Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? 12 kluczowych pytań i odpowiedzi, które musisz znać przed 2026 rokiem.

Dziś odpowiadamy na 12 najczęściej zadawanych pytań, które pomogą Ci zrozumieć, na czym polegają zmiany i jak przygotować się na nową rzeczywistość fakturowania.

1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny, który został stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia procesów związanych z wystawianiem, odbieraniem oraz archiwizowaniem faktur ustrukturyzowanych. System ten stanowi nowoczesne narzędzie, które jest zintegrowane z administracją skarbową, co pozwala na lepszą wymianę informacji pomiędzy podatnikami a organami skarbowymi.

2. W jakim celu został stworzony KSeF?

Celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur nie jest tylko obsługa faktur w nowym formacie. System ma przynieść firmom i administracji realne korzyści:

• Niższe koszty – nie trzeba już drukować faktur, wysyłać ich pocztą czy ręcznie wprowadzać do systemu. To oszczędność czasu i pieniędzy.
• Większa efektywność – automatyzacja sprawia, że faktury są przetwarzane szybciej i bez zbędnych przestojów.
• Mniej błędów – dane trafiają do systemu elektronicznie, co ogranicza pomyłki przy ręcznym wpisywaniu.
• Większa przejrzystość – elektroniczny obieg dokumentów ułatwia kontrolę i audyt, a także poprawia bezpieczeństwo.

Docelowo system ma usprawnić funkcjonowanie rynku, ułatwić pracę firmom i ograniczyć nadużycia podatkowe.

3. Kto może korzystać z KSeF – i od kiedy?

Z Krajowego Systemu e-Faktur można korzystać już od 1 stycznia 2022 roku – obecnie dobrowolnie, ale wkrótce stanie się to obowiązkowe.

Dostęp do systemu mają:

• Czynni podatnicy VAT,
• Firmy zwolnione z VAT,
• Podatnicy korzystający z procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski numer NIP.

Oznacza to, że praktycznie każdy przedsiębiorca wystawiający faktury na gruncie polskiego prawa podatkowego będzie musiał korzystać z KSeF.

4. Jakie funkcje oferuje system KSeF?

Poza funkcjonalnością KSeF jaką jest wystawianie i udostępnianie e-faktur w ustrukturyzowanym formacie, system ma znacznie szersze możliwości. Oto co umożliwia w praktyce:

• Zarządzanie uprawnieniami – można nadawać, odbierać i modyfikować dostęp do systemu dla pracowników lub biur rachunkowych.
• Obsługa faktur – system pozwala wystawiać, odbierać i archiwizować faktury przez 10 lat.
• Numerowanie faktur – każda zaakceptowana e-faktura otrzymuje unikalny numer KSeF ID.
• Walidację danych – KSeF automatycznie sprawdza, czy faktura spełnia wymogi formalne.
• Informowanie o statusie dokumentów – system poinformuje m.in. o przyjęciu faktury, jej odrzuceniu lub awarii, która uniemożliwia jej wystawienie.

Dzięki tym funkcjom KSeF staje się nie tylko narzędziem do przesyłania faktur, ale też realnym wsparciem w ich prawidłowej obsłudze i kontroli.

5. Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to nowy typ faktury elektronicznej, która musi być wystawiana i przesyłana przez system KSeF. Różni się od zwykłego PDF-a tym, że ma specjalny format XML zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów.

Dzięki temu faktura może być automatycznie odczytywana i przetwarzana przez systemy finansowo-księgowe. Każda e-faktura otrzymuje też unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który umożliwia jej łatwe śledzenie i archiwizowanie.

Mówiąc prościej – to cyfrowy dokument, który zawiera wszystkie wymagane dane i „rozumieją” go zarówno systemy ERP, jak i administracja skarbowa.

6. Jakie dane musi zawierać faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana – tak jak każda inna faktura – musi zawierać elementy określone w ustawie o VAT. Różnica polega na tym, że dane te są zapisane w ustandaryzowanej formie XML, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie.

Do obowiązkowych informacji należą m.in.:

• Data wystawienia faktury,
• Numer faktury,
• Nazwa lub imię i nazwisko sprzedawcy i nabywcy,
• Numery NIP obu stron,
• Adresy sprzedawcy i nabywcy,
• Data dostawy towarów lub wykonania usługi,
• Nazwa towaru lub usługi,
• Cena jednostkowa netto,
• Wszelkie rabaty i obniżki cen,
• Stawka i kwota VAT,
• Łączna kwota do zapłaty.

Wszystkie te dane są wymagane przez prawo i muszą być poprawnie wprowadzone, by faktura mogła zostać zaakceptowana przez KSeF.

7. Gdzie i jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną do KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną można przygotować na dwa sposoby:
– za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
– lub poprzez profesjonalne oprogramowanie finansowo-księgowe, które umożliwia integrację z KSeF.

Jednym z rozwiązań szczególnie polecanych dla firm korzystających z systemów Microsoft Dynamics AX/365 jest rozszerzenie KSeF od Fellowmind. Dzięki naszemu rozwiązaniu, użytkownicy mogą wygodnie wystawiać faktury zgodne z wymaganiami MF i automatycznie przesyłać je do systemu.

KSeF od Fellowmind dla Microsoft Dynamics oferuje m.in.:

• automatyczne zapisywanie identyfikatora KSeF po udanym eksporcie,
• przechowywanie danych powiązanych z KSeF (np. akceptacje klientów),
• zapisywanie logów z komunikacji z systemem,
• archiwizację plików XML,
• raportowanie statusu wysyłki (wysłane/niewysłane),
• możliwość wydruku faktury w różnych formatach,
• walidację faktury przed wysyłką zgodnie ze schematem Ministerstwa.

To rozwiązanie pozwala zautomatyzować cały proces i zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami – bez konieczności ręcznego logowania do platformy KSeF.

8. Jak wysłać faktury klientom zagranicznym?

Ponieważ firmy z zagranicy nie muszą korzystać z platformy KSeF, polskie przedsiębiorstwa muszą samodzielnie przesłać im faktury. W tym również pomaga nasze rozwiązanie. Po wystawieniu faktury i nadaniu jej numeru z KSeF, system automatycznie wyśle ją do wskazanych odbiorców zagranicznych. Dzięki temu wysłanie faktury klientowi zza granicy zajmie tylko kilka kliknięć!

9. Kiedy faktura jest oficjalnie wystawiona i odebrana?

Fakturę uważa się za wystawioną w momencie, gdy zostanie wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur (co potwierdza Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, czyli UPO). Natomiast za dzień jej otrzymania przyjmuje się datę, kiedy fakturze zostaje nadany numer identyfikujący w systemie KSeF.

10. Co wchodzi w skład KSeF dla Microsoft Dynamics od Fellowmind?

W ramach integracji Krajowego Systemu e-Faktur z systemami Microsoft Dynamics, firma Fellowmind oferuje elastyczne rozwiązania, które można dostosować do skali i złożoności działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu zarówno firmy o prostych strukturach sprzedaży, jak i duże organizacje z wieloma podmiotami, mogą efektywnie korzystać z możliwości KSeF.

11. Dlaczego warto korzystać z systemu KSeF dobrowolnie?

Dobrowolne wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur przynosi firmom wiele korzyści. Ministerstwo Finansów wskazuje, że najważniejsze z nich to:

• Szybszy zwrot VAT – jeśli korzystasz z faktur ustrukturyzowanych, możesz dostać zwrot podatku VAT nawet w 40 dni, czyli o 20 dni szybciej niż zwykle.
• Brak obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie – faktury w KSeF zawierają te same dane, co pliki JPK_FA, więc nie musisz ich dodatkowo wysyłać.
• Prostsze rozliczanie faktur korygujących – łatwiej rozliczysz korekty zmniejszające wartość faktury.
• Brak potrzeby wystawiania duplikatów – system eliminuje konieczność tworzenia duplikatów faktur.
• Szybsza wymiana dokumentów – faktury trafiają do odbiorców niemal od razu, co usprawnia księgowość i rozliczenia.
• Brak obowiązku przechowywania faktur – nie musisz archiwizować faktur wystawionych przez KSeF.
• Ułatwienia w obrocie gospodarczym – zastępujesz papierowe i PDF-owe faktury cyfrowymi danymi, co przyspiesza i automatyzuje procesy.
• Jeden, stały format faktury – dane zawsze są w tym samym układzie, co zmniejsza błędy i oszczędza czas pracowników.

Dzięki temu korzystanie z KSeF to nie tylko zgodność z przepisami, ale także realne ułatwienia w codziennej pracy firmy.

12. Co oferujemy w ramach wdrożenia?

W ramach naszej usługi zapewniamy licencję na dostosowanie systemu Dynamics AX/D365, która pozwala na sprawne i zgodne z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) zarządzanie fakturami elektronicznymi. To rozwiązanie pomaga zautomatyzować i uprościć proces fakturowania, dzięki czemu oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko pomyłek.

Ponadto, przeprowadzamy szczegółową analizę Twojego systemu pod kątem wymagań KSeF. Nasi eksperci ocenią, które elementy wymagają zmian i dostosowań, aby Twój system działał zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami e-faktur.

Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek prawny – to szansa na uporządkowanie, automatyzację i cyfryzację procesów fakturowania w firmie.

Choć zmiana może wydawać się skomplikowana, w praktyce dobrze przygotowane przedsiębiorstwa zyskają nie tylko zgodność z przepisami, ale także większą kontrolę nad dokumentacją, szybsze rozliczenia i oszczędność czasu.

Z tego powodu nie warto czekać do ostatniej chwili – wdrożenie KSeF wymaga czasu, testów i decyzji technologicznych. Im szybciej zaczniesz, tym płynniej przejdziesz przez proces transformacji.

Pamiętaj, że integracja z systemem ERP (np. Microsoft Dynamics AX/365) pozwala zautomatyzować obsługę e-faktur i zminimalizować udział ręcznych operacji. To rozwiązanie, które przynosi realne korzyści już dziś – i pozwala przygotować firmę na wymogi jutra.