Nowoczesna współpraca z Microsoft Teams: wolność bez chaosu
Ponieważ cyfrowa współpraca stała się nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania wielu organizacji, kluczowe jest wybranie odpowiednich narzędzi, które ułatwią i usprawnią wspólne działania. Dla wielu firm oczywistym wyborem jest Microsoft Teams – i to z dobrego powodu. Teams oferuje zintegrowaną platformę wspierającą wszystko – od szybkiej komunikacji na czacie, przez rozmowy wideo i spotkania, po udostępnianie dokumentów i integrację z innymi aplikacjami Microsoft 365. Jednak wraz z dużą swobodą i ogromnym potencjałem pojawia się również duża odpowiedzialność – bez odpowiedniej struktury łatwo o chaos. W tym artykule dzielimy się naszymi doświadczeniami i rekomendacjami.
Microsoft Teams: swoboda współpracy
Dzięki Microsoft Teams pracownicy mogą szybko i łatwo tworzyć przestrzenie do współpracy. Ta elastyczność sprzyja kreatywności i produktywności — nowy zespół można utworzyć w zaledwie kilka minut, aby sprostać potrzebom projektu, zadaniom działu czy inicjatywom społecznym.
Z doświadczenia jednak wiemy, że ta swoboda często prowadzi do nadmiaru nieaktywnych, zduplikowanych lub źle zarządzanych zespołów. Wiele organizacji dobrze zna ten problem – zespoły są tworzone bez jasnej struktury zarządzania, celu czy właściciela. W efekcie informacje stają się trudne do odnalezienia, ponownego wykorzystania, a w najgorszym przypadku – mogą zostać utracone w wyniku przypadkowego usunięcia.
Kontrola i struktura: klucz do trwałej współpracy
Aby zapewnić, że współpraca pozostanie efektywna i dobrze zorganizowana, konieczne jest wdrożenie strategii zarządzania. Warto opracować jasne wytyczne i struktury określające, w jaki sposób zespoły są tworzone, prowadzone i utrzymywane w czasie. Choć praca nad potencjalnymi problemami przyszłości może wydawać się mało ekscytująca, to inwestycja, która się opłaca — lepiej od początku utrzymać porządek niż później próbować uporządkować chaos.
Kluczowe elementy naszej metody zarządzania
- Zabezpieczenie własności: dbamy o to, by każdy zespół miał zawsze co najmniej jednego aktywnego właściciela, a w razie jego braku reagujemy proaktywnie.
- Przejrzystość i organizacja: umożliwiamy łatwe sortowanie i kategoryzowanie zespołów – np. według projektów lub działów – w czytelnych i uporządkowanych listach.
- Łatwe wprowadzanie nowych pracowników: nowi członkowie zespołu mogą być szybko dodawani do odpowiednich grup z właściwymi rolami.
- Automatyczne archiwizowanie: nieaktywne zespoły mogą być automatycznie archiwizowane, co pozwala utrzymać porządek i zmniejszyć bałagan.
Złoty środek
Wiemy, że wiele organizacji zrezygnowało ze sztywnej struktury i teraz zmaga się z nadmiarem zespołów wymagających uporządkowania. Znamy też te, które wprowadziły silne ograniczenia – swoistą „blokadę” – aby zapobiec chaosowi. Choć takie podejście zapewnia porządek, często ogranicza ono współpracę.
Oba rozwiązania są zrozumiałe, ale mają swoje wady. Z naszego doświadczenia wynika, że nie trzeba wybierać między jednym a drugim – znalezienie złotego środka jest kluczem do stworzenia produktywnego i harmonijnego środowiska współpracy.
Chętnie pomożemy
W Fellowmind pomagamy znaleźć ten złoty środek, łączący swobodę współpracy z potrzebą kontroli. Dzięki wykorzystaniu naszej metody zarządzania i narzędzia IntraActive Governance, które wspiera tworzenie przejrzystych ram działania w Microsoft Teams, możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy zyskają potrzebną elastyczność w dobrze zorganizowanej strukturze.
W Fellowmind opracowaliśmy narzędzie i metodę, które dają pracownikom swobodę tworzenia zespołów, a jednocześnie zapewniają jasną strukturę i kontrolę w dłuższej perspektywie. Nasze podejście opiera się na zestawie rekomendacji i dobrych praktyk, wspólnych ramach działania oraz aplikacji w Teams, która pomaga wprowadzić porządek we wszystkich przestrzeniach współpracy.
Porozmawiajmy!
Stoisz przed wyzwaniem i szukasz odpowiedniego partnera do współpracy? Niezależnie od Twoich potrzeb, jesteśmy tutaj, aby Cię wysłuchać. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy pomóc Ci osiągnąć Twoje cele.
Po przesłaniu formularza odpowiednia osoba skontaktuje się z Tobą w możliwie najkrótszym czasie, aby udzielić niezbędnych informacji i pomocy.
