PacsOn
Fra manuelle PDF-ordrer til automatiseret effektivitet
Når man hver dag modtager store mængder kundebestillinger som PDF-filer, bliver indtastning hurtigt en tidsrøver. Det oplevede PacsOn – en af Sveriges førende grossister inden for emballage, forbrugsartikler og beskyttelsesudstyr – hvor salg og kundeservice brugte timevis på at taste ordrelinjer ind i systemet manuelt.
Med hjælp fra Fellowmind har PacsOn nu automatiseret mere end 90 procent af ordreflowet ved hjælp af kunstig intelligens og smart integration.
Udfordringen: Et manuelt og tidskrævende ordreflow
Som grossist håndterer PacsOn store logistikmængder og hundredevis af ordrer hver uge. En del af disse kom stadig ind via e-mail med vedhæftede PDF’er – en proces, der krævede, at medarbejderne læste, tolkede og tastede hver enkelt ordrelinje manuelt ind i forretningssystemet.
De mange manuelle trin gjorde processen både langsom og sårbar over for tastefejl. Samtidig var det en barriere for at kunne skalere forretningen yderligere. PacsOn kendte dog allerede til potentialet i automatisering – teknologien var prøvet af i et søsterselskab, og nu handlede det om at tilpasse løsningen til PacsOns egne behov.
Det var 15 til 20 ordrer hver dag bare fra én kunde, og det tog meget tid at lægge dem ind manuelt. Vi indså, at det her flow skulle effektiviseres.
Løsningen: AI, der forstår PDF’er
Efter en indledende analyse gennemgik Fellowmind og PacsOn både eksempler på kundernes PDF-ordrer og strukturen i virksomhedens forretningssystem. Analysen viste hurtigt, at en automatisering var en mulighed.
Løsningen blev bygget op omkring Microsofts Azure Document Intelligence – en AI-tjeneste, der kan aflæse og tolke indholdet i PDF’er og omsætte det til strukturerede data. Den tolkede data sendes derefter videre via et eksisterende integrationsinterface og registreres automatisk i PacsOns system.
AI er ikke hele løsningen, men det er det afgørende skridt, der gør det hele muligt. Når vi kan lade AI-teknologien tolke indholdet i PDF’erne, kan vi også integrere det sømløst i forretningssystemet. Det gør hele forskellen.
Projektet blev gennemført i tæt samarbejde og tog omkring 80–100 timer fra start til slut.
”Samarbejdet fungerede rigtig godt. Vi havde en åben og hurtig kommunikation, hvilket gjorde, at arbejdet flød effektivt,” siger Björn Logius.
Resultatet: 90 procent af alle ordrelinjer håndteres automatisk
Efter en kort indkøringsperiode viste resultaterne sig tydeligt: Over 90 procent af alle ordrer bliver nu behandlet automatisk. Det har frigivet tid til andre opgaver og reduceret risikoen for fejl markant.
PacsOn har dog valgt at beholde et manuelt godkendelsestrin, så medarbejderne stadig kan dobbelttjekke ordren, inden den går videre i systemet. På den måde bevares kontrollen – uden det tunge, gentagne arbejde.
Vi slipper for at taste 90 procent af ordrelinjerne i hånden. Selvfølgelig sker det, at nogle PDF’er ikke tolkes korrekt, men det er undtagelsen. I langt de fleste tilfælde fungerer det rigtig godt.
Fremtiden: Klar til skalering og nye kunder
En stor fordel ved løsningen er, at den er næsten uafhængig af, hvilket forretningssystem PacsOn bruger. Den AI-baserede motor kan derfor genbruges, selv hvis systemet skiftes ud i fremtiden.
Der er allerede planer om at udvide løsningen til flere kunder – og skabe skabeloner, der gør det lettere for mindre kunder at koble sig på. Dermed kan PacsOn fortsætte sin digitalisering og høste endnu større skaleringsfordele.
80 procent af løsningen er uafhængig af forretningssystemet. Skulle vi gå over til et nyt system, behøver vi kun justere det sidste trin i flowet.
