Därför ska du välja standard för ditt nya affärssystem

Alla företag som ska välja ett nytt affärssystem ställs förr eller senare inför frågan om man ska satsa på en standardlösning eller skräddarsy affärssystemet efter det egna företagets arbetssätt och processer.

Fördelarna med att välja standard är många och trenden att allt fler företag satsar på en standardlösning tydlig. Men varför är det viktigt att överväga standard? Och finns det tillfällen när standardlösningen inte räcker till?

Åsa Jedheim är konsult och projektledare på Fellowmind, och när det kommer till att välja affärssystem är hon en stark förespråkare för standardlösningar:

– Med ett kommersiellt paketerat affärssystem drar du nytta av den samlade erfarenheten från andra företag i samma situation som du och behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Ju mer du kan förlita dig på standardfunktioner i affärssystemet, desto mindre tid och pengar behöver du lägga på specialutveckling och egna anpassningar. Du kapar både kostnader och ledtid för implementationen.

Idag inser de flesta att en standardlösning innebär fördelar över affärssystemets hela livslängd. Den som väljer standard har lättare att ta del av löpande systemuppdateringar, utan att behöva ta höjd för uppgraderingskostnader för unika kundanpassningar.

– Det handlar ofta om ett strategiskt val, där man som företag vill göra sig mindre beroende av oss som konsulter och utvecklare. Ju mer standard, desto mindre anpassningar som behöver underhållas och vidareutvecklas. En högre grad av standard gör också att du har betydligt fler konsulter som kan svara på frågor som rör standardplattformen, inte bara de som kan den funktionalitet som är specialutvecklad för ditt företag, förklarar Åsa.

Många företag som står inför en uppgradering eller ett systembyte tar tillfället i akt att ompröva sin befintliga installation. Enligt Åsa är en uppgradering från till exempel en tidigare version av Dynamics NAV till Business Central ett lysande tillfälle att städa upp, plocka bort anpassningar och i högre grad satsa på standard.

Om fördelarna med att välja ett standardsystem är så många – varför går inte alla företag den vägen? Enligt Åsa finns förklaringen många gånger i invanda arbetssätt och rutiner:

– Så länge det rör sig om en diskussion på högre nivå är de allra flesta för standard. Det är när vi kommer vidare i diskussionen och går in på specifika funktioner som bilden förändras. Ofta handlar det om att en eller flera personer i organisationen är vana att arbeta på ett visst sätt.

När standardsystemet inte fungerar likadant som man är van vid blir tanken spontant att systemet behöver anpassas efter hur man alltid jobbat. Trots att man tänkt sig köra standard, och många gånger utan att man ens reflekterat över om det är det bästa sättet att göra jobbet.

Åsa menar att det ändå finns flera exempel på hur företag som först övervägt att anpassa systemet efter hur man jobbat tidigare, i slutändan ändå väljer standard.

När man fått en demonstration av vad systemet kan göra i en standardversion har det blivit tydligt hur det som systemet kan erbjuda, baserat på best practice och hur andra företag jobbar, faktiskt är det smidigaste sättet att till exempel boka av en inköpsfaktura eller göra en inleverans i systemet.

Är då en standardlösning av affärssystemet alltid den bästa vägen att gå? Åsa menar att det självklart finns lägen där en kundanpassad lösning är det bättre alternativet.

– Utgångspunkten måste vara att först se vilka av företagets behov som går att adressera med hjälp av standardfunktioner i systemet. Slipper du lägga resurser på att utveckla eller anpassa funktioner som redan finns som standard får du tid och pengar över till det som verkligen skapar mervärde.

Det kan röra sig om att förbättra kundgränssnittet eller att på riktigt förenkla och effektivisera medarbetarnas arbete genom bättre integrationer och en ökad grad av automatisering.

För de tillfällen där standardfunktionaliteten inte riktigt räcker till finns det idag flera certifierade tilläggslösningar som integreras på rätt sätt till affärssystemet.

Det innebär att trots att funktionaliteten inte finns med i standard kan du nyttja funktionaliteten utan att oroa dig för krångliga uppgraderingar. Det kan exempelvis handla om lösningar för elektronisk fakturahantering eller transportadministration.

– I slutändan handlar det om att väga merkostnaden och arbetet som en anpassning innebär mot den affärsnytta det ger. Genom smarta avvägningar mellan standardfunktioner, certifierade tilläggslösningar och unika anpassningar kan du satsa dina resurser där de gör mest nytta och där du får mest värde för pengarna, avslutar Åsa.