Together Tech

Från manuell hantering till samlade processer

– Vi arbetade tidigare med checklistor för att säkerställa att nya medarbetare tilldelas korrekta konton och behörigheter, får rätt information och känner sig välkomnade inför första arbetsdagen. Många olika medarbetare är involverade och tidigare blev det mycket e-post fram och tillbaka med stor risk för att saker ramlade mellan stolarna, säger Together Techs IT Manager Kristian Rosberg.

Together Tech bad Fellowmind om hjälp med att ta fram ett stöd för processen för att förenkla flödet och därmed effektivisera, minska administrationen och säkerställa att alla aktiviteter blir utförda. Aktiviteterna har beroende till varandra och behöver utföras i en viss följd. 

Digitaliserad pre-boarding

Lösningen blev en Power App för att hantera hela flödet. Appen ger samtliga medarbetare som är involverade i processen en överblick över status på varje enskild aktivitet i pre-boarding-processen. Alla aktiviteter som sker från det att medarbetaren har skrivit under ett anställningsavtal till första arbetsdagen hanteras i appen. 

– Vi är jättenöjda med Fellowminds arbetsprocess och med resultatet. Vi är nu mer effektiva och undviker frustration som tidigare fanns hos våra medarbetare. Att vi under hela utvecklingsfasen hade möjlighet att testköra appen gjorde att vi träffade väldigt rätt och fick precis det vi hade efterfrågat, fortsätter Kristian Rosberg.

– En ny medarbetare kommer ofta in med energi och engagemang inför sitt nya uppdrag. Genom en bra introduktion kan arbetsgivaren ta vara på engagemanget. Grundläggande praktiska saker såsom en dator, behörigheter och rätt information kan tas för given, men är en viktig del av introduktionen. Är dessa på plats till medarbetarens första arbetsdag känner sig denne välkomnad och har rätt förutsättningar för att ta sig an sitt nya uppdrag. Kort och gott en vinst för såväl arbetsgivare som medarbetare, kommenterar Fellowminds konsult Lars Altus.