PacsOn
Utmaningen: En vardag med stor mängd PDF-order att hantera manuellt
PacsOn är ett ledande grossistföretag inom förpacknings- och skyddsmaterial. Sortimentet är brett och omfattar allt från papper, sträckfilm och hygienmaterial till kontorsprodukter och emballage. Som grossistverksamhet hanterar de stora logistikvolymer, där hundratals kundordrar hanteras varje vecka. Och när vissa av dessa ordrar fortfarande togs emot via mejl med bifogade PDF-filer innebar det ett betydande manuellt arbete för PacsOns innesäljare och kundservicepersonal.
Varje dag tog företaget emot en mängd ordrar från en av sina större kunder. Ordrarna skickades via mejl med bifogade PDF-dokument, vilket innebar att varje orderrad behövde läsas, tolkas och knappas in i affärssystemet manuellt. Arbetet tog mycket tid och var känsligt för mänskliga misstag. För ett bolag med hög ordervolym blev detta ett hinder för effektivitet och skalbarhet.
Lösningen på problemet var inte ny för PacsOn. De hade tidigare sett ett liknande upplägg implementerat hos ett systerbolag och visste att tekniken fanns. Frågan var nu om man kunde anpassa modellen till sin egen verksamhet.
Det var 15 till 20 ordrar varje dag bara från en kund och det tog mycket tid att lägga in dem manuellt. Vi insåg att det här flödet behövde effektiviseras.
Lösningen: En AI-driven integrationsmodell för att tolka och överföra PDF-order
Efter en inledande analys där våra konsulter på Fellowmind tillsammans med PacsOn gick igenom exempel på PDF-filer och affärssystemets struktur, stod det klart att en automatisering var fullt möjlig. Lösningen byggdes upp av flera komponenter, där nyckeln låg i att använda en kognitiv AI-tjänst för att tolka PDF-filerna och konvertera dem till strukturerad data. Denna data kunde därefter skickas vidare via ett befintligt integrationsgränssnitt in i PacsOns affärssystem.
Tekniken som användes för tolkningen heter Document Intelligence och är en del av Microsofts Azure AI-lösningar. Den gör det möjligt att extrahera innehåll ur ostrukturerade dokument och omvandla det till ett läsbart och maskinellt användbart format, i detta fall JSON.
Det tekniska arbetet genomfördes i ett flexibelt och nära samarbete. Projektet tog mellan 80 till 100 timmar och lösningen kunde integreras i befintliga flöden.
– Samarbetet fungerade väldigt bra. Vi hade en rak och snabb kommunikation, vilket gjorde att arbetet flöt på effektivt, berättar Björn Logius.
AI är inte hela lösningen, men det är det avgörande steget som möjliggör hela kedjan. När vi kan låta AI-teknik tolka innehållet i PDF:erna kan vi också integrera det sömlöst i affärssystemet. Det gör hela skillnaden.
Resultatet: 90 procent av orderraderna hanteras idag automatiskt
Efter en kort inkörningsperiod började lösningen ge tydlig effekt. Över 90 procent av de inkommande ordrarna hanteras idag helt automatiskt vilket har frigjort mycket tid för kundservicepersonalen och samtidigt minskat risken för fel.
PacsOn har valt att behålla ett manuellt godkännandesteg innan ordern skickas vidare i affärssystemet. Det innebär att personalen fortfarande kan kontrollera att allt ser rätt ut, men utan att behöva knappa in all data. På så vis behåller de kontrollen utan att belasta arbetsdagen med repetitivt arbete.
Vi slipper lägga 90 procent av artikelraderna för hand. Visst händer det att vissa PDF:er inte tolkas korrekt eller att det dyker upp ett felmeddelande, men det är undantagen. I de flesta fall fungerar det riktigt bra.
Framtiden: En lösning redo att skalas upp till fler kunder och fler affärssystem
Lösningen som implementerades har ett bestående värde eftersom tekniken är i stor utsträckning affärssystemsoberoende. Det betyder att den motor som tolkar och konverterar PDF:erna kan fortsätta användas, även om affärssystemet skulle bytas ut i framtiden.
– 80 procent av lösningen är oberoende av vilket affärssystem vi använder. Skulle vi gå över till ett annat affärssystem så behöver vi bara justera det sista steget i flödet, förklarar Björn.
Det finns också potential att utöka lösningen till fler kunder och att skapa mallar för mindre kunder med enklare behov. På så vis kan företaget ytterligare effektivisera sin orderhantering och skapa skalfördelar, särskilt i de bolag där volymen är hög men tekniken för integration tidigare har saknats.
80 procent av lösningen är oberoende av vilket affärssystem vi använder. Skulle vi gå över till ett annat affärssystem så behöver vi bara justera det sista steget i flödet.
Vill du veta mer?
Vi på Fellowmind har lång erfarenhet av att hjälpa företag effektivisera sina orderflöden med hjälp av AI och smarta integrationer. Vill du veta mer om hur vi kan stötta dig i att automatisera manuella processer och skapa en lösning som frigör tid för ditt team är du varmt välkommen att höra av dig till Johannes Gustafson.
