AFRY

Digitala samarbetsplatser är en självklarhet för de allra flesta företag idag. Dina medarbetare har kanske hybrida arbetsplatser, sitter på olika ställen i världen, eller har behov av att arbeta i gemensamma dokument för olika projekt. Men hur gör du för att hålla ordning på dina Teams när verksamheten växer, innan det blir kaos?

Just den här utmaningen har AFRY suttit med länge. För, när tusentals Teams ska hanteras i en organisation med omkring 20 000 användare blir struktur och governance avgörande. Samarbetsytorna förändras hela tiden. Nya projekt startar och nya team skapas. Medarbetare byter roller och bolag förvärvas. Det som en gång var en välstrukturerad samarbetsyta kan några år senare sakna både tydlig ägare och syfte och ta upp stora mängder datautrymme utan tydligt syfte.

Den globala ingenjörs- och konsultkoncernen har samarbetat med Fellowmind i mer än ett decennium för att utveckla sin digitala arbetsplats. Under den tiden har både tekniken och AFRYs behov förändrats. Det som började med SharePoint on-prem har utvecklats vidare i molnet och i Microsoft 365 till bland annat Power Platform, Copilot, AI och adoption.

När nästa utmaning blev att skapa bättre struktur och governance för Microsoft Teams och andra samarbetsytor, fortsatte samarbetet med ett nytt kapitel: IntraActive Governance.

För AFRY handlar det inte om att begränsa samarbetet. Tvärtom. Målet är att skapa en struktur som gör det möjligt för alla medarbetare att fortsätta samarbeta enkelt samtidigt som IT får bättre kontroll över hur arbetsytor skapas, används och hanteras över tid.

Utmaningen: När samarbete i stor skala kräver mer struktur

Tillväxt, förvärv och många års användning av Microsoft 365 har samtidigt gjort IT-miljön allt mer komplex. Olika lösningar har använts för att skapa arbetsytor samtidigt som användare tidigare har kunnat skapa Teams och andra ytor själva direkt i Microsoft 365. Resultatet blev ett stort antal samarbetsytor utan en gemensam struktur över tid. Nya ytor skapades, medan de gamla fanns kvar.

– Vi behövde ett konsekvent sätt att skapa arbetsytor och en livscykel för att hantera dem. Om en arbetsyta inte längre används ska den åtminstone kunna arkiveras, berättar Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect, AFRY

När AFRY dessutom har vuxit genom förvärv har nya verksamheter och stora mängder information successivt tillkommit i samma miljö. De behövde ett mer konsekvent sätt att skapa arbetsytor och framför allt ett sätt att hantera dem genom hela den löpande hanteringen.

– I en organisation av AFRYs storlek skapas en otrolig mängd samarbetsytor. Utan struktur blir det snabbt för mycket. Med governance kan du sätta tydliga regler för ägarskap, uppföljning och hantering, säger Martin Löwhagen, Head of Client Offerings & Solution Sales, Fellowmind.

Lösningen: Governance inbyggd från början

IntraActive Governance introducerades under 2024 för att skapa ett mer strukturerat sätt att hantera Microsoft Teams. Lösningen gör det möjligt att styra och standardisera hur nya arbetsytor skapas genom godkända mallar med exempelvis namnsättning, metadata, krav på ägare och regler för livscykelhantering.

I början av 2026 tog AFRY nästa steg tillsammans med våra konsulter på Fellowmind. Möjligheten att skapa Teams, grupper och SharePoint-ytor direkt i Microsoft 365 stängdes av. I stället skulle nya arbetsytor skapas genom AFRYs godkända provisioninglösningar och IntraActive Governance har etablerats som den primära lösningen för detta.

– IntraActive Governance är i grunden enkelt att arbeta med, samtidigt som det finns ett väldigt högt tak för vad du kan utveckla och automatisera. Du kan börja med en tydlig struktur och sedan bygga vidare när verksamhetens behov utvecklas, säger Oscar Svanberg, M365 and AI Adoption Lead

Resultatet: Mer kontroll utan mer administration

För användaren innebär den nya strukturen en strukturerad väg in i Microsoft 365. I IntraActive Governance får användarna en samlad bild över sina arbetsytor och kan bland annat se om en yta saknar ägare eller innehåller externa gäster. För IT är vinsten minst lika viktig.

AFRY kan bygga governance direkt i processen i stället för att försöka skapa ordning i efterhand. Arbetsytor får ett tydligare ägarskap och kan hanteras utifrån aktivitet och hantering över tid. Det skapar bättre förutsättningar för att identifiera ytor som inte längre används och avgöra vad som ska arkiveras eller rensas.

En särskilt viktig princip för AFRY är att varje arbetsyta ska ha två ägare. Det skapar i sin tur en grund för framtida policies kring exempelvis utgångsdatum och åtkomstgranskning.

– För IT är det en stor fördel att få tydlig styrning utan att samtidigt skapa mer administration. Samtidigt får användarna en samlad bild över sina arbetsytor och kan se om det exempelvis saknas ägare eller finns gästanvändare. De grupper som använder lösningen idag föredrar den framför våra andra provisioninglösningar, säger Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect, AFRY

Det handlar alltså inte bara om att skapa nya Teams på rätt sätt. Minst lika viktigt är att förstå vad som redan finns, vem som ansvarar för det, hur aktivt det används och vad som bör hända med arbetsytan framöver.

– En miljö som vuxit under många år städar du inte upp över en natt. Det viktiga är att skapa kontroll över det som händer redan nu. Sedan kan du steg för steg arbeta med det som redan finns, säger Martin Löwhagen, Head of Client Offerings & Solution Sales, Fellowmind

Framtiden: Nästa steg i ett samarbete som fortsätter utvecklas

AFRYs resa mot en mer strukturerad Microsoft 365-miljö är inte färdig. Organisationens storlek och historik innebär att förändringen behöver ske stegvis. Ambitionen framåt är att fortsätta stärka governance och få fler arbetsytor att omfattas av samma principer, bland annat kring ägarskap och arbetsytans olika faser. AFRYs IT-team ser potential i att samla ännu mer av provisioneringen och styrningen i IntraActive Governance.

Samtidigt blir frågan om struktur allt viktigare när Microsoft 365 utvecklas vidare. När AI får en större roll i hur medarbetare hittar, sammanställer och använder organisationens information, ökar också värdet av att veta vilken information som är relevant och vilka arbetsytor och behörigheter som fortfarande ska finnas kvar.

– När vi får bättre kontroll över vilken information användarna har tillgång till kan AI också ge oss mer relevanta resultat, säger Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect, AFRY

Det är också här det långsiktiga samarbetet mellan AFRY och Fellowmind blir viktigt.

Tekniken förändras och behoven förändras. Men i stället för att varje ny utmaning blir ett nytt fristående projekt kan AFRY och Fellowmind fortsätta bygga vidare på den Microsoft 365-miljö, kompetens och förståelse som utvecklats tillsammans över tid.

Det som började med att skapa en modern digital arbetsplats har därmed blivit ett kontinuerligt arbete med att utveckla hur tusentals människor samarbetar, delar information och använder Microsofts plattform. Och nästa steg behöver inte börja från början.

Saurabhs råd: Vänta inte med governance

Efter många år som konsult har Saurabh sett samma utmaning hos många organisationer. Hans råd till företag som växer, gör förvärv eller ser sin Microsoft 365-miljö bli allt större är därför att skapa struktur tidigt.

– Vänta inte tills mängden arbetsytor har blivit svår att hantera. Se till att ha en lösning som ger mer struktur än standardfunktionerna i Microsoft 365 och som låter er arbeta med mallar, ägarskap och governance från början. Då kan ni behålla kontrollen när miljön växer och samtidigt göra det enklare för både användare och IT att förstå vad som finns och vad som faktiskt behövs, avslutar Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect, AFRY