Modernt samarbete med Microsoft Teams: Frihet utan kaos
Då digitalt samarbete har blivit en väsentlig del i många organisationers vardag, är det avgörande att välja rätt verktyg för att underlätta och förbättra samarbete. Microsoft Teams är det självklara valet för många, med goda skäl. Teams erbjuder en integrerad plattform som stödjer allt från snabbt chattande, videosamtal och möten till dokumentdelning och integration med andra Microsoft 365-applikationer. Med stor frihet och enorm potential kommer också stort ansvar - utan rätt struktur kan det snabbt leda till kaos. Här delar vi med oss av våra erfarenheter och rekommendationer.
Microsoft Teams: Friheten att samarbeta
Med Microsoft Teams kan medarbetare snabbt och enkelt skapa samarbetsytor. En flexibilitet som främjar kreativitet och produktivitet då ett team kan skapas på några minuter för att möta olika projektbehov, avdelningsuppgifter eller sociala initiativ.
Från erfarenhet vet vi att denna frihet tyvärr också leder till ett överflöd av inaktiva, duplicerade eller dåligt ledda team. Som många organisationer känner till alltför väl, skapas många team utan en tydlig styrningsstruktur, syfte och ägarskap. Detta kan resultera i att information blir svår att hitta, återanvända eller i värsta fall förloras vid en oavsiktlig radering.
Kontroll och struktur: Nyckeln till hållbart samarbete
För att säkerställa att samarbetet förblir effektivt och organiserat är det viktigt att ha en styrningsstrategi på plats. Det behöver skapas tydliga riktlinjer och strukturer för hur team skapas, leds och underhålls över tid. Även om det kan kännas tråkigt att arbeta med eventuella framtida problem, är det helt enkelt en bra investering av tid. Det är bättre att från början hålla ordning på saker än att städa upp i en ohanterlig röra.
På Fellowmind har vi utvecklat ett verktyg och en metod som ger medarbetaren friheten att skapa team samtidigt som det säkerställer att det finns en tydlig struktur och kontroll över tid. Vår metod består av en serie rekommendationer och bästa praxis, ett gemensamt ramverk och en app i Teams som hjälper till att skapa struktur i alla era samarbetsytor.
Viktiga funktioner i vår styrningsmetod
- Säkra äganderätten: Vi säkerställer att det alltid finns minst en aktiv ägare för varje team och agerar proaktivt om ägarskap saknas.
- Synlighet och organisation: Vi gör det enkelt att sortera och kategorisera team, till exempel efter projekt eller avdelningar, i snygga och tydliga listor.
- Enkel hantering av nya medarbetare: Nya medarbetare kan enkelt läggas till i relevanta team med rätt roller.
- Automatisk arkivering: Team som inte längre är aktiva kan automatiskt arkiveras, vilket minskar röran.
Den gyllene medelvägen
Vi vet att många har släppt strukturen och har flera team som behöver städas upp. Vi vet också att många har infört begränsningar, i form av en “lockdown”, för att säkerställa att det inte blir någon röra i teamen. Det skapar visserligen ordning, men riskerar samtidigt minskat samarbete.
Båda tillvägagångssätten är förståeliga men har också nackdelar. Vår erfarenhet säger att du inte behöver välja det ena framför det andra – att etablera den gyllene medelvägen är nödvändigt för att skapa en produktiv och harmonisk samarbetsmiljö.
Vi hjälper dig gärna
Vi på Fellowmind hjälper dig att skapa den gyllene medelvägen som balanserar fritt samarbete med behovet av kontroll. Genom att använda Fellowminds styrningsmetod och verktyg IntraActive Governance för att skapa ramverk i Microsoft Teams, kan du säkerställa att dina medarbetare har verktygen de behöver i en struktur där de hittar.
