Hur går det till att implementera ett nytt affärssystem?
Att byta affärssystem väcker ofta fler frågor än svar: Hur mycket tid tar det? Vad krävs av oss internt? Hur vet vi att det håller om vi växer? Det kan kännas snårigt, men behöver inte vara det. I den här artikeln får du höra direkt från en av våra konsulter, Jonas Colliander, om hur ett typiskt projekt går till och vad som gör skillnad mellan ett affärssystemsbyte som skaver och ett som faktiskt lyfter hela verksamheten.
Det ska inte kännas som ett IT-projekt
– Många tror att ett nytt affärssystem är ett stort, tekniskt projekt. Men det handlar mer om att förstå sin egen verksamhet och få rätt stöd i rätt ordning. Resten löser sig, berättar Jonas.
Att byta affärssystem ska inte kännas som att starta ett IT-projekt från noll. Det ska vara en övergång från något som skaver till något som stöttar. Med rätt partner vid din sida blir det en affärsutvecklande resa snarare än en teknisk omställning.
Byte av affärssystem är ett viktigt strategiskt beslut. Det handlar om mycket mer än bara teknik. Valet av plattform spelar roll, men lika avgörande är valet av partner. En partner som inte bara hjälper dig i mål, utan också finns kvar när behoven förändras, när företaget växer och när du vill utveckla verksamheten vidare.
Med rätt vägledning går det både snabbare och enklare än de flesta tror. Och det börjar ofta med några enkla steg.
Enkla medel, stor effekt
– Vi börjar oftast med en grundutbildning och en enkel uppsättning av kundens miljö på deras egna villkor. Redan efter ett par timmar kan de börja fakturera. Det är ofta en positiv överraskning hos våra kunder.
Det handlar inte om att bygga upp något från början, utan om att få rätt struktur på plats. Vi använder kundens faktiska data och vanliga scenarier för att skapa igenkänning och trygghet. Många blir förvånade över hur snabbt de kan börja arbeta i det nya systemet inte i testläge, utan på riktigt.
Det första mötet handlar om att förstå kundens vardag: Hur fakturerar ni idag? Hur hanterar ni inköp? Vilka rapporter behöver ni?
När grunderna är på plats följer en konkret arbetsprocess i fyra steg:
- Förberedelse
- Uppsättning
- Test
- Go-live
Varje steg är tydligt, återkommande och bygger vidare på det förra. Kunden får mallar, checklistor och direkt stöd längs vägen. Det gör att projektet rör sig framåt i ett tryggt tempo med en klar bild av vad som händer härnäst.
Vad behöver jag som kund ha klart?
– Vi behöver en kontoplan och någon som är nyfiken på att lära sig. Resten guidar vi igenom tillsammans.
För många kunder är det en lättnad att höra att de inte måste ha allt perfekt från början. Det viktigaste är viljan att förändra och att ha en kontaktperson som kan koordinera frågor och beslut internt. Det behöver inte vara någon med teknisk bakgrund. Snarare någon med koll på hur ni jobbar idag.
– Ju tidigare du berättar internt att ni ska byta system, desto bättre går det. Det handlar ofta om att sänka trösklar, inte om att öka kraven.
Att förankra projektet i organisationen är en av de mest avgörande framgångsfaktorerna. Genom att involvera nyckelpersoner tidigt, skapa förståelse för varför bytet sker och visa hur deras vardag kommer att förenklas, byggs förtroende och engagemang upp redan innan go-live.
Vanliga missförstånd och vad som gör skillnad
– Det största missförståndet är att du tänker att du måste förstå hur affärssystem funkar innan du börjar. Det behöver du inte. Det räcker att du förstår din verksamhet.
Många tvekar inför ett byte för att de tror att de behöver kunna tala “affärssystemspråk”. Men det viktiga är att kunna beskriva sina behov, sina utmaningar och vad som fungerar idag. Vår uppgift är att översätta det till rätt lösning.
Byte av affärssystem är ett tillfälle att stärka det som redan fungerar och justera det som skaver. Det är inte ett blankt papper, utan en möjlighet att bygga vidare på det du har, fast smartare och mer effektivt.
– När vi går live, då börjar det roliga. Då kan vi börja optimera, automatisera, växa.
Det är efter driftstart som de verkliga vinsterna börjar synas: mindre dubbelarbete, bättre koll på data och ett system som går att bygga vidare på när företaget växer.
Vad kan jag förvänta mig efter driftstart?
– Du har tillgång till vår support. Men framför allt har du en lösning som du själv förstår, som du äger, och som vi gärna utvecklar tillsammans med dig över tid.
Vi lämnar inte över ett system och försvinner. Vi följer upp, stämmer av och ger förslag på förbättringar när vi ser att nya behov uppstår. Vår roll förändras från leverantör till partner. Alltså, någon du alltid kan vända dig till med frågor, idéer och utveckling.
Efter driftstart följer ofta några veckors avstämning. Jonas team hjälper till att justera flöden, svarar på frågor och stöttar kundens vardag. Målet är inte bara att allt ska fungera, utan att det ska kännas rätt.
Och om du är orolig för att byta?
– Då säger jag: låt oss visa. Kom på en demo. Eller prata med någon som gjort det redan. Det här är inte längre ett stort projekt. Det är en process som vi leder tillsammans.
Det är helt naturligt att känna tvekan inför ett byte. Men det bästa botemedlet mot oro är konkret insyn. En demo eller bara ett förutsättningslöst möte räcker långt för att minska osäkerheten.
