5 manieren om wildgroei in Microsoft Teams te voorkomen
Microsoft Teams is een fantastisch platform voor samenwerking. Maar zonder duidelijke afspraken en structuur kan het snel uitgroeien tot een onoverzichtelijke wirwar van teams, kanalen en gastgebruikers. Wildgroei is niet alleen inefficiënt, maar brengt ook risico’s met zich mee voor databeveiliging en compliance. In deze blog delen we vijf praktische manieren om de regie te houden, zonder de gebruiksvriendelijkheid van Teams in de weg te staan.
1. Werk met vooraf ingestelde templates
Teams ontstaan vaak spontaan, met wisselende instellingen en indeling. Door te werken met voor gedefinieerde templates (voor projecten, afdelingen of klantteams) zorg je voor structuur, duidelijke naamgeving en consistente rechten. Zo weet iedereen waar hij aan toe is – en voorkom je wildgroei vanaf de basis.
2. Introduceer een gecontroleerd aanvraagproces
Zelf Teams aanmaken is handig, maar kan leiden tot doublures en chaos. Een slim ingericht aanvraagproces met goedkeuring en verplichte metadata zorgt voor grip zonder medewerkers af te remmen. Denk aan een korte wizard waarin gebruikers het doel van het Team aangeven, gekoppeld aan de juiste template.
3. Implementeer lifecycle management
Veel Teams blijven bestaan lang nadat de samenwerking is gestopt. Met lifecycle management krijg je inzicht in inactieve of vergeten Teams en kun je automatisch opruimen, archiveren of eigenaarschap herstellen. Dit voorkomt digitale vervuiling en houdt je werkomgeving actueel.
4. Beperk en beheer gasttoegang
Gastgebruikers zijn handig voor samenwerking met externe partijen, maar vormen ook een risico. Zorg voor beleid waarin wordt vastgelegd wie gasttoegang mag geven, hoe lang die toegang geldig is, en hoe het beheer ervan wordt ingericht. Zo houd je gevoelige informatie binnen de juiste grenzen.
5. Centraliseer eigenaarschap en monitoring
Teams zonder eigenaar zijn een tikkende tijdbom. Via centrale dashboards en notificaties kun je ontbrekend eigenaarschap signaleren en herstellen. Geef IT of communicatie de tools om afwijkingen op te sporen en bij te sturen, zonder afhankelijk te zijn van losse Excel-bestanden of handmatige checks.
Conclusie:
Wildgroei in Microsoft Teams ontstaat sneller dan je denkt. Gelukkig is het ook eenvoudig te voorkomen, mits je kiest voor een slimme aanpak met heldere processen, beleid en tooling. IntraActive Governance helpt organisaties precies daarmee: Teams bruikbaar houden voor gebruikers, en beheersbaar voor IT.
Zet de volgende stap naar een beheersbare Teams-omgeving
Ontdek hoe IntraActive Governance jouw organisatie helpt om wildgroei écht te voorkomen.
Je hebt gezien welke vijf stappen nodig zijn om grip te krijgen op Microsoft Teams, van templates en aanvraagprocessen tot lifecycle management en gastbeheer.
IntraActive Governance brengt al deze elementen samen in één oplossing binnen Microsoft 365. Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet en wat het jouw organisatie oplevert? Vul je gegevens in en plan een demo. We laten je precies zien hoe je Teams veilig, overzichtelijk en beheersbaar maakt, zonder de samenwerking te beperken.
