GevelBeheer Nederland krijgt grip op service en groei met Dynamics 365
GevelBeheer Nederland is gespecialiseerd in service, onderhoud en advies op het gebied van gevels, ramen, deuren en kozijnen. Het bedrijf is onafhankelijk en werkt landelijk, met meerdere vestigingen en zo’n 45 servicemonteurs. Zij zijn dagelijks onderweg voor het oplossen van storingen, plegen van onderhoud en het uitvoeren van renovatieprojecten. Van een klemmend raam tot vernieuwing van complete wijken. De groei en de grote variatie in werkzaamheden vroegen om meer overzicht.
Grenzen van het bestaande systeem
Jarenlang werkte GevelBeheer Nederland met een ERP-systeem dat inmiddels verouderd was. “Technisch was het gewoon end of life,” zegt Remco Visser, IT-manager bij GevelBeheer Nederland. “Het werd bijna niet meer ondersteund en het systeem was door de jaren heen uitgebreid met allerlei maatwerkoplossingen. Ooit was dat logisch, maar het hielp ons steeds minder.”
Daarnaast groeide de organisatie door. Meer klanten, meer panden, meer servicebezoeken. “We hadden veel data, maar te weinig samenhang,” zegt Leon van den Brink, teamleider Customer Service. “Het was lastig om echt inzicht te krijgen in wat er op een locatie speelde en hoe vaak we ergens terugkwamen.”
Samen met Fellowmind besloot GevelBeheer het fundament opnieuw neer te zetten.
We hadden veel data, maar te weinig samenhang.
Eerst overzicht, daarna automatiseren
In plaats van direct een systeem te vervangen, startte het traject met het scherp krijgen van de wensen. Hoe ziet de dienstverlening eruit, nu en over een paar jaar? En welk platform past daarbij?
De keuze viel op Microsoft Dynamics 365 als centraal platform. Een belangrijke reden daarvoor was de manier waarop data kan worden gestructureerd. Leon: “We wilden af van ongestructureerde data en hadden behoefte aan informatie die je kunt analyseren. Nu kunnen we servicehistorie koppelen aan specifieke panden en onderdelen.”
Dat inzicht is nodig om beter te sturen. “We willen minder varen op gevoel en meer op feiten,” zegt Leon. “Hoe vaak zijn we ergens geweest? Wat speelt daar structureel? En wat betekent dat voor onderhoud of advies richting de klant?”
Processen die meegroeien
De overstap naar Dynamics betekende ook dat processen opnieuw tegen het licht werden gehouden. Logistiek, inkoop en serviceafhandeling werden strakker ingericht. “Voorheen kon je iets uit het magazijn pakken en meenemen,” zegt Remco. “Nu zit daar een duidelijk proces omheen. Dat vraagt gewenning, maar het maakt de zaken wel veel beheersbaarder.”
Volgens Leon zit daar een van de grootste veranderingen. “Nieuwe software is een kans om anders te gaan werken. Maar dat is ook spannend, omdat je het samen moet doen terwijl het werk doorgaat.”
Aandacht voor mensen en adoptie
Daarom was er vanaf het begin veel aandacht voor de adoptie. Medewerkers uit verschillende domeinen werden als key users betrokken en fungeerden als aanspreekpunt voor hun collega’s. Niet alleen om het systeem te leren gebruiken, maar ook om uit te leggen waarom bepaalde werkwijzen veranderen.
Die aanpak zorgde voor rust tijdens de overgang. De livegang verliep zonder verstoringen en het dagelijkse werk bleef doorgaan. Dat was een belangrijke randvoorwaarde.
Samenwerken als partners
De samenwerking met Fellowmind ging daarbij verder dan alleen implementatie. “Het voelde op een gegeven moment echt als samenwerken met collega’s,” zegt Leon. “Je ziet elkaar anderhalf jaar lang intensief. Dan moet je open kunnen discussiëren en het ook een beetje goed met elkaar kunnen vinden.”
Het voelde op een gegeven moment echt als samenwerken met collega’s.
Openheid in de communicatie helpt om keuzes te maken. “Ze durfden het eerlijk te zeggen als ze dachten dat iets niet werkte,” zegt Leon. “Dat advies, gebaseerd op ervaring bij andere serviceorganisaties, hielp ons om het simpel en effectief te houden.”
Remco ziet Fellowmind nadrukkelijk als sparringpartner. “Wij zijn de gebruikers, zij de specialist. Ook richting de toekomst. Als het gaat om data, AI of Copilot verwacht ik dat zij ons meenemen in wat voor ons echt waarde toevoegt.”
Basis staat, ruimte om door te groeien
Sinds de livegang draait GevelBeheer volledig op Dynamics 365. Zonder verstoringen. “We zijn live gegaan zonder dat de operatie stilviel,” zegt Remco. “Dat vind ik al een succes.”
Het echte benutten van data en nieuwe mogelijkheden volgt nu. “Eerst moest de basis kloppen,” zegt Remco. “Die staat er nu. Dit geeft ons rust in de operatie en ruimte om verder te professionaliseren.”
