Från Microsoft Copilot 365 till AI-agenter: Nästa steg för att automatisera processer och frigöra tid
Microsoft Copilot 365 har redan förändrat hur du arbetar i Microsoft 365 genom att hjälpa dig skriva snabbare, skapa struktur i komplex information och ta fram bättre underlag utan att börja från noll. Men när nyttan blir tydlig kommer nästa fråga: hur tar ni det vidare så att effekten skalar i hela verksamheten? Det är här AI-agenter kommer in. I del 3 av vår bloggserie visar vi hur de kan avlasta återkommande uppgifter, automatisera delar av processer och frigöra kapacitet.
Vad är en AI-agent och varför är det nästa logiska steg?
En AI-agent kan beskrivas som en digital medarbetare med ett tydligt uppdrag. Den kan hantera uppgifter i flera steg och arbeta utifrån den information ni redan har i era system och verktyg. Det som skiljer en agent från vanlig AI-hjälp är att den inte bara föreslår något åt dig. Den kan också driva ett flöde framåt.
Med Microsoft Copilot 365 får du hjälp att skapa och sammanfatta i appar som Teams, Outlook och Word. Med AI-agenter kan ni skapa stöd som hjälper er genom hela moment, till exempel genom att samla in relevant information, ta fram ett underlag och även genomföra nästa steg. Det gör att AI blir mer än ett verktyg. Det blir en del av arbetssättet.
När AI går från stöd till avlastning
Många organisationer har redan processer som fungerar, men där mycket tid försvinner i det som sker mellan stegen. Uppföljningar som kräver manuell sammanställning. Information som ligger utspridd i flera kanaler. Beslut som drar ut på tiden eftersom underlag behöver struktureras, kvalitetssäkras och delas vidare.
Det är ofta här du märker att AI inte bara handlar om att göra mer, snabbare. Det handlar om att skapa ett flöde där rätt saker händer i rätt ordning, med mindre friktion. När AI-agenter tar hand om det repetitiva arbetet och analyser kan du och dina team lägga mer tid på strategier, beslut och värdeskapande.
Microsoft Copilot 365 gör dig som individ smartare i stunden. AI-agenter gör att ni kan arbeta smartare som organisation.
Vilka processer passar bäst för AI-agenter?
AI-agenter passar inte för allt och det är också därför de fungerar så bra när de används rätt. De gör störst skillnad när uppgifterna är tydliga att avgränsa, följer ett mönster och bygger på information som redan finns i verksamheten.
Tre typer av processer där många organisationer ser snabb effekt är:
- Uppföljning och sammanställning: När status, KPI:er eller insikter ska tas fram regelbundet kan en agent samla in information och skapa ett första underlag.
- Intern service och återkommande frågor: När samma frågor om rutiner, policys och arbetssätt återkommer kan en agent hjälpa medarbetare att hitta svar snabbare och samtidigt avlasta support och IT.
- Moment i affärsflöden: AI-agenter kan stötta delar av onboarding, kundservice eller leverans genom att hålla ihop information och föreslå nästa steg.
Vad krävs för att AI-agenter ska fungera i praktiken?
AI-agenter kan skapa stor nytta, men för att det ska fungera i vardagen behöver ni rätt förutsättningar. Tänk gärna i tre steg:
Steg 1: Definiera ett tydligt uppdrag
Börja med att avgränsa vad agenten ska göra. När uppdraget är konkret blir resultatet mer pålitligt och lättare att använda. Det gör det också enklare för dig att skapa förtroende internt och bygga vidare steg för steg.
Steg 2: Säkerställ att informationen håller
En agent blir aldrig bättre än den data den arbetar med. Därför behöver ni se över struktur, behörigheter och governance. När AI börjar stötta processer och flöden, inte bara enskilda uppgifter, blir detta avgörande för både kvalitet och trygghet.
Steg 3: Lägg in kontrollpunkter där det behövs
I många flöden är det helt rätt att agenten gör mycket själv. Men när beslut eller risk ökar ska den kunna pausa, eskalera och be om godkännande. Det är så ni skapar en lösning som sparar tid och samtidigt känns trygg att skala.
AI-agenter fungerar bäst när du börjar i ett tydligt flöde och sätter ramarna från start: uppdrag, information och kontroll.
Så tar ni nästa steg med AI-agenter
Du behöver inte börja stort för att få effekt av AI-agenter. Välj ett första scenario som är återkommande, tydligt avgränsat och enkelt att mäta, som en veckorapport, en manuell sammanställning eller en intern fråga som ofta återkommer.
När ni börjar med ett par enklare agenter får du snabbt konkreta interna exempel att luta dig mot. Det gör det lättare att visa ROI, skapa förankring och forma en tydlig väg framåt för er agentstrategi.
Det är här AI går från att stärka din produktivitet till att frigöra kapacitet i hela organisationen. När AI-agenter tar hand om repetitiva moment får ni mer tid för analys, beslut och utveckling, samtidigt som flödena blir mer konsekventa över tid.
Vill du veta mer?
Microsoft 365 Copilot är ett AI-verktyg som hjälper dig dra nytta av Microsoft 365-plattformen fullt ut. På Fellowmind har vi lång erfarenhet av Modern Work och Microsoft 365. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig navigera AI och andra smarta lösningar som förenklar arbetslivet är du varmt välkommen att höra av dig till Martin Löwhagen så hjälper han dig vidare!
