Kvdbil

Nyttjar du verkligen hela potentialen i ditt affärssystem eller missar du möjligheter till effektivisering varje dag? Många företag ser sig som klara med sitt ERP-projekt så snart systemet är i drift. Men med moderna plattformar som Business Central finns det ofta mycket kvar att upptäcka, förbättringar som gör verklig skillnad i vardagen.

Kvdbils nyfikenhet och driv att fortsätta utvecklas har gjort stor skillnad. Tillsammans har vi kunnat minska manuellt arbete och verkligen frigöra kraften i Business Central.

Utmaningen: Högt tempo, många fakturor och begränsad automation

Kvdbil är en av Sveriges ledande aktörer inom bilförsäljning och förmedling. Företaget hanterar försäljning åt både privatpersoner och företag, inklusive komplexa uppdrag som leasingreturer och obeståndshantering. Bakom kulisserna står en avancerad ekonomiverksamhet som måste hantera tusentals transaktioner per år.

Med över 180 anställda och ett nätverk av anläggningar runt om i landet är verksamheten beroende av effektiva processer för att säkra sin position på marknaden och leverera hög kvalitet i varje affär.

Ekonomiteamet hade flera tidskrävande manuella arbetsmoment, där exempelvis cirka 12 000 leverantörsfakturor om året, motsvarande ungefär 45 fakturor per arbetsdag, behövde hanteras för hand.

När John Wiström tillträdde som processekonom hösten 2024 var hans uppdrag att se över ekonomiprocesserna och identifiera förbättringspotential.

Precis som i många ERP-projekt låg det initiala fokuset på att säkra en stabil lösning. När verksamheten mognat i sitt användande av Business Central, blev det tydligt att det fanns mer att hämta. Nu kunde teamet börja utforska ytterligare möjligheter och ta nästa steg i sin utveckling mot en mer automatiserad ekonomiavdelning.

Fellowminds ekonomiexperter fanns med som inspiratörer, bollplank och praktiskt stöd för att hitta förbättringar som gjorde verklig skillnad i vardagen.

Lösningen: Inspiration, stöd och smart användning av standard

Vi på Fellowmind tog ett helhetsgrepp om Kvdbils behov. Istället för att bygga omfattande speciallösningar började vi med att identifiera funktionalitet som redan fanns i Business Central och ExFlow, men som ännu inte utnyttjats fullt ut.

– Det handlar ofta om standardfunktioner som många kunder inte vet att de har. Vår roll är att inspirera och visa hur man kan använda systemet smartare, berättar Viktoria Kråkhede, ekonomikonsult, Fellowmind.

Vi agerade både som tekniska experter och strategiskt bollplank. Tillsammans med Kvdbil satte vi upp prioriteringar:

• Automatisera kontering och bokföring
• Bygga upp dynamiska attestregler
• Minska manuellt arbete i leverantörsfakturaflödet
• Bättre systemanpassningar och integrationer

Genom tät dialog och en iterativ arbetsmetod hittade vi snabbt lösningar som både sparade tid och förbättrade datakvaliteten.

Resultatet: Halverad fakturahantering och bättre framtidssäkring

Det nära samarbetet mellan Kvdbil och oss på Fellowmind har lett till både direkta tidsvinster och viktiga strategiska steg mot mer effektiviserade ekonomiprocesser. Genom att kombinera kundens driv för förbättring med vår systemkompetens har vi tillsammans kunnat optimera processerna och frigöra tid för mer värdeskapande arbete.

En av de mest märkbara effekterna är hur stor del av fakturahanteringen som nu sker automatiskt. Före projektet hanterades nästan allt manuellt, med risk för fel, flaskhalsar och långa ledtider. Genom att aktivera och justera befintlig funktionalitet i Business Central och ExFlow har vi tillsammans lyckats effektivisera ett centralt flöde i vardagen.

De viktigaste resultaten:

Cirka 50–53 % av alla leverantörsfakturor går nu automatiskt genom systemet

Detta innebär att fakturor auto-skannas, konteras, kopplas till rätt attestflöden och bokförs helt utan handpåläggning. Tidigare behövde ekonomiavdelningen granska varje faktura manuellt, en både tidskrävande och monoton arbetsuppgift. Med omkring 12 000 fakturor per år ger automatiseringen en konkret arbetsbesparing på avdelningen varje dag.

Automatiserad bokföring och momsbehandling minskar risken för fel

Genom att bygga upp ett regelverk i Business Central och ExFlow har Kvdbil säkerställt att rätt konteringar nu sker enklare eller till och med helt automatiskt. Detta har minskat felkällor och ökat tryggheten i siffrorna, vilket är avgörande i en verksamhet med höga transaktionsvolymer.

Förbättrad kvalitet i datagrunden för analys och rapportering i Power BI

När fler processer sker maskinellt blir datan mer konsekvent och pålitlig. Det ger ett bättre underlag för de analys- och BI-verktyg som används för att mäta och styra verksamheten.

Det här är inte bara en kortsiktig effektivisering, det är en strategisk framtidssäkring. Med en stabil grund på plats är Kvdbil nu väl rustade att fortsätta utvecklas och dra nytta av allt som Microsoftplattformen har att erbjuda.

Samarbetet: En långsiktig digital partner

Samarbetet mellan Kvdbil och oss på Fellowmind sträcker sig över sju år – från den första NAV-implementeringen, via uppgraderingen till Business Central, till dagens arbete med automation och AI. Det som kännetecknar relationen är ett gemensamt fokus på att utvecklas steg för steg, i takt med att verksamhetens behov förändras och nya möjligheter uppstår.

– Vi vill inte bara vara en leverantör som levererar en lösning och går därifrån. Vi vill vara en långsiktig partner som utvecklar, inspirerar och följer kunden på hela resan, säger Viktoria Kråkhede.

Just nu arbetar vi tillsammans med att implementera Continia Payment Management för smidigare betalhantering, se över betalningspåminnelsehanteringen och synka tabeller och dataflöden mellan våra olika system.

Nästa steg: AI och fortsatt automatisering

Efter framgångarna med effektiviseringsarbetet kommer Kvdbil inte stå still. På agendan för 2025 ligger både AI och Power Platform-lösningar. Här handlar det om att ytterligare minska manuellt arbete, integrera fler datakällor och utnyttja smartare automatiseringar, både internt och mot kund.