GevelBeheer Nederland zyskuje większą kontrolę nad serwisem i rozwojem dzięki Dynamics 365
GevelBeheer Nederland specjalizuje się w serwisie, konserwacji i doradztwie w zakresie fasad, okien, drzwi i ram okiennych. Firma działa niezależnie na terenie całej Holandii, posiada kilka oddziałów i zatrudnia około 45 techników serwisowych. Każdego dnia realizują oni zgłoszenia awarii, prace konserwacyjne i projekty renowacyjne – od naprawy zacinającego się okna po modernizację całych osiedli. Rozwój firmy i duża różnorodność realizowanych prac sprawiły, że potrzebna była większa przejrzystość procesów.
Ograniczenia dotychczasowego systemu
Przez wiele lat GevelBeheer Nederland korzystał z systemu ERP, który z czasem stał się przestarzały.
„Pod względem technicznym system po prostu osiągnął koniec swojego cyklu życia” – mówi Remco Visser, IT Manager w GevelBeheer Nederland. „Praktycznie nie był już wspierany, a przez lata rozbudowano go o wiele niestandardowych rozwiązań. Kiedyś miało to sens, ale z czasem coraz mniej odpowiadało naszym potrzebom.”
Jednocześnie organizacja nadal się rozwijała. Przybywało klientów, obsługiwanych obiektów i wizyt serwisowych.
„Mieliśmy dużo danych, ale brakowało między nimi powiązań” – mówi Leon van den Brink, Team Leader Customer Service. „Trudno było uzyskać rzeczywisty obraz tego, co dzieje się w danej lokalizacji i jak często do niej wracamy.”
Wspólnie z Fellowmind GevelBeheer zdecydował się zbudować swoje technologiczne fundamenty od nowa.
Mieliśmy dużo danych, ale brakowało między nimi powiązań.
Najpierw przejrzystość, potem automatyzacja
Zamiast od razu przystępować do wymiany systemu, projekt rozpoczął się od dokładnego określenia potrzeb firmy. Jak obecnie wygląda świadczenie usług? Jak powinno wyglądać za kilka lat? I jaka platforma najlepiej odpowie na te potrzeby?
Wybór padł na Microsoft Dynamics 365 jako centralną platformę. Jednym z najważniejszych powodów była możliwość odpowiedniego uporządkowania danych.
„Chcieliśmy odejść od nieustrukturyzowanych danych i potrzebowaliśmy informacji, które można analizować” – mówi Leon. „Teraz możemy powiązać historię serwisową z konkretnymi obiektami i ich poszczególnymi elementami.”
Taka wiedza jest niezbędna do lepszego zarządzania działalnością.
„Chcemy w mniejszym stopniu polegać na intuicji, a bardziej na faktach” – mówi Leon. „Ile razy byliśmy w danej lokalizacji? Jakie problemy regularnie tam występują? I co to oznacza z perspektywy konserwacji lub rekomendacji dla klienta?”
Procesy, które rozwijają się razem z firmą
Przejście na Dynamics 365 było również okazją do ponownego przyjrzenia się procesom. Logistyka, zakupy i obsługa serwisowa zostały uporządkowane i bardziej precyzyjnie zdefiniowane.
„Wcześniej można było po prostu wziąć coś z magazynu i zabrać ze sobą” – mówi Remco. „Teraz stoi za tym jasno określony proces. Trzeba się do tego przyzwyczaić, ale dzięki temu znacznie łatwiej nad wszystkim zapanować.”
Według Leona właśnie tutaj zaszła jedna z największych zmian.
„Nowe oprogramowanie daje szansę na zmianę sposobu pracy. Jednocześnie jest to wyzwanie, ponieważ trzeba przejść przez tę zmianę wspólnie, podczas gdy codzienna praca cały czas trwa.”
Ludzie i adopcja w centrum uwagi
Dlatego od samego początku dużą wagę przywiązywano do adopcji nowego rozwiązania. Pracownicy z różnych obszarów firmy zostali zaangażowani jako key userzy i pełnili rolę osób kontaktowych dla swoich współpracowników. Ich zadaniem było nie tylko nauczenie się obsługi systemu, ale również wyjaśnianie, dlaczego określone sposoby pracy ulegają zmianie.
Takie podejście pozwoliło sprawnie przeprowadzić organizację przez okres transformacji. Uruchomienie systemu przebiegło bez zakłóceń, a codzienna działalność firmy była kontynuowana bez przestojów. Był to jeden z kluczowych warunków całego projektu.
Współpraca oparta na partnerstwie
Współpraca z Fellowmind wykraczała poza samo wdrożenie.
„W pewnym momencie naprawdę mieliśmy wrażenie, jakbyśmy pracowali z kolegami z jednego zespołu” – mówi Leon. „Przez półtora roku bardzo intensywnie ze sobą współpracujesz. Musisz więc mieć możliwość otwartej dyskusji i po prostu dobrze się ze sobą dogadywać.”
W pewnym momencie naprawdę mieliśmy wrażenie, jakbyśmy pracowali z kolegami z jednego zespołu.
Otwarta komunikacja ułatwiała podejmowanie właściwych decyzji.
„Nie bali się powiedzieć wprost, kiedy uważali, że coś nie zadziała” – mówi Leon. „Ich rekomendacje, oparte na doświadczeniach z innymi organizacjami serwisowymi, pomogły nam zachować prostotę i skuteczność rozwiązań.”
Remco postrzega Fellowmind przede wszystkim jako partnera do konsultacji.
„My jesteśmy użytkownikami, a oni specjalistami. Dotyczy to również przyszłości. Jeśli chodzi o dane, AI czy Copilot, oczekuję, że będą nam pokazywać, które rozwiązania rzeczywiście mogą przynieść nam wartość.”
Fundamenty są gotowe – czas na dalszy rozwój
Od momentu uruchomienia GevelBeheer w pełni korzysta z Dynamics 365 – bez zakłóceń w działalności. „Uruchomiliśmy system bez zatrzymywania operacji” – mówi Remco. „Już samo to uważam za sukces.” Teraz firma może skupić się na pełniejszym wykorzystaniu danych i nowych możliwości. „Najpierw musieliśmy zadbać o solidne podstawy” – mówi Remco. „Teraz już je mamy. Daje nam to większy spokój w codziennym funkcjonowaniu i przestrzeń do dalszej profesjonalizacji działalności.”
Chcesz dowiedzieć się więcej?
W Fellowmind dbamy o to, aby Twoje rozwiązania cyfrowe były bezpieczne i zawsze aktualne - tak, byś mógł pracować wydajnie i bez przestojów. Skontaktuj się z nami, by porozmawiać o tym, co możemy dla Ciebie zrobić.
