Co to jest Microsoft Power Automate i jak działa?

Czym jest Power Automate?

Power Automate to narzędzie typu drag-and-drop (przeciągnij i upuść), które pozwala automatyzować codzienne zadania i procesy biznesowe – bez potrzeby pisania skomplikowanego kodu. To tzw. rozwiązanie low-code, czyli wymagające minimalnej wiedzy technicznej.

Zostało stworzone z myślą o szybkim wdrożeniu i łatwości obsługi. Można z jego pomocą zautomatyzować zarówno proste, codzienne czynności, jak i bardziej złożone procesy w firmie – co pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na ważniejszych zadaniach.

Power Automate działa jako aplikacja mobilna, aplikacja desktopowa, strona internetowa, a także jest zintegrowany z Microsoft Teams.

Przykładowe zastosowania to:

• obsługa leadów sprzedażowych,
• zbieranie opinii od klientów,
• rejestrowanie nieobecności z powodu choroby,
• składanie wniosków urlopowych
• i wiele innych.

Power Automate jest częścią platformy Microsoft Power Platform, obok takich narzędzi jak Power BI, Power Apps i Power Virtual Agents.

Gotowe szablony

Power Automate udostępnia wiele gotowych szablonów, które pomagają szybko zacząć automatyzację. Każdy szablon można dostosować do własnych potrzeb, dzięki czemu wdrożenie jest proste i elastyczne.

Integracje

Jedną z największych zalet Power Automate jest to, że oferuje ponad 300 gotowych konektorów, które umożliwiają łatwą integrację z różnymi systemami i aplikacjami. Dzięki temu połączenie Power Automate z innymi narzędziami jest szybkie i bezproblemowe.

Microsoft udostępnia konektory m.in. do takich rozwiązań jak:
– Excel,
– SharePoint,
– Dataverse,
– Dynamics 365 Business Central.

Dodatkowo dostępne są również konektory do narzędzi innych organizacji, takich jak: YouTube, Salesforce, SAP ERP, Adobe, Google Drive, Dropbox, Twitter.

Dzięki tym integracjom Power Automate może łączyć różne systemy w jedną spójną całość i automatyzować procesy przebiegające między nimi.

Skąd wiadomo, co warto lub można zautomatyzować?

Jak już widzieliśmy, Power Automate pozwala automatyzować wiele różnych zadań. Ale skąd wiadomo, które z nich naprawdę warto automatyzować? Oto dwa podstawowe kryteria:

• Zadanie jest powtarzalne

• Zadanie jest czasochłonne

Jeśli możesz odpowiedzieć „tak” na oba pytania, to znak, że warto rozważyć automatyzację.

Zanim zdecydujesz, co zautomatyzować, zadaj sobie kilka pomocnych pytań:

• Które zadania są najważniejsze?

• Które są najbardziej uciążliwe lub skomplikowane?

• Które pochłaniają najwięcej czasu?

Kiedy już znasz odpowiedzi, łatwiej zaplanujesz, co i jak zautomatyzować.

Dodatkowo, przed rozpoczęciem pracy nad automatyzacją warto zastanowić się:

• Jaki jest cel danego zadania?

• Jakie dane są potrzebne?

• W jaki sposób zadanie ma być wykonane?

• Jak powinno być raportowane lub monitorowane?

Dobre przygotowanie to podstawa skutecznej automatyzacji.

Starsze systemy? Żaden problem dzięki Power Automate Desktop

Dużą zaletą Power Automate jest to, że umożliwia automatyzację także starszych systemów, które nie mają nowoczesnych API.

Do tego celu służy Power Automate Desktop – narzędzie, które pozwala tworzyć zautomatyzowane procesy w systemach tradycyjnych, bez konieczności programowania.

Za pomocą prostego interfejsu typu „wskaż i kliknij” możesz nagrać swoje działania: kliknięcia myszą, wprowadzanie danych z klawiatury i inne czynności. Power Automate Desktop przekształca to nagranie w gotowy przepływ – np. do zbierania danych do cotygodniowego raportu.

To prosty sposób, by usprawnić pracę nawet w systemach, które nie były projektowane z myślą o automatyzacji.

Process Advisor

Process Advisor to nowe narzędzie w Power Automate, które pomaga analizować i usprawniać procesy pracy w firmie. Jego zadaniem jest „rozłożyć” codzienne czynności na części i pokazać, jak pracownicy naprawdę wykonują swoje zadania.

Dzięki Process Advisor możesz:

• zobaczyć szczegółowy przebieg procesów,

• zidentyfikować wąskie gardła i zbędne kroki,

• odnaleźć zadania, które można zautomatyzować.

Narzędzie śledzi, z jakich programów najczęściej korzysta zespół i jak wykonywane są kluczowe czynności – np. kopiowanie danych z jednej aplikacji do drugiej. W ten sposób podpowiada, gdzie automatyzacja może przynieść największe korzyści.