Steg för steg: Så implementerar du ett nytt IT-system med framgång

För att få ut det bästa av det nya systemet behöver du skapa engagemang och en motivation att utvecklas hos dina medarbetare. Det kan låta komplext och omständligt, men sanningen är att förändringsarbetet inte alls behöver bli så svårt. Så länge du gör saker i rätt ordning och kan förbereda processen för såväl ledning som dina medarbetare. I den här artikeln guidar vi dig steg för steg.

1. Besvara ett antal viktiga frågor

Innan ni sätter igång med arbetet bör ni kunna svara på ett antal viktiga frågor. Frågor som ska lägga grund för förändringsarbetet och hur ni motiverar den hos hela verksamheten. Tips! Stressa inte fram implementeringen utan låt utvärderingsfasen ta sin tid.

• Varför gör vi det? Vet du inte själv syftet med ett nytt IT-system kommer inte dina medarbetare göra det heller. Formulera ett svar på frågan så blir det lättare för dig och alla i verksamheten att gå igenom förändringen.
• Vad får mina medarbetare ut av det? ­Ge dina medarbetare konkreta exempel på vilka fördelar det nya IT-systemet kommer att innebära för just dem.
• Vad innebär förändringen? Analysera och kartlägg hur det nya IT-systemet kommer att påverka olika avdelningar, roller och team.
• Vad är slutmålet? ­– sätt upp tydligt definierade delmål och slutmål med mätbara tal och KPI:er för att lättare kunna utvärdera vad som fungerar och vad som kan behöva justeras vartefter när ni väl har börjat använda IT-systemet.

Läs vårt tidigare inlägg om vill du fördjupa dig mer i hur du lägger en bra grund för förändringsarbetet.

2. Samla en grupp nyckelpersoner

För att kunna besvara ovan frågor behöver du sannolikt samla några kloka huvuden med olika perspektiv. Se till att involvera personer från flera delar av verksamheten för att täcka alla delar. Inte minst ska du få med ledningen då det är dem som kan se till att arbetet blir en naturlig del av dagordningen. Det är vanligt att mötas av motstånd för en sådan stor förändring och ofta höjs ögonbrynen åt den kostnad som det innebär. Men faktum är att det ofta blir dyrare i längden att inte göra någonting, och det lönar sig att våga jobba med innovation och utveckling genom digitala lösningar.

3. Utbilda dina medarbetare

Utbilda dina medarbetare och gör dem införstådda med varför, hur och när förändringen ska äga rum. Gör det helst inte i form av komplexa manualer som är tråkiga att läsa. Fundera på hur du kan presentera informationen på ett sätt som är lätt för dina medarbetare att ta till sig. Kanske genom en digital eller fysisk utbildning? Här har du chansen att få med alla på förändringen genom att förklara syftet och presentera fördelarna som det innebär för dem. Avsätt även tid för alla medarbetare att lära sig det nya systemet, i sin egen takt.

4. Delegera ut ansvar för fortsatt framgång

När väl implementeringen är gjord vill ni förstås att det nya IT-systemet ska fortsätta vara framgångsrikt. Se till att skapa ett team vars uppgift blir att se till att IT-systemet fortsätter användas som det är tänkt – så att förändringen upprätthålls och medarbetare slipper gå tillbaka till gamla utdaterade mönster.

5. Låt processen ta sin tid

Det är lätt att bli ivrig att få allt på plats, men vi garanterar att resultatet blir så mycket bättre om ni låter varje steg i processen ta sin tid. Att ansvara för en förändringsresa innebär också att säkerställa att alla i verksamheten är med på den – och det är en process som inte kan skyndas på.

Läs vår guide om vad ett IT-system bör innehålla för att du fortsatt ska kunna driva utveckling och innovation, eller hör av dig till oss så hjälper vi dig komma vidare i ditt val av IT-system.