa upp, analysera och arbeta mer strategiskt med vår data framåt, säger Belmina Hercegovac.