AI-assistent för smartare dokumenthantering i fastighetsbranschen
”Var ligger senaste avtalet?” och ”har någon koll på åtgärderna för fastighet X?” är vanliga frågor många fastighetsbolag staller sig. För vår kund blev just dessa frågor allt mer tidskrävande i takt med att informationsmängden växte snabbare än möjligheten att hitta rätt, trots välstrukturerade SharePoint-ytor. Lösningen blev en AI-assistant.
En växande informationsutmaning
Ett större fastighetsbolag hanterar dagligen stora mängder dokument kopplade till fastigheter, projekt, hyresgäster, avtal och besiktningar. Informationen är utspridd över hundratals SharePoint-platser och djupt liggande mappstrukturer. Med tiden blir det allt svårare för medarbetarna att hitta rätt information.
Att välja rätt AI-assistent för rätt behov
För att möta utmaningen började företaget utforska en AI-assistent och valde att testa Microsoft Copilot Studio som ett första steg. Men i en miljö med omkring femhundra datakällor blev det tydligt att Copilot Studio inte var en lämplig väg framåt, eftersom plattformen endast stödjer ett begränsat antal datakällor. När behovet av en mer robust teknikstack blev tydligt kontaktade de oss för att hitta en lösning som kunde hantera både bredden och komplexiteten i deras SharePoint-miljö. Då föll valet på Azure AI Foundry, som bättre matchade behoven i den stora och komplexa miljön.
En AI-assistent byggd i Azure
Vi tog fram en AI-assistent på Azure Index Search och Microsoft Agent Framework. Lösningen gjorde det möjligt att samla och söka i alla dokumentkällor på ett strukturerat sätt, oavsett hur omfattande och komplex SharePoint-miljön var.
För att få en stabil och skalbar arkitektur valde vi att använda Hive AI, vårt ramverk och accelerator för AI-agenter. Hive AI ger en tydlig struktur för hur agenter byggs, styrs och integreras i Microsofts plattform. Det är inget krav för att tekniken ska fungera, men i det här fallet gjorde det utvecklingen snabbare och mer kontrollerad, särskilt eftersom kunden har många potentiella användningsområden framåt.
Assistenten integrerades direkt i SharePoint och kunde svara på frågor i naturligt språk, som till exempel:
- Sammanfatta de senaste dokumenten kopplade till projekt Y.
- Har vi några öppna åtgärder på fastighet X?
- Ge mig det senaste avtalet för kunden och länka till originalfilen.
Genom att kombinera Azure Index Search, Microsoft Agent Framework och Hive AI får kunden en AI-assistent som snabbt hittar rätt information, visar korrekta dokumentversioner och avlastar medarbetare från att behöva navigera i komplexa mappsystem. Samtidigt skapar Hive-ramverket en grund som gör det enkelt att sätta upp fler assistenter framåt. Detta på ett kontrollerat, återanvändbart och kostnadseffektivt sätt när nya behov uppstår.
Ett exempel som öppnar dörrar för fler
Detta är ett inspirationscase för ett fastighetsbolag, men samma principer gäller i alla branscher där dokument är spridda över många källor. Organisationer med komplex informationsmiljö kan ha mycket att vinna på en AI-assistent som samlar, tolkar och presenterar information med hög precision.
Vill ni veta mer eller utforska om detta kan passa er verksamhet är ni varmt välkomna att höra av er.
