BEUMER Group
BEUMER Group er en førende international virksomhed inden for design og produktion af intralogistiksystemer til transport, læsning, palletering, emballering, sortering og distribution.
Med mere end 6.000 medarbejdere og over 50 selskaber verden over kan det være en stor opgave at dele relevant information med medarbejderne på tværs af organisationen.
Et intranet skal fungere som det centrale sted, hvor medarbejdere kan finde information og holde sig forbundne på tværs af lokationer. Men BEUMER Groups gamle intranet levede ikke længere fuldt op til behovene i en moderne, global organisation. Det indeholdt forældet information, navigationen var blevet vanskelig at finde rundt i, og ikke alle selskaber havde samme adgang til platformen.
For at imødekomme disse udfordringer og understøtte virksomhedens igangværende digitale transformation besluttede BEUMER Group at modernisere sit intranet, og gøre det til en central del af deres digitale arbejdsplads.
Vi så ikke dette som blot en udskiftning af et eksisterende system. Det var en mulighed for at skabe en fremtidssikret platform, der forbedrer adgangen til information og samarbejde, understøtter større operationel effektivitet og danner grundlag for en øget anvendelse af AI-drevne muligheder.
Målet var at skabe en mere sikker, tilgængelig og engagerende oplevelse, som hjælper medarbejderne med at finde information, skabe kontakt med kolleger og samarbejde på tværs af organisationen.
Et nyt intranet, ikke en kopi af det gamle
BEUMER Group valgte Fellowmind som intranetleverandør efter en struktureret udbudsproces, hvor flere potentielle leverandører deltog. Leverandørerne blev vurderet på kriterier som ekspertise, metode, løsningsmatch, international tilstedeværelse, team, tidsplan og pris. Fellowmind opnåede den højeste samlede score.
Fellowminds erfaring fra lignende intranetprojekter og stærke Microsoft 365-kompetencer spillede en vigtig rolle, ligesom en tilgang der omfattede langt mere end blot teknologien.
Fellowminds forslag var skræddersyet til vores globale behov, og deres tilgang omfattede teknologi, governance, indholdsmigrering, brugertest, træning og forandringsledelse. Det var præcis det, vi havde brug for.
En tidlig beslutning viste sig at blive særligt vigtig: Det gamle intranet skulle ikke blot kopieres over i det nye.
I stedet brugte BEUMER Group projektet til at stille nogle grundlæggende spørgsmål: Hvilken information har medarbejderne faktisk brug for? Hvad skal bevares? Og hvad kan lægges bag os? Det betød, at man gennemgik mange års opsamlet indhold og eksisterende strukturer i stedet for bare at migrere alt.
Som Anna Bolland udtrykker det:
“Det var vigtigt, at vi ikke blot kopierede den gamle platform. Vi brugte projektet som en mulighed for at nytænke, rydde op og etablere klare strukturer.”
Et fælles projekt og en fælles platform
Et kerneteam på seks personer fra Corporate Communications, Marketing og IT samt kolleger fra forskellige selskaber i koncernen stod i spidsen for projektet på BEUMER Groups side.
Men med mere end 6.000 kolleger verden over vidste teamet, at seks personer ikke alene kunne afgøre, hvad alle andre havde brug for. Derfor fandt de måder at involvere medarbejdere på, på tværs af organisationen gennem hele processen.
Spørgeskemaundersøgelser hjalp med at identificere forventninger og ønskede funktioner, mens interviews gav dybere indsigt i, hvordan medarbejderne bruger intranettet i deres daglige arbejde. Derudover deltog mere end 100 kolleger i navigationstests, som bidrog til at validere og forbedre strukturen før lanceringen.
Den brede involvering sikrede, at perspektiver fra forskellige lande, funktioner og selskaber blev afspejlet i den endelige løsning.
Samtidig indførte BEUMER Group et tydeligere ejerskab af indholdet. Hvert selskab og hver afdeling udpegede en ansvarlig person for den overordnede struktur, indholdsstyring og koordinering af deres indholdsområde. Derudover blev indholdsredaktører uddannet til at oprette og vedligeholde informationen.
Denne governance-model er med til at sikre, at intranettet forbliver relevant efter lanceringen. I stedet for at indhold blot ophobes over tid, ligger ansvaret for at holde det aktuelt og værdifuldt nu tættere på de mennesker, som kender det bedst.
Én central platform med plads til lokale behov
Resultatet er BEUMER Connect, et nyt globalt intranet baseret på SharePoint Online.
Medarbejderne har nu ét centralt indgangspunkt til information på tværs af hele BEUMER Group, samtidig med at indholdet kan tilpasses lokale behov. Platformen er tilgængelig overalt, hvilket gør det lettere at nå medarbejdere på tværs af lande og arbejdspladser.
Viva Engage er integreret i løsningen og giver medarbejderne flere muligheder for at interagere gennem opslag, likes og kommentarer. Mens Global News samler virksomhedsomspændende nyheder, har hvert selskab nu sit eget område for lokale nyheder, hvor medarbejdere kan publicere og dele indhold relevant for deres lokale organisation.
Tilgængeligheden stopper heller ikke ved skrivebordsarbejdspladserne. BEUMER Group har flere produktionsanlæg og mange medarbejdere, som ikke arbejder ved en computer hver dag. Derfor arbejder virksomheden også på at vise globale og lokale nyheder fra BEUMER Connect direkte på informationsskærme.
Derudover bliver udvalgt intranetindhold tilgængeligt via en mobilapp, så medarbejdere kan få adgang til virksomhedsoplysninger fra deres egne enheder og holde sig opdateret, uanset hvor de befinder sig.
En problemfri lancering og en platform i konstant udvikling
Da medarbejderne åbnede deres browser på dagen for lanceringen, blev det nye intranet automatisk vist som deres faste startside. Men introduktionen var begyndt længe før lanceringen.
BEUMER Group brugte globale og lokale nyheder, Viva Engage, åbne informationssessioner og interne CEO Talks til at forberede medarbejderne på forandringen. Et informationsunivers på BEUMER Connect giver medarbejderne ét samlet sted, hvor de kan lære om den nye platform, navigation, søgning, migrering og support gennem artikler og en forklarende video.
Lanceringen forløb uden større problemer eller forsinkelser. Men for BEUMER Group var go-live ikke målstregen. Medarbejderne kan give feedback direkte via en spørgeskemaundersøgelse på intranettet, og flere forbedringer er allerede blevet implementeret på baggrund af deres input.
Resultatet er ikke en statisk platform, men et fundament, der kan fortsætte med at udvikle sig i takt med medarbejdernes behov.
Struktur, fleksibilitet og tæt samarbejde
Med en stram tidsplan og mange beslutninger var en klar proces afgørende gennem hele projektet. Fellowmind støttede BEUMER Group med regelmæssige møder, workshops og opfølgninger, som hjalp teamet med at navigere beslutninger om alt fra design og indhold til governance og ansvarsområder.
Anna Bolland fremhæver især Fellowminds tilgængelighed, fleksibilitet og engagement gennem hele projektet. Et tidligere samarbejde betød også, at Fellowmind allerede havde et godt kendskab til BEUMER Groups internationale organisation og arbejdsmiljø.
Fellowminds erfaring hjalp os virkelig med at gøre intranettet til virkelighed. Deres høje grad af fleksibilitet og engagement gennem hele projektet var enestående.
I dag er BEUMER Connect et fælles digitalt samlingspunkt, hvor medarbejdere kan finde information og kommunikere på tværs af landegrænser. Bag teknologien ligger dog måske det vigtigste resultat: en mere struktureret og bæredygtig måde at kommunikere og samarbejde på i en global organisation.
