VEBE

Uitdaging

De digitale transitie van VEBE begon enige tijd geleden. Aanleiding? Een groeispurt en nieuw management. Op de hoogte blijven van alles wat op de werkvloer gebeurt, werd hierdoor lastiger. De wens om datagedreven te sturen én te werken groeide daardoor. Maar waar begin je? Informatie moet immers beschikbaar en betrouwbaar zijn. Michiel: ‘’Er was in die fase al veel data beschikbaar, maar dan wel in Excel. Die sheets moesten continu door iemand gemaakt en beheerd worden. Query’s draaien, data combineren en fouten filteren. Na een paar dagen had je dan een overzicht. Een verouderd overzicht, dat wel. Data zag er soms een tweede en derde keer weer heel anders uit. Er ontstonden discussies. Die onzekerheid was niet goed voor de business.’’  

VEBE besloot in een vroege fase de stap te maken naar Dynamics 365 Unified Operations, aangevuld met industriespecifieke add on’s. Een nieuw ERP-systeem met de mogelijkheid om meer met de vele beschikbare data te kunnen doen. Data die centraal wordt beheerd en toegankelijker is met een data-oplossing zoals Power BI. De wens datagedreven te zijn kreeg vorm en werd een nieuwe werkelijkheid.   

Aanpak

‘’Toen we live gingen met Dynamics 365, kregen we direct meer relevante inzichten. Maar omdat er ook veel tijd zat in het draaiende krijgen (en houden) van het ERP-systeem, hadden we weinig ruimte voor het bouwen van nieuwe soorten rapportages en het implementeren van nieuwe ideeën. We konden Power BI nog niet optimaal benutten. Daarom hebben we eerst een aantal essentiële rapportages in Power BI nagebouwd. Dat gaf rust, waardoor we nu in de volgende fase nieuwe en betere rapportages kunnen ontwikkelen, meer KPI’s kunnen introduceren en met grafieken kunnen werken." 

‘’Onze key-users hebben veel invloed gehad op hoe Power BI is geland in onze organisatie. De dashboards worden ook echt gebruikt. Daaruit ontstaan ook weer nieuwe ideeën over hoe we nog meer uit onze data kunnen halen. Dat succes is ook dankzij de doortastendheid van de mensen van Fellowmind. Zij leveren experts met verregaande kennis van de techniek, de processen, onze business en ambities en trainen onze mensen on the job. Ook na de livegang zijn ze altijd betrokken gebleven en blijven ons stimuleren om alles uit de tools te halen. Ze zetten ons daarmee echt op voorsprong.’’ 

Resultaat

‘’We merkten vrij snel dat data inspiratie biedt en sturend werkt. Power BI is een tool waarmee we onze medewerkers kunnen motiveren. Bijvoorbeeld om van oude voorraden af te komen. Maar Power BI heeft ook operationeel veel impact. En dat is misschien nog wel veel mooier om te zien. Het helpt onze medewerkers om soms even uit hun comfortzone te komen, nieuwe inzichten op te doen en tot (nieuwe) conclusies te komen. De combinatie van onze Business Control Tower (BCT) en Power BI geeft dus echt een nieuwe dimensie aan het werk.’’

‘’Maar datagedreven werken brengt ook nieuwe discussies op gang. Zoals: wie heeft toegang tot welke data? Niet alles hoeft voor iedereen inzichtelijk te zijn, maar als je meer betrokken medewerkers wil moet je transparant zijn. We zijn met de integratie van Power BI een stuk openlijker geworden. En dat heeft meer vertrouwen gecreëerd bij medewerkers. Ze voelen nu nog meer eigenaarschap, kunnen hun werk beter doen en onze klanten goed informeren. Data helpt onze medewerkers om onze dienstverlening te laten evolueren. Ze kunnen zo verwachtingen managen en inspelen op behoeften van onze klanten. Nu kunnen we beter performen.’’  

Connected data

Datagedreven werken is onderdeel van de IT- en datastrategie van VEBE. Power BI wordt benut en ondertussen zijn VEBE en Fellowmind alweer bezig met de integratie van het nieuwe Microsoft Fabric voor nog meer geavanceerde rapportages. ‘’Van de huidige oplossing naar Fabric is een transitie op zich. Het brengt ons naar een nieuwe fase, met nieuwe kansen. De rapportages worden nog meer ‘live’ en dat geeft ons een boost in de snelheid waarmee we kunnen acteren’’. Zo zie je maar, de waarde van data kan alleen maar groter worden.