Ligger du sömnlös inför bokslutet? Digitalisera bokslutsprocessen!

Många företag har gjort stora investeringar i affärssystemsprojekt med totalintegrerade system för att säkerställa att alla processer hänger ihop. Ändå förekommer många avvikelser och nödvändiga processer efterföljs inte.

Å andra sidan finns det verksamheter där man jobbar med olika system för respektive process. Där finns ingen enhetlig struktur för att skapa en gemensam rapportering och det krävs mycket manuellt arbete.

Digitalisering som konkurrensfördel

Vi verkar alla i en miljö där förändring är vardag och förmågan att anpassa sig är en konkurrensfördel. Att kunna ta fram analyser med automatik och digitalisera hela bokslutsprocessen kommer vara skapa värde för hela bolaget.

Det hade varit underbart om det fanns en stor, röd knapp att trycka på för att få klart hela bokslutet, automatiskt och snabbt. Men i verkligheten blir det alltid avvikelser mot det förväntade. För att se till att boksluten löper smärtfritt utan överraskningar (och därmed att nattsömnen förblir god!) är det viktigt att ha en bra struktur, kvalitetssäkrad data och lättanvända verktyg för att skapa rapporter och analyser.

Börja med färdiga paketeringar för beslutsstöd

Finns det färdiga paketeringar av beslutsstöd att utgå ifrån är det en fördel.

En paketering kan ge dig 80% av lösningen direkt, då kommer du snabbare fram i processen och skapar en plattform som bygger förtroende i verksamheten. Sedan kan du lägga tid på att anpassa de resterande 20%, så att företagets unika KPI:er ingår. Då får du en kraftfull lösning som stödjer de interna processerna effektivt.

Analysera data istället för att sammanställa data

Fokus bör vara på att göra analyser. Inte på att arbeta med sammanställningar av data.

Bygg till exempel rapporter som bryter ner resultaträkningens olika delar för att förklara marginalförändringar i bokslutet redan under månaden. Rapporter som bryter ner resultaträkningen gör det möjligt att vara proaktiv under månaden. Då kan du reagera och agera innan bokslutet. Det innebär att man inte bara får en förklaring till avvikelsen utan kan påverka månadens resultat.

Informationen kan också användas för att styra verksamheten långsiktigt genom att löpande publicera resultatet mot uppsatta KPI:er. Verksamheten får möjlighet att själva reagera på informationen.

Så här kommer du igång!

1. Sätt upp ett bra systemstöd i form av en flexibel, enhetlig, kvalitetssäkrad och modern beslutstödsslösning som möjliggör en hög grad av self service.

2. Stäm av ingående delar, där det är möjligt, redan innan bokslutet genom förbyggda rapporter och proaktivitet.

3. Skapa rapportpaket som gör det möjligt att drilla ner sig till underliggande strukturer för att hitta förklaring till avvikelser.

4. Skapa rapporter så att verksamheten själv kan göra uppföljning inom respektive informationsområden för att nå uppsatta mål och hitta avvikelser tidigt. Det gör också att expertkompetensen inom bolaget nyttjas maximalt.

5. Koppla ihop datan i analyserna och rapporterna med processerna och skapa ett ägarskap inom respektive informationsområde till exempel försäljning eller produktion. Det ger en förklaring till vad som bygger upp analyser och rapporter vilket underlättar tolkningen av informationen.

Data Analytics digitaliserar processen och agerar möjliggörare

Ett beslutstödssystem skapar inte automatiskt ”den röda knappen” för bokslutet, men det är en bra början. Det viktiga är att arbeta med innehållet och processerna kopplat till analyserna för att få en bra bokslutsprocess och en god natts sömn.

Det är också viktigt att man har en plan för införande så att inte alla informationsområden implementeras på en gång. ”Svälj elefanten i bitar" istället, kvalitetssäkra varje område och förankra det i verksamheten. Då bygger du förtroende.