Alfried Krupp von Bohlen und Halbach-Stiftung jetzt mit mehr Reichweite dank Microsoft Dynamics 365

Die 1968 gegründete Alfried Krupp von Bohlen und Halbach-Stiftung mit Sitz im Hügelpark in Essen fördert mit ihren Erträgen ausschließlich gemeinnützige Projekte in den Bereichen Wissenschaft, Kunst und Kultur, Bildung, Gesundheit sowie Sport. Um eine erfolgreiche Talentförderung gewährleisten zu können, ist eine gute Vernetzung mit Museen, Universitäten, Schulen, Krankenhäusern und Sporteinrichtungen unerlässlich. Aus diesem Grund spielt ein effizientes und intuitiv zu bedienendes Adressmanagement eine elementare Rolle.

Talente entdecken & fördern: Über die Arbeit der AKBH-Stiftung

Die Krupp-Stiftung ist mit rund 21 Prozent die größte Aktionärin des heutigen thyssenkrupp Konzerns. Sie fördert Projekte und Menschen satzungsgemäß aus den Bereichen der Wissenschaft, Kunst und Kultur, Bildung, Gesundheit sowie dem Sport.

Ein Hauptaugenmerk der Krupp-Stiftung liegt auf der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und den dafür gegründeten Stipendienprogrammen sowie Kooperationen mit namhaften in- und ausländischen Universitäten. In diesem Zusammenhang ist der seit 1986 verliehene Alfried Krupp Förderpreis für junge Nachwuchswissenschaftler*innen, welcher mit einer Million Euro dotiert ist, hervorzuheben. Der Preis hat sich zum einen der wichtigsten Förderpreise der Wissenschaft entwickelt und ermöglicht den jungen Wissenschaftler*innen Freiräume, um die eigene Forschung erfolgreich voranzutreiben.

Künstlerische Tätigkeiten werden vor allem vor dem Hintergrund der langfristigen und nachhaltigen Wirkung durch Ausschreibungen speziell im Bereich der Fotografie bestärkt.

In Sachen Bildung bietet die AKBH-Stiftung mit Schülerlaboren, Auslandspraktika und Studienplätzen im Ausland Schüler*innen und Student*innen die Möglichkeit, früh ihre Fähigkeiten und Interessensschwerpunkte zu entdecken und intensiv zu verfolgen.

Im heimischen Essen wird im stiftungseigenen Alfried-Krupp-Krankenhaus das Gesundheitswesen gefördert, sowie durch Kooperationen mit der Philharmonie Essen, dem Aalto-Theater und dem Museum Folkwang oder verschiedenen Sportvereinen die Kultur und der Sport in der Region unterstützt.

Die Krupp-Stiftung konnte seit ihrer Gründung im Jahr 1968 rund 680 Mio. € Fördermittel bewilligen.

Digitales Adressmanagement – Mehr Ordnung, mehr Möglichkeiten

Die Pflege von Kontakten zu Bildungseinrichtungen, Museen und weiteren Organisationen ist essenziell für ein erfolgreiches Stiftungswesen. Genau hier stand die Krupp-Stiftung vor einer Herausforderung. Die alte Microsoft Access Adressdatenbank konnte die Anforderungen der Mitarbeiter*innen an ein einfach und unkompliziert zu nutzendes Adressmanagement nicht mehr erfüllen.  Das System war historisch gewachsen und durch die vielen Anpassungen war die Benutzeroberfläche im Vergleich zu moderner Software unübersichtlich sowie unintuitiv und erschwerte dadurch die täglichen Arbeitsabläufe.

Diese Umstände motivierten die neue Leiterin der Kommunikation, Frau Barbara Wolf, sich auf die Suche nach einer neuen technischen Basis für ein modernes Adressmanagement zu begeben. Eine Hauptanforderung war die Möglichkeit, das zukünftige System technisch an die Eigenheiten des Arbeitsalltages der Stiftung anzupassen. Dazu gehörte eine Verschlagwortung der Kontakte, um eine bessere Gruppierung ebendieser und dadurch eine gezieltere Kommunikation erreichen zu können. Zudem sollte die Kommunikation mittels einer automatischen Generierung der Anrede vereinfacht werden. Letztlich wollte die AKBH-Stiftung ihre Kommunikation auch insofern modernisieren, dass zukünftig regelmäßige Newsletter über die Arbeit der Stiftung informieren sollten, was mit der damaligen Softwareausstattung nicht möglich war. All diese Ideen sollten die tägliche Arbeit der Mitarbeiter*innen erleichtern, die kommunikative Reichweite erhöhen und die Kommunikation nach außen zielgerichteter und variantenreicher machen.

Wie kam es zum Kontakt?

Nachdem die Anforderungen intern definiert waren, begab sich die Krupp-Stiftung auf die Suche nach einem passenden Implementierungspartner. Einer unserer Kunden erfuhr von den Plänen und konnte mittels einer Empfehlung den Kontakt zwischen der Stiftung und der Fellowmind Germany GmbH herstellen. Nach einem intensiven Austausch mit mehreren möglichen Implementierungspartnern, hat sich die Stiftung für die Fellowmind Germany GmbH entschieden. Ausschlaggebend hierfür waren die zahlreichen bereits erfolgreich durchgeführten Projekte mit Kund*innen aus dem gemeinnützigen Sektor.

Der Weg zum maßgeschneiderten Adressmanagement!

In einem gemeinsamen Strategie Workshop hat das engagierte Projektteam der AKBH-Stiftung den Berater*innen der Fellowmind Germany GmbH tiefe Einblicke in die Stiftungsarbeit gegeben. Die von der Fellowmind Germany GmbH vorgeschlagene Lösung - das Microsoft Dynamics 365 CRM - mag auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen, weil es eine Business Applikation ist, die üblicherweise in gewinnorientierten Unternehmen mit Vertriebsprozessen und Kundenmanagement genutzt wird. Dabei wird schnell vergessen, dass das Microsoft Dynamics 365 CRM eine ebenso optimale Lösung ist, um strukturiert Adressdaten zu verwalten.

Ziel der ersten Projektphase war es, die Access Datenbank durch das Microsoft Dynamics 365 CRM zu ersetzen. Dabei wurde darauf Wert gelegt, dass die tagtäglichen Prozesse optimal abgebildet und im Rahmen der neuen Möglichkeiten optimiert werden.

Als erstes bekam die Krupp-Stiftung eine eigene Model Driven App, in deren Navigation nur die Datentypen zu finden sind, mit denen auch tagtäglich gearbeitet wird – Institutionen und Kontakte. Des Weiteren wurde zur Übersichtlichkeit des Systems beigetragen, indem die Formulare für Institutionen und Kontakte mittels Reitern strukturiert wurden. Teilweise werden einzelne Reiter nur unter bestimmten Bedingungen eingeblendet, sodass die Benutzer auch auf dem Formularlevel nicht durch unnötige Informationen abgelenkt werden.

Im zweiten Schritt wurden Prozesse zur Vereinfachung der täglichen Arbeit implementiert. Dazu gehört die automatische Übertragung der Adressinformationen aus der Institution in die zugehörigen Kontakte. Dadurch können Zeit eingespart und Flüchtigkeitsfehler verhindert werden. Des Weiteren wurde eine automatisch generierte Anrede umgesetzt. Aus Nachnamen, akademischen Titel und Amtsbezeichnung wird basierend auf ausgearbeiteten Regeln eine Anrede generiert, welche dann in Briefen oder Newslettern genutzt werden kann.

Ein weiterer für die Stiftung wichtiger Aspekt war die Klassifizierung ihrer Kontakte. In diesem Zusammenhang wurden Kontakttypen und Schlagworte eingeführt. Kontakte können dadurch in private oder institutionelle Kontakte eingeteilt und mittels von der AKBH-Stiftung definierten Schlagworte weiter klassifiziert werden. Durch diese Klassifizierungen können die Kontakte gezielter mit für sie relevanten Inhalten kontaktiert werden.

Eine Besonderheit des Projektes ist sicherlich das sogenannte “Personen-Kontakt-Konstrukt”. Hierbei existiert neben dem Datentyp “Kontakt” auch noch der Datentyp “Person” - genauer gesagt, steht die Person über dem Kontakt. Diese Hierarchie wurde von der Fellowmind Germany GmbH bereits in anderen Stiftungs-Projekten umgesetzt. Die Notwendigkeit für diese Besonderheit liegt darin begründet, dass Stiftungen häufig mit Menschen kommunizieren, welche verschiedene Positionen innehaben und für verschiedene Institutionen arbeiten. Die Person dient als Klammer für die verschiedenen Kontakte, als die ein Mensch im System gespeichert ist. Zentrale Informationen, wie z.B. die korrekte Anrede kann dabei in der Person gespeichert sein, individuelle Informationen, wie z.B. die zugehörige Institution und die darin besetzte Position sind im einzelnen Kontakt hinterlegt.

Die Übertragung der Daten aus der Microsoft Access Datenbank erfolgte auf eigenen Wunsch der Stiftung manuell. Vorausgegangen war ein Anschreiben an alle Kontakte der Microsoft Access Datenbank, um deren Daten zu validieren und zu erweitern. Dies führte zu dem seltenen Umstand, dass ausschließlich aktuelle Daten in das Microsoft Dynamics 365 CRM übernommen wurden.

Im Rahmen von zwei halbtägigen Schulungen haben die Berater*innen der Fellowmind Germany GmbH die Mitarbeiter der AKBH-Stiftung geschult. Auf Grund der pandemischen Lage fanden diese Schulungen remote statt. Dennoch war das Feedback durchgehend positiv, da die zukünftigen Benutzer durch einen Wechsel aus Demonstrationen und kleineren Aufgaben in angemessenem Tempo an das neue System herangeführt wurden.

Die zweite Projektphase startete etwas nachgelagert und beinhaltete die Einführung von Microsoft Dynamics Marketing. Auf Grund des Anschreibens an alle Kontakte der alten Datenbank konnte die AKBH-Stiftung ihre Datenbank bezüglich Emailadressen stark erweitern. Nun sollte sie auch endlich befähigt werden DSGVO-konforme und optisch ansprechende Newsletter zu verschicken.

Um weiterhin die erarbeitete Übersichtlichkeit zu behalten, wird über eine separate App auf Microsoft Dynamics Marketing zugegriffen. Diese musste nicht für die Krupp-Stiftung angepasst werden. Stattdessen wurden zwei Prozesse implementiert.

Zuerst wurde ein auch rechtlich notwendiger Double-Opt-In Prozess erarbeitet. Microsoft Dynamics Marketing bietet bereits einen Standardprozess, welcher lediglich hinsichtlich Anmeldeformular, Bestätigungsemail und Re-Direct-Websites angepasst werden muss. Diese Anpassungen fanden in sehr enger Abstimmung und nachher auch weitestgehend autonom durch das Projektteam der AKBH-Stiftung statt.

Ein weiterer Prozess umfasst eine Informationsemail, welche die Kontakte erhalten, sobald sie im Microsoft Dynamics 365 CRM angelegt werden. Im Rahmen dieses Prozesses können die Kontakte ihr Einverständnis mit dieser Anlage bestätigen.

Abschließend fand eine Schulung zur Befähigung eines ausgewählten Nutzerkreises der AKBH-Stiftung statt. Ziel war es, Wissen zur Erstellung von Newslettern und dem Versand ebendieser zu vermitteln.

Mittlerweile hat die Stiftung mehrere Newsletter verschickt und die Zahlen sprechen für sich – Öffnungsraten von bis zu 50% zeigen die erfolgreiche Nutzung dieses zusätzlichen Tools innerhalb der Microsoft Suite durch die Stiftung.

Für weitere Informationen über die Arbeit der Krupp-Stiftung erfahren Sie auf der Website: www.krupp-stiftung.de