Maak kennis met AI-agents voor Finance & Operations teams

Binnen veel organisaties vormt Dynamics 365 Finance & Operations het fundament van financiële en operationele processen. Betrouwbare transacties, rapportages en stuurinformatie zijn daarbij essentieel. Tegelijkertijd nemen de verwachtingen toe. Sneller inzicht, hogere datakwaliteit en efficiëntere processen zijn de norm geworden. In de praktijk besteden teams echter nog veel tijd aan controles, handmatige stappen en het verzamelen van informatie verspreid over verschillende schermen en processen.

Dat wringt. Niet omdat processen verkeerd zijn ingericht, maar omdat het dagelijkse werk nog sterk leunt op handmatige handelingen en menselijke checks. Juist daar kan AI verschil maken. Niet als iets nieuws naast Finance & Operations, maar als ondersteuning binnen het werk dat gebruikers vandaag al uitvoeren op de momenten waar tijd verloren gaat of extra zekerheid nodig is.

Bij Fellowmind vertrekken we daarom vanuit de praktijk. We ontwikkelen AI-oplossingen die aansluiten op bestaande F&O-processen, passen binnen het huidige applicatielandschap en snel merkbare waarde opleveren zonder ingrijpende veranderingen. Vanuit die gedachte introduceren we twee AI-agents die speciaal zijn ontwikkeld voor Dynamics 365 Finance & Operations. Ze richten zich op uitdagingen die we bij veel organisaties terugzien. Zo kun je klein starten met een pilot en daarna stap voor stap gecontroleerd opschalen binnen de organisatie.

1. Inbound Load Agent

Automatiseer inkomende logistiek in Dynamics 365 F&O

Inbound loads spelen een belangrijke rol in magazijn- en logistieke processen. Ze zorgen ervoor dat meerdere inkooporders samen worden verwerkt binnen één logistieke stroom. In de praktijk blijkt het aanmaken van inbound loads echter vaak handmatig werk dat tijd kost en gevoelig is voor fouten.

Veel organisaties proberen dit te automatiseren via ASN-, EDI- of API-integraties. In theorie werkt dat goed, maar het vraagt intensieve samenwerking met leveranciers, vaste datastandaarden en technische integraties. In veel situaties is dat lastig te realiseren, zeker wanneer meerdere leveranciers betrokken zijn.

Een slimmere aanpak: werken met wat je al hebt

De Inbound Load Agent kiest daarom een andere benadering. In plaats van afhankelijk te zijn van complexe integraties, werkt de agent met iets wat vrijwel iedere organisatie al ontvangt: pakbonnen van leveranciers.

Wat doet de Inbound Load Agent?

De Inbound Load Agent controleert inkomende e-mails, analyseert bijgevoegde pakbonnen (PDF) en maakt automatisch inbound loads aan in Dynamics 365 Finance & Operations. Zonder aanpassingen bij leveranciers en zonder zware koppelingen.

Dit proces verloopt volledig automatisch en bestaat uit de volgende stappen. De agent:

• Controleert aangewezen mailboxen op leveranciersmails met pakbonnen
• Leest en interpreteert pakbongegevens met behulp van AI
• Herkent inkooporders, artikelnummers en verzonden aantallen
• Maakt automatisch inbound loads aan in de F&O load planning workbench

Dit gebeurt op de achtergrond en volgt de bestaande bedrijfsregels en datastructuur.

Waarom dit relevant is voor Finance & Operations teams

De voordelen zijn direct zichtbaar:

• Minder handmatig werk: Het handmatig aanmaken van inbound loads kan tot een uur per load kosten. Automatisering bespaart tijd.
• Minder fouten en snellere verwerking: Minder handmatige invoer betekent minder correcties en een soepeler ontvangstproces.
• Kortere doorlooptijden: Voorraad is sneller beschikbaar voor picking en verzending, wat belangrijk is bij snelle leverprocessen en cross-docking.

Typische gebruikers

Inkoopteams, supply chain planners en magazijnmedewerkers.

2. Product Lookup Agent

Sneller en slimmer producten vinden in Dynamics 365 F&O

Het vinden van het juiste product in Dynamics 365 Finance & Operations zou eenvoudig moeten zijn. Toch ervaren veel gebruikers dat anders.

Grote productcatalogi, varianten, verschillende naamgevingen en data verspreid over meerdere modules maken zoeken vaak tijdrovend. Oudere F&O-implementaties hebben bovendien niet altijd uitgebreide zoekmogelijkheden. Verschillen tussen ERP- en commercekanalen maken dit nog complexer.

Het gevolg: tijdverlies, fouten en soms dubbele producten in het systeem.

AI-gestuurd zoeken, speciaal voor F&O

De Product Lookup Agent verbetert de manier waarop gebruikers producten zoeken binnen Dynamics 365 F&O. De agent gebruikt AI om te zoeken op basis van kenmerken en bestaande productdata.

Gebruikers hoeven niet langer exacte artikelnummers of omschrijvingen te kennen. De agent begrijpt verschillende manieren van zoeken en toont relevante resultaten.

Wat doet de Product Lookup Agent?

• Zoekt in artikelnummers, omschrijvingen, varianten en aangepaste kenmerken
• Herkent productcategorieën, varianten en externe productcodes
• Geeft relevante resultaten, ook wanneer data niet volledig of consistent is

De agent combineert bestaande F&O-data met moderne zoektechnologie om snel en nauwkeurig resultaten te tonen.

Waarom dit relevant is voor Finance & Operations teams

• Sneller producten vinden: Customer service, sales support en operations vinden sneller het juiste artikel.
• Minder dubbele producten: Betere vindbaarheid verkleint de kans op nieuwe items die al bestaan.
• Betere processen end-to-end: Consistente productdata ondersteunt finance, voorraadbeheer en klantprocessen.

Typische gebruikers

Customer service teams, sales support en productmanagers.

Van losse oplossingen naar een schaalbare AI-aanpak

Deze twee agents laten zien hoe AI kan helpen bij concrete processen binnen Finance & Operations. Het zijn geen losse experimenten, maar bouwstenen voor een bredere AI-strategie.

Met Fellowmind Hive AI biedt Fellowmind een veilige en schaalbare basis die AI-agents verbindt met mensen, data en bedrijfssystemen. Organisaties kunnen klein beginnen met gerichte toepassingen en stap voor stap uitbreiden naar een bredere AI-werkwijze.

Of je nu begint met een pilot of AI breder wilt inzetten binnen je organisatie: Hive AI helpt om vanaf het begin structuur, veiligheid en duidelijke afspraken te waarborgen.