Semel
Prosessi- ja järjestelmäuudistus kilpailukyvyn edellytyksenä
Semel on Pohjoismaiden johtava taksialan tietojärjestelmien toimittaja, joka kehittää taksamittari- ja maksuliikennejärjestelmiä henkilökuljetusalan sekä julkishallinnon tarpeisiin. Tytäryhtiöidensä (Halda ja Modulsystem) kautta Semel tarjoaa ratkaisuja myös julkisen liikenteen, pysäköinnin ja sähköajoneuvojen latausjärjestelmien saralla.
Konserni koostuu useista yhtiöistä, joilla on samankaltainen liiketoiminta. Vuosien varrella yhtiöt olivat kuitenkin kehittyneet osittain omiin suuntiinsa: käytössä oli eriytyneitä järjestelmiä, paikallisia toimintamalleja ja toisistaan poikkeavia raportointikäytäntöjä. Vaikka liiketoiminnan perusta oli sama, konsernitasolla läpinäkyvyys ja yhtenäinen ohjaus puuttuivat. “Vanhan NAV-pohjaisen ratkaisun päälle ei kannattanut enää rakentaa uusia laajennuksia. Järjestelmä oli teknisesti vanhentumassa”, sanoo Semelin operatiivinen johtaja Petri Ikonen.
Samalla kun toiminnanohjausratkaisu oli tullut elinkaarensa päähän, erityisesti Ruotsin yhtiöissä tunnistettiin merkittäviä eroja luvuissa, käsitteissä ja raportoinnissa. Johtoryhmälle oli selvää, että kyse ei ollut pelkästä järjestelmävaihdosta, vaan laajemmasta muutos- ja kehityshankkeesta.
Jo alkuvaiheessa sovimme periaatteesta, joka ohjasi koko projektia: ihmiset ennen teknologiaa. Uusi ERP on mahdollistaja, mutta todellinen muutos syntyy toimintatavoissa, johtamisessa ja arjen tekemisessä.
Kansainvälinen muutoshanke: ihmiset edellä, teknologia tukena
Sisäisesti hanke nähtiin muutoshankkeena, ei pelkkänä IT-projektina: tavoitteena oli prosessien selkeyttäminen, siilojen purkaminen, yhtenäistäminen ja konsernitason läpinäkyvyys.
Ratkaisun toimittajakumppaniksi Semel valitsi Fellowmindin kansainvälisen tiimin, jossa yhdistyi vahva sisältö- ja ERP-osaaminen sekä kyky tarkastella kokonaisuutta liiketoiminnan näkökulmasta. “Fellowmind vastasi kartoitusvaiheessa haasteeseen ammattimaisesti, ja paneutui nykytilaan ilman historiallisten ratkaisujen painolastia. Luottamuksellinen ja avoin yhteistyömalli vakuutti jo lähtötilanteessa”, kertoo Semelin Petri Ikonen.
Hankkeen tavoitteet määriteltiin selkeästi. ERP-järjestelmä haluttiin uudistaa Microsoft Dynamics 365 Business Central -pilviratkaisuun. Sen rinnalla NAVista tutut käsitteet haluttiin säilyttää soveltuvin osin, jotta koulutustarve pysyisi hallittuna ja käyttäjien arki sujuvana.
Lisäksi tavoitteena oli modernisoida rajapinnat ja kokonaisarkkitehtuuri vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Semel on itse kehittänyt Power Platform -pohjaisia ratkaisuja low-code -periaatteella, ja tätä haluttiin hyödyntää myös jatkossa. Myös Power BI:n vahvempi hyödyntäminen oli keskeinen osa uutta kokonaisratkaisua.
Tärkeintä oli kuitenkin konsernin toimintatapojen yhtenäistäminen ja läpinäkyvyyden kasvattaminen yli maarajojen.
Tavoitteena ajattelutavan muutos
Hanke käynnistyi pilvisiirtymän ja nykytilan perusteellisella kartoituksella. Tavoitteena ei ollut rakentaa uutta järjestelmää vanhan kopiona, vaan suunnitella ERP tukemaan konsernin tulevaa visiota. Kolmen konserniyhtiön NAV-ratkaisut uudistettiin vaiheittain Microsoft Dynamics 365 Business Central -pilviratkaisuiksi. Kartoituksesta kolmeen erilliseen käyttöönottoon kului noin 2,5 vuotta, ja kaikki yhtiöt saatiin tuotantoon hallitusti.
Teknisesti hanke sisälsi merkittävän tietomallien uudelleenrakennuksen ja yhtenäistämisen. Esimerkiksi huoltosopimusten rakenteet suunniteltiin uudelleen tukemaan konsernin yhteisiä toimintamalleja. Projektissa toteutettiin useita kriittisiä migraatioita ja hyväksyntätestauksia, joiden avulla varmistettiin liiketoiminnan jatkuvuus.
Hanke oli aidosti kansainvälinen. Toteutuksessa olivat mukana Suomen ja Ruotsin organisaatiot, ja tiimiin kuului myös Fellowmindin ruotsalainen talouskonsultti varmistamassa paikallisten vaatimusten huomioimisen. “Yhteistyö tiimien välillä oli tiivistä, ja projektin aikana kumppanuus syveni yksittäisten asiantuntijoiden yhteistyöstä laajemmaksi, eri roolit yhdistäväksi toimintamalliksi”, sanoo Fellowmindin projektipäällikkö Laura Pihala.
Ratkaisukokonaisuuteen integroitiin myös Power Platform -ratkaisuja sekä datan päälle rakennettuja Power BI -raportointinäkymiä, jotka mahdollistavat tiedon aiempaa monipuolisemman hyödyntämisen. Samalla rajapinnat ja kokonaisarkkitehtuuri modernisoitiin tukemaan jatkokehitystä.
Tavoitteena ei ollut vain tekninen käyttöönotto, vaan ajattelutavan muutos: ERP ei ole pelkkä talousjärjestelmä, vaan liiketoiminnan johtamisen väline. Tässä onnistuimme.
Koko projektin ajan muutosjohtaminen oli keskiössä. Yhteisiä työpajoja, prosessien läpikäyntejä ja toimintatapojen harmonisointia tehtiin systemaattisesti.
Yhtenäiset toimintatavat, parempi läpinäkyvyys ja kasvanut tehokkuus
Hankkeen lopputuloksena Semel sai käyttöönsä yhteisen, modernin ERP-alustan, joka tukee konsernin visiota, skaalautuvuutta ja jatkuvaa kehittämistä. Mikä tärkeintä: ERP nähdään nyt liiketoiminnan työkaluna, ei pelkkänä taustajärjestelmänä.
Finanssipuolella saavutettiin yhtenäisempi rakenne, mutta vielä merkittävämpi muutos syntyi operatiivisessa tekemisessä. Konsernin toimintatavat yhtenäistyivät yli yhtiö- ja maarajojen.
Luvut, käsitteet ja raportointimallit ovat nyt yhteisiä, mikä mahdollistaa aidon läpinäkyvyyden ja vertailtavuuden. Johtoryhmä saa ajantasaista ja luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi, ja Power BI -raportointi avaa datan hyödyntämiseen uusia mahdollisuuksia.
Tilintarkastuksiin käytetty aika lyheni useilla päivillä selkeämmän rakenteen ja paremman dokumentaation ansiosta. Lisäksi useiden työtehtävien ja prosessivaiheiden kesto nopeutui, kun manuaalisia vaiheita voitiin vähentää ja toimintamallit yhdenmukaistaa.
Yksi hankkeen keskeisistä onnistumisista oli ihmisten sitouttaminen muutokseen. Avoin ja rehellinen keskusteluyhteys säilyi koko projektin ajan. Projektipäälliköiden sekä tiimien välinen luottamus mahdollisti myös haastavien kysymysten käsittelyn rakentavasti. Jokainen Business Central go-live onnistui edellistä paremmin, kun yhteistyö kehittyi jatkuvasti.
Semel koki, että yhteistyö oli selkeää, ammattimaista ja hyvin tuettua puolin ja toisin. Erityistä kiitosta saavat Fellowmindin selkeät projektinhallintamallit, jotka auttoivat pitämään laajan hankekokonaisuuden näpeissä. Fellowmindin asiantuntijat koettiin aidosti sitoutuneiksi ja välittäviksi. He auttoivat kehittämään prosesseja ja toimintamalleja yhdessä asiakkaan kanssa. Tämä kumppanuusajattelu vahvisti muutoksen läpivientiä ja loi perustan jatkuvalle kehittämiselle.
Fellowmindin projektipäällikön erinomainen kokonaistilannekuva ja myös muutoksenhallinnan tärkeyden ymmärtäminen loi meille hyvin suorituskykyiset projektitiimit, jotka pääsivät pureutumaan aitoihin kehityskohteisiin, itse ERP-käyttöönoton etenemisen rinnalla
Uusi yhteinen Business Central ERP- ja raportointialusta antaa Semelille nyt yhtenäisen perustan, jonka päälle voidaan rakentaa uusia palveluja, toimintamalleja ja liiketoiminnan kasvua tukevia ratkaisuja — ihmiset edelleen keskiössä, teknologia heidän työnsä mahdollistajana.
