Cambio
Hur håller du samman en organisation som växer i flera länder? Intranätet och de digitala kontaktytorna blir avgörande för tydlig och konsekvent internkommunikation. När teamen är geografiskt spridda behövs en gemensam ingång till nyheter, styrande information och stöd i vardagen. För Cambio blev behovet av ett modernt intranät och en sammanhållen digital arbetsplats tydligt när antalet medarbetare ökade kraftigt.
Utmaningen: En internkommunikation som inte höll jämna steg med tillväxten
Cambio är ledande i Norden inom e-hälsa och erbjuder innovativa digitala lösningar & vårdsystem för regioner, kommuner och privata vårdgivare. När organisationen växte, både i antal medarbetare och på nya marknader, ökade också kraven på att internkommunikationen skulle vara samlad, träffsäker och lättillgänglig för alla. Den tidigare intranätlösningen gav inte det stöd som behövdes. Medarbetare la mycket tid på att leta efter information och saknade en tydlig överblick över vad som hände i verksamheten.
Information och material låg utspritt på flera olika ytor, vilket gjorde helhetsbilden otydlig och ökade risken att viktig kommunikation bara nådde vissa delar av organisationen. Samtidigt var den interna kommunikationen högt prioriterad på Cambio och det var centralt att alla medarbetare, i alla länder, enkelt skulle kunna ta del av företagets prioriteringar, nyheter och stödjande information på ett enkelt sätt. För att möta behoven behövdes en modern och sammanhållen digital arbetsplats som kunde utvecklas i takt med Cambios fortsatta expansion.
Vår tidigare lösning upplevdes svårnavigerad och stöttade inte arbetet tillräckligt bra. Vi behövde ett intranät som höll ihop organisationen.
Lösningen: Ett SharePoint-intranät som knyter ihop Cambios digitala arbetsplats
Efter en gemensam förstudie tog Cambio tillsammans med Fellowmind fram ett nytt intranät i SharePoint Online som en central del av den digitala arbetsplatsen. Målet var att skapa en tydlig och gemensam ingång till kommunikation och styrande information, där medarbetare snabbt hittar det de behöver oavsett land, roll eller team.
– Vi ville skapa en gemensam ingång som gör det enkelt att hitta rätt information i vardagen. Samtidigt var det viktigt att kunna målgruppsanpassa kommunikationen och öka kommunikationsaktiviteten i organisationen, säger Sofia Liljefors Edlund.
Lösningen bygger på Microsoft 365 och är integrerad i Microsoft Teams via Viva Connections, så att intranätet finns direkt där medarbetarna arbetar. Strukturen kombinerar en gemensam nivå för företagsövergripande nyheter och styrning med lands- och avdelningssidor för mer riktad information. På så sätt blir intranätet både samlande för hela organisationen och relevant i medarbetarnas vardag.
Arbetet genomfördes i nära samarbete mellan Cambio och Fellowmind, från analys till konfiguration, test och utbildning av redaktörer. Från projektstart till lansering tog det cirka fem månader och resultatet blev ett stabilt SharePoint-intranät som kan utvecklas vidare i takt med organisationens behov.
Vi hade en väldigt bra dynamik i projektteamet. Det var lätt att fatta beslut, hålla tempo och ändå känna att kvaliteten var med hela vägen.
Resultat: Ett intranät som stärker internkommunikation och engagemang
Lanseringen av det nya intranätet togs emot mycket positivt av medarbetarna. Många upplevde snabbt att det blivit enklare att hitta information och att den nya strukturen skapat en tydligare överblick över vad som händer i organisationen.
Intranätet har etablerats som den självklara platsen för nyheter, policys och stödmaterial. Det förenklar vardagen och ger Cambio bättre förutsättningar att kommunicera konsekvent i hela organisationen. Även om formella mätningar ännu inte genomförts ser Cambio tydliga tidiga effekter.
– Vi ser redan att viljan att bidra med nyheter och annat innehåll från olika delar av verksamheten har ökat och att fler medarbetare kan och vill ta del av innehåll, säger Sofia Liljefors Edlund.
Teams-integrationen gör samtidigt att budskap sprids snabbare och mer jämnt i organisationen. Intranätet fungerar som ett nav för internkommunikation och har blivit en viktig pusselbit för att hålla ihop en organisation som fortsätter växa och utvecklas över flera geografier.
För oss var ett intranät i Sharepoint en bra lösning som en del av vår redan existerande digitala arbetsmiljö. Det nya intranätet gör redan stor skillnad och upplevs välstrukturerat och lättillgängligt.
Framåt: En skalbar plattform för fortsatt utveckling
Det nya intranätet är startpunkten för en fortsatt utveckling av Cambios internkommunikation, med en plattform som kan växa med organisationen.
– Vi ser intranätet som en plattform vi kan bygga vidare på i takt med att behoven förändras, säger Sofia Liljefors Edlund.
Nästa steg kan handla om att finjustera strukturen, tydliggöra redaktörsroller och skapa bättre anpassning för olika målgrupper. Cambio vill också knyta intranätet närmare fler delar av Microsoft 365 för att stärka den digitala arbetsplatsen ytterligare, och låta intranätet ta en ännu tydligare roll som nav för information, dialog och stöd i vardagen. Samarbetet med Fellowmind fortsätter inom bland annat dokumenthantering, vilket bidrar till en helhetslösning för en modern och långsiktigt hållbar digital arbetsplats.
Det nya intranätet har verkligen blivit vår gemensamma hubb för internkommunikation. Det ger oss en tydligare riktning och gör det enklare att kommunicera som ett företag, oavsett var vi sitter.
Vill du veta mer?
Vi på Fellowmind har över 20 års erfarenhet av att hjälpa företag i tillväxt med digitala lösningar inom Modern Work, såsom SharePoint och Microsoft 365, inklusive rådgivning kring licenser. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig att välja rätt licenser är du varmt välkommen att höra av dig till Martin!
