Lekolar

Vad betyder mjuka värden och människan i fokus i en omfattande förändring av affärsplattformen? För Lekolar var det avgörande för att de nya arbetssätten skulle få genomslag i hela verksamheten. Det blev särskilt tydligt våren 2025 när Lekolar och Fellowmind skulle flytta den gemensamma affärsplattformen till molnet och införa nya CRM-lösningar i verksamheterna i fyra länder samtidigt.

Drygt ett år senare utsågs satsningen till Årets affärssystemsprojekt 2026. Satsningen var inte början på relationen mellan Lekolar och Fellowmind. Samarbetet sträcker sig många år tillbaka och den etablerade tilliten gav en stark grund när de tog sig an sin största gemensamma förändring hittills.

Affärsplattformen behövde moderniseras och verksamheten skulle framåt

Lekolar arbetade redan i en gemensam affärsplattform, Microsoft Dynamics AX 2012 R3. Men den lokalt installerade lösningen närmade sig slutet av sin supportperiod. Växande datamängder, äldre teknik och ökade säkerhetskrav skapade risker som behövde hanteras.

Samtidigt var Lekolars ambition att i första hand driva satsningen som ett verksamhetsutvecklingsprojekt, inte som ett tekniskt riskprojekt. Flytten till molnet skulle ge bättre förutsättningar att växa, effektivisera arbetet och skapa mer sammanhängande processer.

– När vi tog beslutet pratade vi inte främst om att vår befintliga lösning var på väg att bli föråldrad. Vi pratade om vad förändringen kunde ge affären. Även om risken var den första drivkraften behövde det här bli ett verksamhetsprojekt, berättar Katarina Fernebrand, CIO på Lekolar.

För att omsätta ambitionen i praktiken behövde teknik, processer och människor utvecklas tillsammans.

Standard som grund för fortsatt utveckling

Tillsammans med Fellowmind uppgraderade Lekolar från Microsoft Dynamics AX 2012 R3 till Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management i molnet. Samtidigt infördes Dynamics 365 Sales och Customer Insights i samtliga operativa enheter. CRM-delarna var nya för Lekolar.

Alla fick komma till tals men inte allt fick komma med

Förstudien gav teamen en gemensam bild av vad den första versionen skulle innehålla. Lösningen skulle ligga nära Microsofts standard. Nya önskemål fångades upp men sådant som kunde vänta samlades i en backlog för fortsatt utveckling.

– Lekolar väntade inte på att få en färdig lösning levererad. De ställde krav, fattade beslut och tog ansvar för förändringsledning och adoption i den egna organisationen. Det gjorde hela skillnaden, säger Emmelie Hägerström, projektledare på Fellowmind.

Lekolar har en platt organisation där många perspektiv behöver få utrymme. Förändringsarbetet började därför långt före driftsättningen. Rätt personer fick tydliga uppdrag och tid att representera verksamheten medan chefer och ledning höll förändringen levande i vardagen.

De två projektledarna kompletterade varandra. Lekolars projektledare höll ihop förändringsarbetet medan Emmelie Hägerström drev Fellowminds leverans med tydliga krav på tid, kvalitet och ansvar.

– Det här var inget som en liten grupp kunde genomföra vid sidan av verksamheten. Alla hade en roll och behövde förstå både vart vi var på väg och varför, säger Katarina.

De mjuka värdena var en del av riskhanteringen. Genom att följa upp engagemang, arbetsbelastning och tillgänglighet kunde projektledningen upptäcka utmaningar tidigt och minska risken för sena omtag.

Samtidigt var projektstyrningen tydlig och strukturerad. Budget och projektets framsteg följdes upp varje vecka och nya önskemål gick genom en tydlig beslutsprocess. Testarbetet var en uppförsbacke i början men Fellowmind förstärkte med testkompetens och hjälpte Lekolar att bygga ett hållbart arbetssätt.

När tekniska frågor visade sig vara svårare än väntat var Fellowminds team öppet med problemen och tog in ytterligare kompetens när det behövdes. Den långa relationen gjorde det möjligt att vara rak även när utmaningarna blev svåra.

– Vi kunde ha tuffa samtal om budget, framdrift och problem utan att hamna i fingerpekande. Vi var transparenta med varandra och fokuserade på hur vi skulle komma vidare, säger Emmelie.

En gemensam driftsättning i fyra länder

Satsningen höll både tidplan och budget. Den tidiga involveringen gjorde att de flesta hade kunskap om processerna redan före driftsättningen. Därefter fortsatte Lekolar och Fellowmind att utveckla lösningen tillsammans utifrån backloggen och nya verksamhetsbehov. Engagemanget stannade inte heller vid målgången.

– Efter driftsättningen ville flera inte släppa projektet. De ville fortsätta vara med och påverka utvecklingen. Det är ett fint kvitto på att människor kände sig delaktiga och såg möjligheterna framåt, säger Katarina.

När Lekolar och Fellowmind presenterade satsningen för juryn i Årets affärssystemsprojekt 2026 fick människorna bakom resultatet därför ta lika stor plats som tekniken.

– Jag tror att vi vann för att vi inte bara pratade om tekniken. Vi visade hur vi arbetade med förändringsledning och med människan i fokus, säger Emmelie.

Nu öppnas dörren för AI och automation

Driftsättningen var inte slutmålet. Molnplattformen ger Lekolar bättre förutsättningar att samla information, effektivisera arbetet, minska antalet system som användarna behöver arbeta i och ansluta nya bolag vid framtida förvärv. Nästa stora pusselbit är att modernisera företagets digitala handel.

Lekolar och Fellowmind fortsätter nu att utveckla Dynamics 365-plattformen och effektivisera med Power Platform. Arbetet med nya servicelösningar, automation och AI har redan börjat. Ett exempel är införandet av Dynamics 365 Customer Service där medarbetarna ska kunna få fram information från affärssystemet utan att navigera mellan flera vyer och göra många knapptryckningar.

– Projektet var alltså en möjliggörare. Nu är vi även i full gång med att automatisera med både AI och annan teknik. Möjligheterna är så många att vår största frustration nästan är att vi inte hinner gå så fort fram som vi vill, säger Katarina.

Utmärkelsen blev ett kvitto på vad Lekolar och Fellowmind har åstadkommit tillsammans men inte slutpunkten för samarbetet. Med en gemensam plattform och många års erfarenhet och förtroende i ryggen fortsätter parterna nu att utveckla Lekolars verksamhet tillsammans.

Katarinas tre råd inför en affärssystemsresa

– Välj en samarbetspartner som du har fullt förtroende för. Ni behöver kunna skapa en pragmatisk relation, vara transparenta när något är svårt och anpassa er efter situationen, säger Katarina.

1. Välj en partner du litar på
   Ni behöver kunna ha svåra samtal, lösa problem tillsammans och lita på att partnern fattar beslut med projektets och verksamhetens bästa i fokus.
2. Ge rätt personer tid och mandat
   En lyckad förändring kräver personer som kan verksamheten och har tid att delta. Ge dem tydliga roller, mandat att fatta beslut och möjlighet att förankra arbetet hos sina kollegor.
3. Kombinera delaktighet med tydlig styrning
   Lyssna på medarbetarnas behov men skapa tydliga vägar för beslut och nya önskemål. Delaktighet fungerar bäst när roller, mandat och prioriteringar är tydliga.

– Bara för att du inkluderar människor och arbetar med mjuka värden betyder det inte att styrningen är mjuk. Hos oss var projektet extremt kontrollerat. Det var just den kombinationen som gjorde det möjligt att lyckas, avslutar Katarina.