Gå till huvudinnehållet Gå till huvudmenyn

Från manuellt till meningsfullt: 5 tips till ekonomiavdelningar som vill effektivisera

Att förändra hur en ekonomiavdelning jobbar är inte alltid en fråga om stora investeringar eller omfattande projekt. Det handlar snarare om att våga börja i liten skala, men med rätt tankesätt. Det vet John Wiström, processekonom på Kvdbil, som på ett år halverade det manuella arbetet i fakturaflödet och samtidigt stärkte kvaliteten i datan utan att tappa kontrollen.

John_Kvdbil-5 tips.jpg

Här delar han med sig av sina fem bästa tips till andra företag som också vill ta ett smartare grepp om sina ekonomiprocesser och kanske uppnå liknande resultat. 

1. Börja smått och börja nu direkt 

Det kan kännas övermäktigt att effektivisera en hel ekonomiavdelning. Men enligt John är det ett misstag att försöka lösa allt på en gång. Hemligheten är att börja smått och fortsätt sedan. Identifiera ett konkret flöde, en leverantör eller ett återkommande moment som tar mycket tid och börja där. 

"Man kan börja med en enda grej, en leverantör, ett flöde. Testa, och se vad som händer."

Små förändringar bygger självförtroende både i teamet och i systemet. 

2. Våga testa – det går alltid att backa 

Förändring väcker ofta oro. Tänk om något blir fel? Tänk om något går sönder? Men det behöver inte vara så dramatiskt. De allra flesta automatiseringar i moderna system går att rulla tillbaka, justera eller pausa. 

"Det finns faktiskt ingen förbättring vi har gjort som vi ångrat. Inget har behövt tas bort, bara justerats."

Det viktigaste är att släppa idén om att allt måste vara perfekt från början. Att justera och testa är en naturlig del av processen. 

3. Sänk tröskeln för förändring i teamet 

Det är lätt att tro att automatisering bara är en teknisk fråga men det handlar minst lika mycket om människor. En ny process är bara framgångsrik om de som ska använda den känner sig trygga. 

"Man måste få med sig folk på tåget. Visa vad som ska förändras, varför och hur. Och lyssna på deras input."

När alla förstår syftet och känner sig trygga med att testa, blir resan både snabbare och roligare. 

Kvdbil frigjorde tid och säkrade siffrorna med kraften i Business Central

Genom att utforska affärssystemet D365 Business Centrals fulla potential tillsammans med Fellowmind tog Kvdbil sin ekonomiavdelning till nästa nivå. 

En av de mest märkbara effekterna är hur stor del av fakturahanteringen som nu sker automatiskt. Före projektet hanterades nästan allt manuellt, med risk för fel, flaskhalsar och långa ledtider. Genom att aktivera och justera befintlig funktionalitet i Business Central och ExFlow har vi tillsammans lyckats effektivisera ett centralt flöde i vardagen.

4. Använd experterna – men gör jobbet själv 

John är tydlig med att han inte hade kunnat åstadkomma allt detta ensam. Men han är också tydlig med att det varit avgörande att själv få testa, konfigurera och driva utvecklingen i sin takt. 

"Det bästa var att få bolla med Fellowmind. De visade vad som var möjligt. Sen kunde jag testa själv i lugn och ro."

Att ha tillgång till experter som Fellowminds konsulter innebar att han kunde få vägledning, bollplank och snabb hjälp, utan att förlora kontrollen. 

5. Tänk längre än implementationen 

Många företag ser implementeringen av ett nytt affärssystem som slutmålet. Men för John var det snarare startskottet. När systemen väl är på plats finns det ofta en enorm outnyttjad potential kvar. 

"Systemet är redan fullt av möjligheter men de flesta använder bara en bråkdel. Det är inte alltid nya system eller licenser som krävs, utan att börja använda mer av det man redan har. Det finns så mycket mer att hämta."

Kvdbil började med standardfunktionalitet i Business Central och ExFlow, men arbetar nu vidare med Power Automate, Continia Payment Management och Copilot. 

Slutord: Du behöver inte förändra allt – bara börja 

Vill du effektivisera din ekonomiavdelning? Tänk inte att allt ska bli perfekt. Sätt dig med teamet, identifiera ett område och våga prova. Det kommer bli enklare när det är färdigt! 

"Det är mycket enklare än man tror och vinsterna är stora. Jag önskar att fler bara vågade ta första steget."

Vill du läsa mer om hur Kvdbil tog det steget – och halverade sin fakturahantering? Läs hela caset med dem här

Vill du veta mer?

Vi på Fellowmind har över 20 års erfarenhet av att implementera affärskritiska systemlösningar för företag i tillväxt. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig välja rätt affärssystem för din verksamhet är du varmt välkommen att höra av dig till Mikael Månsson!