Olov Lindgren
Inom fastighetsförvaltning är det sällan en enskild åtgärd som avgör helheten. Det är förmågan att planera underhåll, följa upp ärenden och säkerställa att rätt saker görs i rätt tid som avgör hur stabil verksamheten är över tid.
För Olov Lindgren, med 119 fastigheter i Stockholms innerstad och både kommersiella lokaler och hyresbostäder, krävdes arbetssätt som höll över tid. När det befintliga systemstödet inte längre gav tillräcklig överblick blev uppföljning tidskrävande och data svåråtkomlig.
Flera delar av arbetet behövde hanteras utanför systemet, vilket ökade beroendet av manuella arbetssätt och gjorde verksamheten mer personberoende än man önskade.
Bakgrunden: Från konsultberoende till ägandeskap
En central fråga för Olov Lindgren blev hur de kunde minska beroendet av externa resurser och samtidigt ta större kontroll över sin egen data.
Behovet handlade därför om att ta större ägandeskap över både arbetssätt och information. Via rekommendationer från andra fastighetsbolag kom Olov Lindgren i kontakt med Fellowmind.
– En avgörande grej var att vi såg att Fellowmind redan hade referenser från andra bolag i branschen. Vi kände att det här kan fungera, både systemmässigt och partnermässigt, berättar Henrik.
Valet av Microsoft Dynamics 365 och Fellowmind blev starten på ett långsiktigt samarbete med fokus på struktur, tydliga arbetssätt och ett systemstöd som verksamheten kunde utveckla vidare över tid.
Vi la väldigt mycket pengar varje år på konsulttid bara för att få systemet att fungera. Samtidigt var det svårt att komma åt och använda vår egen data.
Samarbetet: Ett partnerskap byggt för fastighetsförvaltning i praktiken
Samarbetet mellan Olov Lindgren och Fellowmind har präglats av ett nära arbetssätt där verksamhetens behov har fått styra prioriteringar och tempo.
– Vi byggde arbetet utifrån hur verksamheten faktiskt fungerar. Hur ärenden uppstår, hur de ska följas upp per fastighet och hur olika processer hänger ihop. Målet var att skapa en struktur som minskar risken att något faller mellan stolarna och som gör det enklare att arbeta konsekvent, säger David Axelsson, Solution Architect på Fellowmind.
En viktig del har varit att kombinera självständighet med nära stöd. Olov Lindgren kan själva justera och utveckla delar av lösningen, samtidigt som Fellowmind finns tillgängliga när behov uppstår.
Samarbetet har också strukturerats genom regelbundna förvaltningsmöten där prioriteringar, förbättringar och nya behov diskuterats. Det har skapat kontinuitet och en gemensam riktning i utvecklingsarbetet.
Jag uppskattar att det är processtyrt. Processerna finns i systemet. Det är lättare att göra rätt.
Resultatet: Bättre överblick och tryggare arbetssätt i vardagen
Över tid har samarbetet bidragit till ett mer sammanhållet arbetssätt i fastighetsförvaltningen. Information som tidigare hanterades i parallella lösningar kan idag följas upp mer strukturerat, vilket har gjort det lättare att behålla överblick och arbeta konsekvent över hela beståndet.
Det gäller särskilt ärendeflöden, uppföljning per fastighet och samordningen mellan olika funktioner i förvaltningen. När informationen finns samlad blir det enklare att se vad som är gjort, vad som pågår och vad som behöver prioriteras.
Ett tydligare systemstöd har också minskat personberoendet i organisationen. Arbetssätt och uppföljning sitter inte längre i huvudet på enskilda personer, utan i strukturer som hela verksamheten kan arbeta efter.
Även gentemot hyresgästerna har förändringen varit märkbar. Med tydligare flöden och bättre transparens i ärendehanteringen har kommunikationen blivit mer förutsägbar och uppföljningen enklare att hålla ihop över tid.
Sammantaget har Olov Lindgren fått ett stabilare underlag för planering och beslut, samtidigt som vardagen i förvaltningen blivit mindre sårbar och mer hållbar över tid.
Det har blivit lättare att följa upp och planera, och att fatta beslut baserat på fakta istället för magkänsla.
Framtiden: Kontinuitet och utveckling i rätt takt
Samarbetet mellan Olov Lindgren och Fellowmind bygger på en relation som utvecklats över flera år. Den gemensamma förståelsen för verksamheten gör att förbättringar kan ske steg för steg, med fokus på det som skapar mest värde i vardagen.
Istället för stora omtag handlar utvecklingen om att justera, förbättra och anpassa i takt med att behoven förändras. Det ger både kontinuitet och trygghet i organisationen.
En viktig del är balansen mellan självständighet och stöd. Olov Lindgren kan själva driva sitt arbete framåt, samtidigt som Fellowmind finns nära när nya initiativ eller förändringar kräver extra kompetens.
– Vi får hjälp snabbt när vi behöver det, men kan också göra mycket själva. Det gör vardagen både tryggare och roligare i längden, säger Håkan Wahren IT-strateg, Olov Lindgren.
Med en stabil struktur på plats kan samarbetet fortsätta utvecklas i takt med verksamhetens behov. Sammantaget har det långsiktiga samarbetet gett Olov Lindgren bättre förutsättningar att arbeta mer strukturerat, fatta beslut med större trygghet och lägga mindre tid på manuella omvägar.
Vi har en bra dialog och känner att vi blir lyssnade på. Det gör att vi kan utvecklas vidare utan att behöva börja om.
