AFRY
Digitale samarbejdsplatforme er blevet en naturlig del af arbejdsdagen i de fleste virksomheder. Medarbejderne arbejder hybridt, sidder forskellige steder i verden og samarbejder i dokumenter og Teams på tværs af projekter og organisationen.
Men jo mere virksomheden vokser, desto sværere bliver det at bevare overblikket. Hvordan sikrer man, at de mange Teams og samarbejdsområder ikke ender i kaos?
Det er en udfordring, AFRY har arbejdet med gennem længere tid. Når tusindvis af Teams skal håndteres i en organisation med omkring 20.000 brugere, bliver struktur og governance helt afgørende.
Samarbejdsområder ændrer sig hele tiden. Nye projekter starter, nye teams bliver oprettet, medarbejdere skifter roller, og virksomheder bliver opkøbt. Et samarbejdsområde, der engang havde et klart formål og tydeligt ejerskab, kan nogle år senere stå uden nogen af delene og samtidig optage store mængder data.
AFRY har samarbejdet med Fellowmind i mere end et årti om at udvikle sin digitale arbejdsplads. Undervejs har både teknologien og AFRYs behov ændret sig.
Det begyndte med SharePoint on-premises og har siden udviklet sig videre i cloud og Microsoft 365 med blandt andet Power Platform, Copilot, AI og adoption. Da AFRY fik behov for bedre struktur og governance omkring Microsoft Teams og andre samarbejdsområder, blev næste skridt i samarbejdet IntraActive Governance.
For AFRY handler governance ikke om at begrænse samarbejdet. Tværtimod. Målet er at gøre det nemt for medarbejderne at samarbejde, samtidig med at IT får bedre styr på, hvordan arbejdsområder bliver oprettet, brugt og håndteret over tid.
Udfordringen: Når samarbejde i stor skala kræver mere struktur
Vækst, opkøb og mange års brug af Microsoft 365 har gjort AFRYs IT-miljø stadig mere komplekst.
Gennem årene er forskellige løsninger blevet brugt til at oprette arbejdsområder, samtidig med at brugerne selv har kunnet oprette Teams og andre områder direkte i Microsoft 365. Resultatet var mange samarbejdsområder uden en fælles struktur. Nye kom til, mens de gamle blev liggende.
"Vi havde brug for en ensartet måde at oprette arbejdsområder på og en livscyklus til at håndtere dem. Hvis et arbejdsområde ikke længere bruges, skal det som minimum kunne arkiveres," fortæller Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect hos AFRY.
I takt med at AFRY er vokset gennem opkøb, er nye forretningsområder og store mængder information blevet føjet til det samme miljø. Derfor var der brug for en mere ensartet måde at oprette arbejdsområder på og ikke mindst en måde at håndtere dem gennem hele deres levetid.
"I en organisation på AFRYs størrelse bliver der oprettet utrolig mange samarbejdsområder. Uden struktur bliver det hurtigt uoverskueligt. Med governance kan man opstille klare regler for ejerskab, opfølgning og administration," siger Martin Löwhagen, Head of Client Offerings & Solution Sales hos Fellowmind.
Løsningen: Governance fra begyndelsen
IntraActive Governance blev introduceret hos AFRY i 2024 for at skabe en mere struktureret måde at håndtere Microsoft Teams på.
Løsningen gør det muligt at styre og standardisere oprettelsen af nye arbejdsområder gennem godkendte skabeloner med eksempelvis navngivning, metadata, krav til ejere og regler for livscyklusstyring.
I begyndelsen af 2026 tog AFRY næste skridt sammen med Fellowminds konsulenter. Muligheden for at oprette Teams, grupper og SharePoint-områder direkte i Microsoft 365 blev lukket. I stedet skal nye arbejdsområder oprettes gennem AFRYs godkendte provisioning-løsninger, hvor IntraActive Governance er blevet den primære løsning.
"IntraActive Governance er grundlæggende enkelt at arbejde med, samtidig med at mulighederne for at udvikle og automatisere er store. Man kan begynde med en tydelig struktur og bygge videre, efterhånden som organisationens behov udvikler sig," siger Oscar Svanberg, M365 and AI Adoption Lead.
For IT er det en stor fordel at få klar styring og livscyklushåndtering uden samtidig at skabe mere administration.
Resultatet: Mere kontrol uden mere administration
For medarbejderne betyder den nye struktur en mere overskuelig vej ind i Microsoft 365. I IntraActive Governance får de et samlet overblik over deres arbejdsområder og kan blandt andet se, om et område mangler en ejer eller har eksterne gæster.
For IT er gevinsten mindst lige så vigtig. AFRY kan bygge governance ind i processen fra begyndelsen i stedet for at forsøge at skabe orden bagefter.
Arbejdsområder får tydeligere ejerskab og kan håndteres ud fra aktivitet og brug over tid. Det gør det lettere at identificere områder, der ikke længere bliver brugt, og tage stilling til, om de skal arkiveres eller ryddes op.
Et vigtigt princip hos AFRY er, at hvert arbejdsområde skal have to ejere. Det skaber samtidig et fundament for fremtidige politikker omkring blandt andet udløbsdatoer og adgangsgennemgange.
"For IT er det en stor fordel at få tydelig styring uden samtidig at skabe mere administration. Brugerne får samtidig et samlet overblik over deres arbejdsområder og kan eksempelvis se, om der mangler ejere, eller om der er gæstebrugere. De grupper, der bruger løsningen i dag, foretrækker den frem for vores øvrige provisioning-løsninger," siger Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect hos AFRY.
Det handler altså ikke kun om at oprette nye Teams på den rigtige måde. Det er mindst lige så vigtigt at vide, hvad der allerede findes, hvem der har ansvaret, hvor aktivt områderne bliver brugt, og hvad der skal ske med dem fremover.
"Et miljø, der er vokset gennem mange år, rydder man ikke op i fra den ene dag til den anden. Det vigtigste er at få kontrol over det, der sker nu. Derefter kan man skridt for skridt arbejde med det, der allerede findes," siger Martin Löwhagen, Head of Client Offerings & Solution Sales hos Fellowmind.
Fremtiden: Næste skridt i et samarbejde, der fortsætter med at udvikle sig
AFRYs rejse mod et mere struktureret Microsoft 365-miljø er ikke slut. Organisationens størrelse og historik betyder, at forandringen skal ske gradvist.
Ambitionen er at styrke governance yderligere og få flere arbejdsområder omfattet af de samme principper, blandt andet når det gælder ejerskab og de forskellige faser i et arbejdsområdes levetid. AFRYs IT-team ser samtidig potentiale i at samle endnu mere af provisioneringen og styringen i IntraActive Governance.
Behovet for struktur bliver kun mere relevant, efterhånden som Microsoft 365 udvikler sig. Når AI får en større rolle i den måde, medarbejderne finder, sammenfatter og bruger organisationens information på, bliver det også vigtigere at vide, hvilken information der er relevant, og hvilke arbejdsområder og adgangsrettigheder der fortsat skal eksistere.
"Når vi får bedre kontrol over, hvilken information brugerne har adgang til, kan AI også give os mere relevante resultater," siger Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect hos AFRY.
Det er også her, det langsigtede samarbejde mellem AFRY og Fellowmind viser sin værdi. Teknologien ændrer sig, og behovene følger med. I stedet for at begynde forfra, hver gang en ny udfordring opstår, kan AFRY og Fellowmind bygge videre på det Microsoft 365-miljø, de kompetencer og den forståelse, der er udviklet gennem samarbejdet.
Det, der begyndte med en moderne digital arbejdsplads, er dermed blevet et løbende arbejde med at udvikle den måde, tusindvis af mennesker samarbejder, deler information og bruger Microsofts platform på.
Og næste skridt behøver ikke begynde fra bunden.
Saurabhs råd: Vent ikke med governance
Efter mange år som konsulent har Saurabh Tripathi set den samme udfordring hos mange organisationer. Hans råd til virksomheder, der vokser, foretager opkøb eller oplever, at deres Microsoft 365-miljø bliver større og mere komplekst, er at skabe struktur tidligt.
"Vent ikke, til mængden af arbejdsområder er blevet svær at håndtere. Sørg for at have en løsning, der giver mere struktur end standardfunktionerne i Microsoft 365, og som gør det muligt at arbejde med skabeloner, ejerskab og governance fra begyndelsen. Så kan I bevare kontrollen, når miljøet vokser, og samtidig gøre det nemmere for både brugerne og IT at forstå, hvad der findes, og hvad der faktisk er behov for," afslutter Saurabh Tripathi, M365 Solutions Architect hos AFRY.
Vil du vide mere?
Hos Fellowmind hjælper vi virksomheder med at få mere ud af Microsoft 365 og skabe digitale arbejdspladser, hvor teknologi understøtter den måde, mennesker faktisk arbejder og samarbejder på.
Vil du vide mere om IntraActive Governance, og hvordan I kan skabe bedre struktur og governance i jeres Microsoft 365-miljø, er du meget velkommen til at kontakte os.
