Green Factory

W związku z dynamicznym rozwojem i idącymi za tym wyzwaniami firma Green Factory – wiodący polski producent i lider rynku warzyw, sałat i świeżych dań gotowych  – podjęła decyzję o wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań technologicznych, by skutecznie realizować swoje ambitne cele biznesowe. Za wdrożenie kompleksowego projektu, opartego na systemie Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management, odpowiadała firma Fellowmind Poland. Wdrożenie objęło wszystkie strategiczne obszary działalności firmy, zapewniając ich pełną integrację i cyfrową transformację w oparciu o najnowsze rozwiązania technologiczne w chmurze Microsoft.

Green Factory to polska firma rodzinna i wiodąca spółka Grupy Kapitałowej Green Holding, która rozwija się konsekwentnie od blisko trzydziestu lat. Specjalizuje się w produkcji świeżej roślinnej żywności m.in. mixów sałat i warzyw  oraz gotowych dań i sałatek. Firma posiada zakłady w Polsce, na Litwie, Węgrzech, w Ukrainie oraz Rumunii i obsługuje kilkanaście rynków w regionie CEE. Jest częścią Grupy Green Holding działającej w zintegrowanym modelu biznesowym „od pola do stołu” i łączącej uprawy (Green Crops), hydroponikę (Smart Vegetables Innovations), produkcję i pakowanie żywności (Green Factory), logistykę chłodniczą (GFL) oraz centrum usług wspólnych (Green Business Centre), co zapewnia pełną kontrolę jakości na każdym etapie. Green Factory oferuje rozwiązania dla sieci handlowych, HoReCa i klientów B2B, rozwija marki Fit&Easy i Primavega oraz oferty private label. Firma buduje długofalowe partnerstwa, skraca łańcuchy dostaw i inwestuje w nowoczesne technologie, kierując się filozofią „The Power of Green”, która łączy zdrowie, innowacje i odpowiedzialność.

Adresując największe wyzwania Green Factory związane m.in. z rozproszoną strukturą, zróżnicowanym tech-stackiem i fragmentarycznością procesów, Fellowmind zaproponował holistyczne podejście do transformacji, obejmujące wszystkie kluczowe obszary.  

Wyzwania i cele biznesowe 

Główne cele biznesowe przyświecające wdrożeniu nowego systemu obejmowały m.in. przejście z reaktywnego na proaktywne zarządzanie w czasie rzeczywistym, zwiększenie przejrzystości i integracji w obrębie całego łańcucha dostaw oraz budowę zintegrowanego banku danych wspierającego podejmowanie decyzji na każdym poziomie realizacji procesu. Kluczowym wyzwaniem była również automatyzacja i cyfryzacja procesów, połączenie danych finansowych z operacyjnymi, a także wsparcie strategicznych decyzji poprzez zaawansowane symulacje i analizy. Green Factory dążyła do przekształcenia systemu ERP z funkcjonalnego narzędzia operacyjnego w strategiczną platformę zarządzania dającą firmie znaczącą przewagę konkurencyjną.

Technologie wykorzystane w projekcie 

Na etapie planowania i projektowania rozwiązania dla projektu, jako narzędzia wpisujące się najbardziej efektywnie w realizację celów i wymagań, wybrano szereg zaawansowanych technologii, w tym Dynamics 365 Finance and Operations, Jedox, Power Platform, Power BI wraz z Synapse Link oraz Azure Services. Kluczowym aspektem było połączenie danych finansowych z operacyjnymi – umożliwiające m.in. raportowanie kluczowych wskaźników oraz zapewnienie spójności danych we wszystkich lokalizacjach i spółkach grupy. Integracja z systemami zewnętrznymi przy użyciu usług Azure i D365 pozwoliła na zbudowanie jednorodnego modelu danych i procesów, który stał się fundamentem do dalszych wdrożeń w Europie Środkowo-Wschodniej i do kontynuacji dynamicznego rozwoju Green Factory.

Punktem startowym projektu była szczegółowa analiza procesów biznesowych w Green Factory, w rezultacie której określono obszary mające największy wpływ na efektywność operacyjną i strategiczne decyzje w całej organizacji a także wyznaczono priorytety wdrożeniowe – m.in. optymalizację procesów planowania i harmonogramowania oraz wsparcie procesów SCM, zapewnienie możliwości śledzenia pochodzenia produktów (traceability), centralne zarządzanie danymi oraz zaawansowaną analitykę biznesową obszarów operacyjnych wspierających proces podejmowania decyzji.

SCM (Supply Chain Management, czyli zarządzanie łańcuchem dostaw)

W systemie Dynamics 365 obszar logistyki kompleksowo wspiera kompletację i optymalizację wykorzystania palet oraz środków transportu, realizując wysyłki zgodnie z zasadą FEFO i kontrolując przypisanie partii do zleceń. Obsługuje wydania pełnopaletowe oraz palety mix i non-mix, automatycznie przesuwając pełne palety do stref kompletacji, co usprawnia dostęp w magazynach rzędowych. Proces załadunku zawiera kontrolę kompletności, wydruk etykiet i monitorowanie postępu online, a system zapewnia pełne traceability z dokładnością do pracownika i czasu. Dodatkowo obsługiwane są zaawansowane przeliczniki paletowe, a planowanie logistyki wspomaga generowanie wirtualnych samochodów dla optymalizacji transportu.

WMS (Warehouse Management System)

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS) znacząco zwiększyło efektywność operacji magazynowych, integrując je z kluczowymi procesami produkcyjnymi i logistycznymi. System zapewnia pełną kontrolę nad przepływem surowców, półproduktów i gotowych wyrobów, minimalizując błędy i umożliwiając monitorowanie zasobów w czasie rzeczywistym. WMS pozwolił na precyzyjne zarządzanie przestrzenią magazynową oraz automatyzację procesów kompletacji i pakowania, co usprawniło przepływ towarów między magazynem, produkcją i transportem. 

Traceability - transparentność operacyjna

Ważnym obszarem rozwoju była pełna transparentność operacyjna (traceability) praktycznie w całym procesie produkcyjno-logistycznym. Traceability jako integralne rozwiązanie środowiska Microsoft Dynamics, pozwala śledzić praktycznie całą drogę produktu -począwszy od uprawy roślin, wejścia surowca do obiegu, produkcji półproduktów i produktów gotowych, poprzez śledzenie nośników magazynowych z dokładnością do lokalizacji, pracownika, daty i czasu wykonania, aż po kontrolę wydań, czyli kto przygotował ładunek i kiedy został on załadowany. Wprowadzono także zaawansowane przeliczniki, uwzględniające indeksy, dostawców, odbiorców, opakowania i rodzaje nośników. 

Centralne zarządzanie danymi – Master Data Management 

Green Factory postawiło na centralizację zarządzania danymi jako fundament zapewnienia spójności, dokładności i dostępności kluczowych danych, takich jak informacje o klientach, dostawcach, surowcach i produktach. Dzięki temu firma znacząco zmniejszyła ryzyko błędów ludzkich, zyskała klarowną spójność w zakresie integracji różnych systemów, utrzymuje przejrzystość operacyjną oraz możliwość podejmowania decyzji na podstawie rzetelnych i zawsze aktualnych danych. To podejście przygotowało organizację na dalszy rozwój oraz skalowanie działalności.

Business Intelligence

Wdrożenie rozwiązań Business Intelligence opartych na Power BI i Azure Synapse Link umożliwiło Green Factory integrację i analizę danych pochodzących z różnych obszarów działalności – od finansów, przez produkcję i logistykę, aż po sprzedaż. Dzięki centralnemu środowisku raportowemu firma zyskała możliwość bieżącego monitorowania kluczowych wskaźników efektywności(KPI), generowania raportów i analiz. W pełni zintegrowany model danych pozwala na szybki dostęp do zintegrowanych, czystych i rzetelnych danych pochodzących z różnych źródeł, wychwytywanie anomalii, korygowanie procesów na bieżąco oraz odciążenie systemów transakcyjnych, co zwiększyło ich wydajność i stabilność. Połączenie tych perspektyw umożliwiło podejmowanie decyzji opartych na danych, a nie na intuicji, co sprzyja budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Prognozowanie, planowanie i realizacja produkcji

W ramach projektu uruchomiono moduł planowania produkcji będący integralną częścią Microsoft Dynamics 365, a także zintegrowano zewnętrzne narzędzie - technologię Jedox - służące m.in. do prognozowania sprzedaży. Integracja ta pozwoliła połączyć dane popytowe z możliwościami produkcyjnymi i logistycznymi, co umożliwiło bardziej precyzyjne planowanie i szybsze reagowanie na zmiany rynkowe. Istotnym elementem było także usprawnienie procesów S&OP oraz podejmowanie decyzji w oparciu o dane rzeczywiste i prognozy. 

W systemie Dynamics 365 obszar MRP wspiera Green Factory w planowaniu zakupów surowca i materiałów pomocniczych oraz tworzeniu zleceń produkcyjnych w zakresie ich procesu technologicznego, uwzględniając zarówno bieżące stany magazynowe, jak i spodziewane dostawy na podstawie zamówień oraz planowanych zakupów. Obszar planowania działa w oparciu o planowanie krótko-, średnio- i długoterminowe z precyzyjnie i adekwatnie dla branży definiowanymi horyzontami czasowymi i odpowiednimi modelami prognoz, a także korzysta z zewnętrznych forecastów sprzedaży, m.in. wykorzystując do tego zintegrowane z Dynamics rozwiązanie Jedox. Kluczową funkcją jest planowanie produkcji względem dostępności surowców, które pozwala określić możliwą do wyprodukowania ilość na dany dzień, analizując zapotrzebowanie wynikające z zamówień, forecastów i przeniesień międzymagazynowych.

Obszar przyjęcia i wykorzystania surowca w systemie zapewnia kontrolę jakości oraz pełną identyfikację partii, uruchamiając zlecenia kontroli jakości, które potwierdzają lub zmieniają ocenę surowca przy rejestracji przyjęcia. System pozwala też na wprowadzenie szacowanego odpadu na podstawie analizy próbki oraz obsługuje datę cięcia, co umożliwia unikalną identyfikację partii i precyzyjne określenie terminu przydatności. Planowane są dodatkowe funkcje, takie jak jednolite etykiety, pełne dane partii (np. data zbioru surowca).

W systemie dla obszaru produkcji dostępne są funkcje wspierające cały proces wytwórczy — od planowania zleceń na półprodukty i wyroby gotowe, przez optymalne wykorzystanie surowców zgodnie z recepturami i dostępnością zapasów, aż po kalkulację standardowych i rzeczywistych kosztów produkcji oraz ewidencję czasu pracy maszyn i pracowników. System umożliwia rejestrowanie zużycia mediów, wag przy trymmingu oraz integrację danych z pakowarek, a także oferuje raportowanie, alertowanie online i automatyczne powiadomienia. Dodatkowo moduł zarządzania składnikami majątku wspiera utrzymanie ruchu poprzez digitalizację i prewencję awarii.

Kontrola jakości 

W branży o charakterze fresh food jakość to jeden z elementów przewagi konkurencyjnej. Wdrożenie zaawansowanego systemu kontroli jakości całkowicie zmieniło zarządzanie surowcami i produktami w firmie. Zautomatyzowany monitoring jakości pozwolił wyeliminować ręczne metody oceny i papierową dokumentację, zwiększając precyzję oraz efektywność procesów. Szczegółowe raporty pozwalają na lepszą kontrolę surowców, dają podstawę do poprawy efektywności finansowej we współpracy z dostawcami oraz lepsze zarządzanie kosztem surowca.

W systemie D365 kontrola jakości obejmuje pełną rejestrację i zarządzanie testami dla surowców, materiałów i produktów, ze wsparciem automatycznego tworzenia zleceń kontroli lub możliwością ich ręcznego uruchomienia. Całość procesów realizowana jest na urządzeniach mobilnych, bezpośrednio podczas dostaw czy realizacji produkcji, co skraca czas dostępu do najświeższych informacji dotyczących oceny jakości, a co najważniejsze, zwiększa bezpieczeństwo samego produktu. System zapewnia pełne śledzenie partii, począwszy od procesu przyjęcia, poprzez wszystkie przeniesienia, aż do wydania, wspierane raportami Power BI, automatyzacją odczytów oraz systemem alertów umożliwiających szybką reakcję na zmiany oceny jakości czy niezgodności, kierując powiadomienia od razu do odpowiednich właścicieli biznesowych.

Logistyka i transport 

Wdrożenie modułu transportowego zrewolucjonizowało zarządzanie procesami transportowymi w firmie. Automatyzacja usprawniła zarządzanie ładunkami, ale przede wszystkim wsparła proces zarządzania kosztami transportu oraz logistyką dostaw i wysyłek wyrobów. Moduł umożliwia skanowanie i weryfikację ładunków i palet, redukując czas obsługi i minimalizując błędy. Dzięki integracji z systemem Dynamics 365 Green Factory może planować trasy transportowe, uwzględniając czynniki takie jak czas przejazdu i obciążenie pojazdów oraz koszt transportu. Automatyczne prognozowanie kosztów transportu wspiera lepszą kontrolę finansową w zakresie CF i transparentność takiego składnika rentowności, jakim jest transport.

Sprzedaż

W systemie Microsoft Dynamics 365 obszar sprzedaży został zaprojektowany z myślą o elastycznym dostosowywaniu oferty handlowej do zróżnicowanych potrzeb klientów. Umożliwia kompleksowe zarządzanie cennikami, promocjami, rabatami, listingami produktów oraz umowami sprzedaży, co pozwala na sprawne reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe i indywidualne wymagania odbiorców. Zaawansowane raportowanie w zakresie sprzedaży, zwrotów i reklamacji pozwala na dogłębną analizę danych w różnych przekrojach, wspierając podejmowanie decyzji biznesowych. Rozpoczynając od rejestracji zapotrzebowań zakupowych i śledzenia całego cyklu – od planowania, przez testowanie, aż po komercjalizację nowości produktowych.

Innym ważnym krokiem usprawniającym procesy biznesowe było przygotowanie rozwiązania obsługującego umowy rabatowe retro. Są to porozumienia handlowe, w których rabaty są naliczane po zakończeniu określonego okresu sprzedaży — np. miesiąca, kwartału czy roku — na podstawie rzeczywistego wolumenu zakupów. Są one szczególnie popularne w dużych sieciach handlowych i korporacjach, gdzie służą jako narzędzie motywujące do zwiększenia obrotów.

Zakupy

Obszar zakupów w systemie Dynamics 365 został kompleksowo zmodernizowany, aby zapewnić pełne wsparcie dla całego procesu zaopatrzenia – od momentu planowania potrzeb zakupowych, poprzez generowanie i obsługę zamówień. System pozwala na automatyczne tworzenie zamówień w oparciu o prognozy, aktualne stany magazynowe i zapotrzebowania produkcyjne, co znacząco zwiększa efektywność planowania. Rozbudowana funkcjonalność obejmuje również zarządzanie cennikami, rabatami, umowami zakupowymi, zapytaniami ofertowymi, zwrotami oraz rabatami retrospektywnymi.

Kontroling i księgowość

W obszarze kontrolingu kluczowym celem była możliwość wyceny produktów według rzeczywistego kosztu wytworzenia oraz analizy rentowności produktów w rozbiciu na wszystkie składowe kosztu produktu. System na bieżąco szacuje koszt każdego zlecenia produkcyjnego, wylicza na bieżąco koszty zużycia surowców i materiałów na podstawie danych z produkcji oraz ewidencjonuje rzeczywisty czas pracy maszyn i operatorów, a następnie na zakończenie miesiąca aktualizuje go w oparciu o rzeczywiste koszty, co pozwala na precyzyjne określenie rentowności każdej partii produkcji. Użytkownicy mają również dostęp do kluczowych wskaźników kontrolingowych i mogą nimi zarządzać z poziomu Power BI, co wspiera podejmowanie decyzji finansowych. Z kolei obszar księgowości zapewnia wsparcie w zakresie ewidencji wszystkich operacji księgowych, rozbudowaną ewidencje rozrachunków, procesu płatności, w tym zautomatyzowanie tych, które charakteryzują się masowością rozliczeń oraz pełną kontrolę nad środkami trwałymi i inwestycjami – od ewidencji, przez naliczanie amortyzacji, po monitoring zmian wartości – umożliwiając sprawne zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa i zgodność z przepisami. System jest podstawowym narzędziem wsparcia również w tak ważnej dla księgowości sprawozdawczości obowiązkowej.

Partnerstwo w myśl koncepcji Connected Company 

Fellowmind Poland, podejmując się realizacji projektu wspólnie z Green Factory, potwierdził, że rozwój oferty dla przemysłu spożywczego staje się dla firmy jednym ze strategicznych priorytetów. Organizacja wyszła naprzeciw oczekiwaniom polskiego rynku, który dotychczas miał ograniczony dostęp do tego rodzaju kompleksowych rozwiązań wspierających zarządzanie łańcuchem dostaw i produkcją w branży Ultra Fresh Food. Projekt wpisuje się w koncept Fellowmind -  Connected Company, według którego kluczowe jest tworzenie cyfrowo zintegrowanych organizacji – opartych na współdzielonych danych, otwartej współpracy i sprawnej wymianie informacji między wszystkimi działami przedsiębiorstwa.