KSeF – rewolucja w fakturowaniu już od lutego 2026: odbiór faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich

Co to oznacza w praktyce? 

Każdy przedsiębiorca będzie musiał być gotowy na odbiór faktur przez KSeF, niezależnie od tego, czy wcześniej korzystał z systemu, czy nie. Nie wystarczy już tylko wystawiać faktury w tradycyjny sposób — trzeba zadbać o to, aby dokumenty elektroniczne mogły trafiać do firmy sprawnie i bez zakłóceń. To wymaga przygotowania procesów księgowych, organizacyjnych, a czasem także aktualizacji oprogramowania. Firmy, które zaczną wdrażać zmiany już teraz, zyskają przewagę: unikną chaosu w dokumentacji, zapewnią płynny przepływ faktur i będą mogły spokojnie wprowadzić obowiązek w życie, kiedy nadejdzie jego termin.  

Faktury wystawiane przez dużych kontrahentów — tych, którzy od lutego 2026 roku będą zobowiązani korzystać z KSeF — będą trafiały wyłącznie przez system KSeF. Firmy, które nie przygotują swojego dostępu, nie będą mogły odbierać tych dokumentów w formie elektronicznej. W rezultacie cyfrowy obieg faktur może zostać poważnie utrudniony lub nawet sparaliżowany, jeśli nie wdroży się odpowiednich procedur. Odbiorcy będą musieli nie tylko mieć zapewniony dostęp techniczny, ale także dostosować swoje procesy księgowe i organizacyjne, aby faktury mogły być automatycznie pobierane, dekretowane i archiwizowane. Brak przygotowania może prowadzić do opóźnień w księgowaniu, błędów w dokumentacji, a w konsekwencji — do problemów z płynnością finansową. Dlatego już dziś warto zadbać o szkolenia dla zespołów księgowych i upewnić się, że systemy informatyczne firmy są gotowe na odbiór faktur w nowym standardzie. 

Przygotuj firmę już teraz 

Aby sprawnie odbierać faktury przez KSeF, firmy muszą zadbać o odpowiedni dostęp do systemu oraz ustalenie jasnych procedur wewnętrznych. Warto już teraz zadbać o uzyskanie niezbędnych certyfikatów i przetestować działanie systemu, zarówno wewnętrznie, jak i w porozumieniu z biurami rachunkowymi obsługującymi firmę. Takie przygotowanie pozwoli uniknąć problemów przy odbiorze faktur w lutym 2026 roku, zapewni płynność procesów księgowych i pozwoli na spokojne wdrożenie nowego obowiązku. Wczesne testy to również okazja, aby zidentyfikować potencjalne błędy w konfiguracji systemu i dopracować procedury operacyjne, zanim stanie się to obowiązkiem prawnym. 

Wdrożenie techniczne: zapewnij płynne działanie KSeF 

Aby KSeF stał się realnym wsparciem w codziennej pracy firmy, a nie tylko kolejnym obowiązkiem formalnym, konieczne jest przygotowanie odpowiednich procesów technicznych i organizacyjnych. Pierwszym krokiem jest aktualizacja oprogramowania księgowego. Kolejnym elementem jest integracja z API KSeF, dostępna już od 30 września 2025 roku, co pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów między systemami firmy a KSeF, minimalizując ryzyko błędów ręcznych i opóźnień. 

Równie istotne jest przeszkolenie zespołów księgowych i administracyjnych, tak aby obsługa odbioru faktur w KSeF przebiegała sprawnie i bezproblemowo. Nie chodzi tylko o znajomość systemu, ale także o rozumienie nowych procedur i procesów wewnętrznych związanych z dekretacją, zatwierdzaniem dokumentów oraz identyfikacją wpływów w systemie. Dobrze przygotowane procesy organizacyjne w połączeniu z nowoczesnymi narzędziami technicznymi sprawią, że KSeF będzie naprawdę użytecznym narzędziem, a nie źródłem dodatkowych komplikacji w firmie. 

Harmonogram obowiązku: kto i kiedy musi korzystać z KSeF 

Wprowadzenie obowiązkowego odbioru i wystawiania faktur w KSeF zostało rozłożone na konkretne etapy, aby firmy mogły przygotować się stopniowo.

• Od 1 lutego 2026 roku duże przedsiębiorstwa, czyli te, których roczna sprzedaż przekracza 200 mln zł, będą musiały nie tylko wystawiać faktury w KSeF, ale również zapewnić ich odbiór. Jednocześnie od tego samego dnia wszystkie firmy w Polsce zobowiązane są do odbierania faktur w systemie — niezależnie od wielkości i branży.
• Kolejny etap obejmuje 1 kwietnia 2026 roku, kiedy to obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, a obowiązek odbioru pozostaje już aktywny dla wszystkich. 
• Ostatni etap dotyczy 1 stycznia 2027 roku i mikroprzedsiębiorców, których miesięczne obroty są niższe niż 10 tys. zł. Choć mogą oni zostać objęci odroczeniem obowiązku wystawiania faktur, odbiór dokumentów przez KSeF pozostaje obowiązkowy już od lutego 2026, dlatego przygotowanie systemów i procedur jest konieczne niezależnie od wielkości firmy. 

Sankcje od stycznia 2027 — ale edukacja teraz 

Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy bez kar za błędy we wdrożeniu KSeF. Konsekwencje mogą pojawić się dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Warto więc poświęcić czas na testy, szkolenia i dopracowanie procedur. To czas dobrej adaptacji, który może uchronić firmę przed chaosem.  

Dlaczego warto działać z wyprzedzeniem? 

Przygotowanie firmy na obowiązkowy odbiór faktur przez KSeF już teraz przynosi wymierne korzyści. Po pierwsze, pozwala uniknąć zakłóceń w obiegu faktur i zachować płynność finansową, dzięki sprawnie działającym procedurom i systemom. Po drugie, wcześniejsze testy i szkolenia minimalizują ryzyko błędów, zarówno w obsłudze dokumentów, jak i w księgowości. Działając z wyprzedzeniem, przedsiębiorstwa zyskują także czas na optymalizację konfiguracji systemów i korzystanie ze wsparcia technicznego, co ułatwia płynne wdrożenie obowiązku. W efekcie księgowość i obsługa dokumentów stają się spokojniejsze i lepiej przygotowane do pracy w nowym standardzie. 

Nie ma możliwości odłożenia obowiązku — każda firma musi być gotowa na odbieranie faktur przez KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Dlatego warto przygotować dostęp techniczny i procedury operacyjne już teraz; certyfikaty niezbędne do uwierzytelnionego dostępu będzie można pobierać od listopada 2025 roku. Wykorzystanie okresu bez kar, obowiązującego do końca 2026 roku, to idealna okazja na testy, dopracowanie procedur i płynne wdrożenie systemu. Nie zapominajmy też o szkoleniach zespołów i współpracy z biurami rachunkowymi, dzięki którym firma uniknie chaosu i sprawnie wdroży nowy sposób odbioru faktur. 

Wsparcie od Fellowmind

W Fellowmind wspieramy firmy w całym procesie wdrożenia KSeF – od analizy systemu i dostosowania go do wymogów prawnych, przez integrację z ERP, aż po szkolenia i wsparcie techniczne. Nasze rozwiązania oparte na Microsoft Dynamics AX/365 pozwalają nie tylko spełnić obowiązki narzucone przez ustawodawcę, ale przede wszystkim zyskać lepszą kontrolę nad fakturami i płynniejszy obieg dokumentów w organizacji. Dzięki doświadczeniu naszych ekspertów transformacja do KSeF przebiega sprawnie i bez zbędnego ryzyka, a Twoja firma może skupić się na rozwoju zamiast na formalnościach.