Anticiperen op verstoringen in de supply chain

Elk bedrijf is uniek en heeft zijn eigen methodes of werkwijzen. Toch is er een aantal zaken waarmee je de risico’s wellicht kunt beperken. Zo veroorzaakte de coronapandemie bij veel bedrijven geheel onverwacht een enorme verstoring in de supply chain. Belangrijk is om hieruit lering te trekken en je als organisatie goed voor te bereiden op dergelijke onvoorziene verstoringen. De kans op herhaling is namelijk vrij groot. Ben je voorbereid, dan zijn de verstoringen nog steeds onaangenaam, maar ze zullen je minder verrassen, je kunt ze sneller herkennen en er dus ook sneller op anticiperen.

Inzicht

Om op de juiste manier te kunnen anticiperen is het van belang om inzicht te hebben in je supply chain. Niet alleen is het handig te weten waar de productielocaties van je leveranciers zich bevinden, maar ook wie hún leveranciers zijn. Treedt er op één locatie een verstoring op, dan kan mogelijk een deel van de productie naar een andere locatie worden verplaatst zodat de toelevering blijft gegarandeerd. Er zijn diverse wegen die naar Rome leiden, toch?

Eenmaal de supply chain goed in kaart, is het maken van een risicoanalyse mogelijk. Hiermee breng je de risico’s en consequenties in beeld. Kan een toeleverancier niet voldoende leveringsgaranties geven, dan wordt het misschien tijd om een goed gesprek te voeren, een alternatieve leverancier te zoeken of met meerdere leveranciers in zee te gaan (dual/triple sourcing).

Relaties onderhouden

Een goed gesprek voeren met je ketenpartners is overigens áltijd belangrijk. Komt een levering later dan verwacht, dan is het essentieel dit zo snel mogelijk aan de betroffen klant te laten weten zodat hij weet waar hij aan toe is.

Diezelfde transparantie mag je ook van je leveranciers verwachten. Niet alleen qua levertijden, maar ook qua financiële situatie. Dreigt bijvoorbeeld een faillissement, dan kun je als afnemer mogelijk wat betekenen door de betalingstermijnen aan te passen of een grotere voorraad af te nemen dan gebruikelijk. Dit leidt mogelijk tot extra kosten, maar een nieuwe leverancier zoeken aangezien de oude zijn deuren moet sluiten, brengt je in een nog lastiger pakket.

Om tot transparantie te komen, is vertrouwen én dus een goede relatie nodig tussen de betrokken partijen. Periodes zonder verstoringen zijn ideaal voor goed relatiebeheer. Het belang van een goede relatie neemt overigens toe naarmate de belangrijkheid van de componenten. Met een goed gesprek ‘in goede tijden’ toon je je interesse en betrokkenheid en wordt het eenvoudiger om ook in ‘uitdagende’ periodes snel contacten te leggen en de vinger aan de pols te houden. Misschien kun je bepaalde leveranciers zelfs een bezoek brengen of tot first class supplier benoemen om je waardering te tonen. Op die manier sta je vooraan in de rij als een leverancier keuzes moet maken wie hij het eerst moet beleveren.”

Zorg voor balans

Het aanleggen van (tijdelijke, extra) voorraad is eveneens een te overwegen optie als in een bepaalde periode tekorten dreigen te ontstaan. Daarbij is het wel zoeken naar een juiste balans. Je moet zien te voorkomen dat je met een voorraad blijft zitten of dat het tijdelijk huren van opslagruimte te duur wordt.

Naast bovengenoemde topics zijn er nog veel meer zaken die je supply chain resilient kunnen maken. Denk aan het bestuderen van je inkoopcontracten zodat je weet waar je aan toe bent; of het op punt stellen van je leveringsvoorwaarden om niet onverwacht met hoge claims van klanten te moeten dealen. Ook met het afsluiten van verzekeringen kun je bepaalde risico’s afdekken.

Maar hoe je het ook wendt of keert, goed supply chain management staat of valt met het behouden van het overzicht. De keten wordt echter steeds complexer en er zijn steeds meer aspecten waar rekening mee moet worden gehouden. Daarom is het belangrijk om als bedrijf connected te worden en te beschikken over een goed gedigitaliseerd fundament waar alle data centraal zijn te vinden. Niet alleen informatie over grondstoffen en leveranciers, maar ook informatie over economische aspecten en geopolitieke spanningen moeten worden verzameld. Een goede data-analyse legt de pijnpunten bloot waardoor je tijdig kunt anticiperen. Digitalisering en voorspellend vermogen gaan hand in hand en maken de supply chain robuuster.