Olov Lindgren
Wyzwanie: potrzeba większej kontroli nad procesami
W zarządzaniu nieruchomościami rzadko o sukcesie decyduje pojedyncze działanie. Kluczowe znaczenie ma umiejętność planowania prac konserwacyjnych, monitorowania zgłoszeń oraz dopilnowania, aby właściwe zadania były realizowane we właściwym czasie. To właśnie od tego zależy stabilne funkcjonowanie organizacji w dłuższej perspektywie.
Firma Olov Lindgren, zarządzająca 119 nieruchomościami w centrum Sztokholmu, obejmującymi zarówno powierzchnie komercyjne, jak i mieszkania na wynajem, potrzebowała rozwiązań, które będą wspierać jej działalność przez wiele lat.
Dotychczasowy system przestał zapewniać odpowiedni poziom przejrzystości. Monitorowanie procesów było czasochłonne, a dostęp do danych utrudniony.
Wiele zadań wykonywano poza systemem, co zwiększało liczbę czynności manualnych i powodowało zbyt duże uzależnienie organizacji od wiedzy konkretnych pracowników.
Od uzależnienia od konsultantów do pełnej kontroli nad własnymi danymi
Jednym z najważniejszych pytań, przed którymi stanęła firma Olov Lindgren, było to, jak ograniczyć zależność od zewnętrznych konsultantów i jednocześnie odzyskać kontrolę nad własnymi danymi.
Celem było przejęcie większej odpowiedzialności zarówno za procesy biznesowe, jak i zarządzanie informacją. Dzięki rekomendacjom innych firm z branży nieruchomości Olov Lindgren nawiązał kontakt z Fellowmind.
Kluczowe było dla nas to, że Fellowmind miał już doświadczenie we współpracy z innymi firmami z naszej branży. Uznałem, że to partner, któremu możemy zaufać – zarówno pod względem rozwiązania, jak i samej współpracy.
Wybór Microsoft Dynamics 365 oraz Fellowmind zapoczątkował wieloletnią współpracę opartą na uporządkowanych procesach, jasno zdefiniowanych metodach pracy i systemie, który można rozwijać wraz z organizacją.
„Każdego roku wydawaliśmy bardzo dużo pieniędzy na usługi konsultantów tylko po to, aby system działał. Jednocześnie trudno było nam korzystać z własnych danych.”
Partnerstwo stworzone z myślą o praktycznych potrzebach zarządzania nieruchomościami
Współpraca pomiędzy Olov Lindgren i Fellowmind od początku opierała się na bliskim partnerstwie, w którym tempo prac oraz priorytety były wyznaczane przez rzeczywiste potrzeby biznesowe.
„Projektowaliśmy rozwiązanie w oparciu o to, jak organizacja faktycznie funkcjonuje – jak powstają zgłoszenia, jak należy je monitorować dla poszczególnych nieruchomości oraz jak poszczególne procesy są ze sobą powiązane. Naszym celem było stworzenie struktury, która ograniczy ryzyko przeoczenia ważnych spraw i ułatwi spójną pracę całej organizacji.”
David Axelsson, Solution Architect, Fellowmind
Istotnym elementem projektu było połączenie samodzielności z bieżącym wsparciem ekspertów. Zespół Olov Lindgren może samodzielnie rozwijać i modyfikować część rozwiązania, jednocześnie mając dostęp do specjalistów Fellowmind, gdy pojawiają się nowe potrzeby.
Regularne spotkania dotyczące utrzymania i rozwoju systemu pozwalają wspólnie ustalać priorytety, omawiać usprawnienia oraz planować kolejne etapy rozwoju.
Doceniam to, że rozwiązanie opiera się na procesach. Procesy są zapisane w systemie, dzięki czemu znacznie łatwiej wykonywać pracę właściwie.
Efekty: większa przejrzystość i bardziej uporządkowana codzienna praca
Z biegiem czasu współpraca przełożyła się na bardziej spójny sposób zarządzania nieruchomościami.
Informacje, które wcześniej były rozproszone pomiędzy różnymi rozwiązaniami, można dziś monitorować w jednym miejscu. Dzięki temu organizacja zyskała większą przejrzystość oraz możliwość konsekwentnego zarządzania całym portfelem nieruchomości.
Dotyczy to przede wszystkim:
- obsługi zgłoszeń,
- monitorowania działań dla poszczególnych nieruchomości,
- współpracy pomiędzy różnymi zespołami odpowiedzialnymi za zarządzanie nieruchomościami.
Centralizacja danych pozwala łatwo sprawdzić:
- co zostało już wykonane,
- jakie działania są w toku,
- które zadania wymagają priorytetowej realizacji.
Nowe rozwiązanie znacząco ograniczyło również uzależnienie organizacji od wiedzy pojedynczych pracowników. Procesy i sposób raportowania są zapisane w systemie, dzięki czemu cała organizacja pracuje według tych samych standardów.
Zmiany odczuli także najemcy. Dzięki bardziej przejrzystym procesom i większej transparentności obsługi zgłoszeń komunikacja stała się bardziej przewidywalna, a monitorowanie spraw znacznie prostsze.
W efekcie firma Olov Lindgren dysponuje dziś znacznie lepszymi podstawami do planowania i podejmowania decyzji, a codzienna praca stała się bardziej stabilna i mniej podatna na zakłócenia.
Znacznie łatwiej jest dziś monitorować działania, planować kolejne kroki i podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie intuicję.
Przyszłość: ciągły rozwój we właściwym tempie
Współpraca pomiędzy Olov Lindgren i Fellowmind rozwija się już od kilku lat. Dobra znajomość działalności klienta pozwala stopniowo wdrażać kolejne usprawnienia, koncentrując się na rozwiązaniach, które przynoszą największą wartość w codziennej pracy.
Zamiast realizować kosztowne i kompleksowe przebudowy systemu, organizacja rozwija rozwiązanie etapami – dostosowując je do zmieniających się potrzeb biznesowych. Takie podejście zapewnia większą stabilność i bezpieczeństwo.
Istotnym elementem pozostaje równowaga pomiędzy samodzielnością a wsparciem ekspertów. Zespół Olov Lindgren może samodzielnie rozwijać system, jednocześnie mając pewność, że w razie potrzeby może liczyć na szybkie wsparcie Fellowmind.
„Gdy potrzebujemy pomocy, otrzymujemy ją bardzo szybko. Jednocześnie wiele rzeczy możemy zrobić samodzielnie. Dzięki temu codzienna praca jest prostsza i daje więcej satysfakcji.”
Håkan Wahren, Strateg IT, Olov Lindgren
Dzięki solidnym podstawom współpraca może być dalej rozwijana wraz z rozwojem organizacji. Długoterminowe partnerstwo pozwoliło firmie Olov Lindgren pracować w bardziej uporządkowany sposób, podejmować decyzje z większą pewnością oraz poświęcać mniej czasu na ręczne i nieefektywne działania.
Mamy bardzo dobrą komunikację i czujemy, że nasze potrzeby są wysłuchiwane. Dzięki temu możemy rozwijać się dalej, bez konieczności zaczynania wszystkiego od nowa.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
W Fellowmind dbamy o to, aby Twoje rozwiązania cyfrowe były bezpieczne i zawsze aktualne - tak, byś mógł pracować wydajnie i bez przestojów. Skontaktuj się z nami, by porozmawiać o tym, co możemy dla Ciebie zrobić.
