Semel

Transformacja procesów i systemów jako fundament konkurencyjności

Semel jest wiodącym dostawcą systemów IT dla branży taksówkarskiej w krajach nordyckich. Firma rozwija rozwiązania do obsługi taksometrów i płatności dla sektora przewozu osób oraz administracji publicznej. Za pośrednictwem swoich spółek zależnych - Halda i Modulsystem - oferuje również rozwiązania dla transportu publicznego, systemów parkingowych oraz infrastruktury ładowania pojazdów elektrycznych.

Grupa składa się z kilku spółek prowadzących podobną działalność. Z biegiem lat każda z nich rozwijała się jednak w nieco innym kierunku - korzystała z odrębnych systemów, lokalnych sposobów pracy oraz różnych praktyk raportowania. Choć fundament działalności pozostawał wspólny, na poziomie całej grupy brakowało przejrzystości oraz spójnego modelu zarządzania.

- Rozbudowa starego rozwiązania opartego na Dynamics NAV przestała mieć uzasadnienie. System był już technologicznie przestarzały - mówi Petri Ikonen, Dyrektor Operacyjny Semel.

Jednocześnie dotychczasowy system ERP osiągnął kres swojego cyklu życia, a szczególnie w szwedzkich spółkach zauważono istotne różnice w danych, definicjach oraz sposobie raportowania. Dla zarządu było jasne, że nie chodzi wyłącznie o wymianę systemu, lecz o kompleksowy projekt transformacji i rozwoju całej organizacji.

Międzynarodowy projekt transformacji - ludzie na pierwszym miejscu, technologia jako wsparcie

W firmie Semel projekt od początku postrzegano jako inicjatywę transformacyjną, a nie wyłącznie wdrożenie nowego systemu IT. Celem było uporządkowanie procesów, wyeliminowanie silosów organizacyjnych, ujednolicenie sposobu pracy oraz zwiększenie przejrzystości zarządzania na poziomie całej grupy.

Partnerem odpowiedzialnym za realizację projektu został międzynarodowy zespół Fellowmind, który połączył doświadczenie we wdrożeniach systemów ERP z dogłębnym zrozumieniem procesów biznesowych.

- Już na etapie analizy Fellowmind profesjonalnie podszedł do naszych wyzwań i dokładnie przeanalizował obecną sytuację, nie opierając się na historycznych rozwiązaniach. Otwarty i oparty na zaufaniu model współpracy przekonał nas od samego początku - mówi Petri Ikonen z Semel.

Cele projektu zostały jasno określone. Firma zdecydowała się na wdrożenie chmurowego systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Jednocześnie, tam gdzie było to uzasadnione, zachowano znane z Dynamics NAV nazewnictwo i sposób pracy, aby ograniczyć zakres szkoleń oraz ułatwić użytkownikom przejście do nowego środowiska.

Projekt obejmował również modernizację integracji oraz całej architektury systemowej z myślą o przyszłym rozwoju. Semel od lat rozwija własne rozwiązania oparte na Microsoft Power Platform w modelu low-code, dlatego zależało mu na zachowaniu tego kierunku również po wdrożeniu nowego ERP. Istotnym elementem projektu było także szersze wykorzystanie narzędzia Power BI do raportowania i analizy danych.

Najważniejszym celem pozostawało jednak ujednolicenie sposobu działania całej grupy oraz zwiększenie przejrzystości procesów we wszystkich spółkach, niezależnie od kraju.

Zmiana sposobu myślenia, nie tylko systemu

Projekt rozpoczął się od migracji do chmury oraz szczegółowej analizy obecnego środowiska. Założeniem nie było odtworzenie starego systemu w nowej technologii, lecz zaprojektowanie rozwiązania ERP wspierającego długoterminową strategię rozwoju grupy.

Systemy Dynamics NAV funkcjonujące w trzech spółkach zostały etapami zastąpione przez Microsoft Dynamics 365 Business Central w chmurze. Od fazy analizy do zakończenia trzech niezależnych wdrożeń upłynęło około 2,5 roku, a wszystkie uruchomienia produkcyjne przeprowadzono w sposób kontrolowany i bez zakłócania działalności biznesowej.

Od strony technicznej projekt obejmował gruntowną przebudowę i ujednolicenie modeli danych. Przykładowo, struktura umów serwisowych została zaprojektowana od nowa tak, aby wspierać wspólne procesy obowiązujące w całej grupie. W ramach projektu przeprowadzono również szereg kluczowych migracji danych oraz testów akceptacyjnych, które zapewniły ciągłość działania organizacji.

Projekt miał charakter międzynarodowy. W realizację zaangażowane były zespoły z Finlandii i Szwecji, a po stronie Fellowmind uczestniczył również szwedzki konsultant finansowy, odpowiedzialny za uwzględnienie lokalnych wymagań.

- Współpraca między zespołami była bardzo ścisła. Z czasem partnerstwo rozwinęło się od współpracy pojedynczych ekspertów do szerokiego modelu działania obejmującego wiele ról i kompetencji  - mówi Laura Pihala, Kierownik Projektu w Fellowmind.

Końcowe rozwiązanie zostało rozszerzone o aplikacje oparte na Microsoft Power Platform oraz raporty przygotowane w Power BI, dzięki czemu organizacja może znacznie lepiej wykorzystywać dane w codziennym zarządzaniu. Jednocześnie zmodernizowano integracje oraz architekturę całego środowiska, tworząc solidne fundamenty pod dalszy rozwój.

Przez cały czas trwania projektu kluczową rolę odgrywało skuteczne zarządzanie zmianą. Regularnie organizowano wspólne warsztaty, analizowano procesy oraz systematycznie ujednolicano sposób pracy w całej organizacji.

Ujednolicone procesy, większa przejrzystość i wyższa efektywność

Efektem projektu było wdrożenie wspólnej, nowoczesnej platformy ERP, która wspiera realizację strategii Grupy Semel, zapewnia skalowalność oraz tworzy solidne podstawy do dalszego rozwoju. Co najważniejsze, system ERP jest dziś postrzegany jako narzędzie wspierające zarządzanie całym biznesem, a nie jedynie system zaplecza do obsługi procesów administracyjnych.

Obecnie dane, definicje oraz modele raportowania są ujednolicone w całej grupie, co zapewnia pełną przejrzystość oraz możliwość porównywania wyników pomiędzy spółkami. Zarząd ma dostęp do aktualnych i wiarygodnych danych wspierających podejmowanie decyzji, a raportowanie w Power BI otwiera nowe możliwości analizy i wykorzystania informacji biznesowych.

Dzięki bardziej przejrzystej strukturze oraz lepszej dokumentacji czas poświęcany na audyty finansowe skrócił się o kilka dni. Przyspieszeniu uległo również wiele codziennych procesów, ponieważ ograniczono liczbę działań wykonywanych ręcznie i ujednolicono sposób pracy.

Jednym z najważniejszych sukcesów projektu było skuteczne zaangażowanie pracowników w proces zmiany. Przez cały czas trwania projektu utrzymywano otwartą i szczerą komunikację, a wzajemne zaufanie między kierownikami projektu i zespołami pozwalało konstruktywnie rozwiązywać nawet najbardziej wymagające wyzwania. Każde kolejne uruchomienie Business Central przebiegało sprawniej od poprzedniego, ponieważ współpraca między zespołami była stale doskonalona.

Semel ocenił współpracę z Fellowmind jako przejrzystą, profesjonalną i opartą na wzajemnym wsparciu. Szczególnie doceniono uporządkowane metody zarządzania projektem, które pozwoliły skutecznie koordynować złożone przedsięwzięcie. Eksperci Fellowmind byli postrzegani jako zaangażowani partnerzy, którzy wspólnie z klientem rozwijali procesy i sposób działania organizacji. Takie partnerskie podejście ułatwiło przeprowadzenie transformacji i stworzyło solidne podstawy do dalszego rozwoju.

Nowa, wspólna platforma ERP - Microsoft Dynamics 365 Business Central wraz z rozwiązaniami raportowymi zapewnia dziś firmie Semel spójne fundamenty do rozwoju nowych usług, modeli operacyjnych i rozwiązań wspierających dalszy wzrost biznesu. Niezmiennie najważniejsi pozostają ludzie, a technologia pełni rolę narzędzia, które wspiera ich codzienną pracę i umożliwia rozwój organizacji.