Mifa

Mifa Aluminium on käyttänyt vuodesta 1998 lähtien räätälöityä ERP-järjestelmää, jota on täydennetty erillisillä työnkulkuohjelmistoilla. "Huomasimme, että vanha järjestelmämme ei enää vastannut tarpeitamme", sanoo Mifan IT-päällikkö Peter-Jan Coumans. "Tarvitsimme enemmän joustavuutta ja parempaa integraatiota prosessiemme välillä. Lisäksi vanhoja järjestelmiämme ei enää päivitetty, joten riskimme kasvoivat jatkuvasti."

Laajan järjestelmäkartoituksen tuloksena Mifa valitsi ERP-järjestelmäksi Microsoft Dynamics 365:n ja toteutuskumppaniksi Fellowmindin. ”Dynamics 365 tarjosi meille mahdollisuuden tukea prosesseja standardoidulla tavalla”, Peter-Jan sanoo. ”Lisäksi Fellowmindin käytännönläheinen lähestymistapa vaikutti mielestämme houkuttelevalta. Heillä oli runsaasti kokemusta valmistavasta teollisuudesta, joten he ymmärsivät haasteemme ja kävivät ne huolellisesti läpi kanssamme.” Fellowmindin ketterä lähestymistapa ja järjestelmällinen Sure Step Focus -toteutusmenetelmä vahvistivat luottamusta yritykseen.

Projektin valmisteluvaihe alkoi marraskuussa 2022. Mifan monialainen tiimi, johon kuului johtajia, avainkäyttäjiä ja käytännön asiantuntijoita, toimi tiiviissä yhteistyössä Fellowmindin konsulttien kanssa. Edistymistä seurattiin ja haasteita ratkottiin suoraan viikoittaisissa projektipalavereissa ja päivittäisissä lyhyissä palavereissa. Ketterä menetelmä varmisti iteratiivisen prosessin, jossa jatkuvasti testattiin, tuottiko kehitettävä tuote todellista arvoa.

Teknisen toteutuksen ohella Fellowmind ohjasi myös Mifan muutoksenhallintaa. ”Kaikkein tärkeintä oli saada projektille yleinen hyväksyntä”, Per-Jan korostaa. ”Aloitimme selittämällä selkeästi, miksi teemme muutoksia ja mihin pyrimme. Koulutustilaisuuksien ja selkeän viestinnän ansiosta henkilöstö tiesi, mitä oli odotettavissa, ja oli hyvin valmistautunut muutokseen. Fellowmind on ollut todella hyvä ohjaamaan meitä prosessin läpi.” Tuloksena oli joustava käyttöönotto, kun järjestelmä otettiin tuotantokäyttöön toukokuussa 2024.

Siirtyminen Microsoft Dynamics 365:een tuotti tuloksia heti. Integroitu järjestelmä korvaa hajanaisen ohjelmistoympäristön ja varmistaa datan paremman yhtenäisyyden. Dynamics 365:n ulkoasu ja käyttäjäkokemus saivat henkilöstöltä innostuneen vastaanoton. Lisäksi Peter-Jan kehuu järjestelmän mahdollisuuksia muuntua tulevaisuuden vaatimusten mukana: ”Dynamics 365:n avulla pysymme jatkuvasti ajan tasalla ja voimme reagoida viimeisimpiin kehityksiin. Erityisenä tavoitteena oli valita kokonaisuus, joka on käyttökelpoinen myös tulevaisuudessa.” Todelliset tulokset ovat vielä edessä: ”Jos järjestelmää haluaa hyödyntää hyvin, siihen on syötettävä tietoa. Nyt tarvitsemme lisää datan hallintaa, ja pian voimme tehdä analyysejä olemassa olevan datan pohjalta.”

Fellowmindin kanssa tehdyn yhteistyön ansiosta Mifa on siirtynyt menestyksekkäästi käyttämään ERP-järjestelmää, joka vastaa myös tulevaisuuden tarpeisiin. ”Teknologian, järjestelmällisen lähestymistavan ja muutoksenhallinnan huomioiminen yhdessä oli ratkaiseva tekijä”, Peter-Jan toteaa lopuksi. ”Uuden järjestelmän lisäksi myös organisaatiomme on valmis tulevaisuutta varten. Aiemmin olimme epävarmoja vanhan järjestelmämme vakaudesta, mutta nyt meillä on tukeva perusta, jolle voimme rakentaa.”

”Projektin vahvuus oli yhteinen, jatkuva keskittyminen arvon lisäämiseen liiketoiminnassa. Alkuvaiheessa järjestimme työpajan. Tutkimme huolellisesti prosessejamme ja tarkastelimme eri näkökohtia. Karsimme monia toimintoja, jotka olisivat hidastaneet toteutusta tai lisänneet kustannuksia. Lopulta tuloksena oli kokonaisuus, joka tarjoaa meille paljon enemmän kuin olisin uskaltanut etukäteen toivoakaan.”